Incassomachtigingen importeren

Je kunt incassomachtigingen importeren. Je kunt via een import incassomachtigingen wijzigen (zoals datum, status, kenmerk) en intrekken.

Inhoud
Algemene toelichting

Je kunt meerdere machtigingen (mandaten) per debiteur en zelfs per bankrekeningnummer importeren.

  • Als je bij een debiteur een machtiging importeert die al bestaat bij de debiteur, dan wordt de oude machtiging overschreven. De status van de machtiging wordt Actief.
  • Als er meerdere debiteuren gevonden zijn met hetzelfde bankrekeningnummer dan wordt de regel afgekeurd. De foutinformatie toont om welke debiteuren het gaat.

Incassomachtigingen importeren:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Import debiteur en crediteur / Incassomachtiging.
  2. Ga verder met importeren volgens de wizard.

    De te importeren doorlopende machtigingen worden ‘gematcht’ op de in de omgeving aanwezige debiteuren.

  3. Selecteer op basis van welk debiteurveld de matching moet plaatsvinden bij Organisatie vergelijken op.

    Je kunt vergelijken op: Organisatie/persoon, KvK-nummer, Btw-identificatienummer, IBAN-nummer, Naam (debiteur) en Debiteurnummer. Het veld Domiciliëringsnummer geldt alleen voor België.

    Als er debiteuren zijn met meerdere bankrekeningen terwijl je bestaande incassomachtigingen wilt wijzigen, match je op het kenmerk Debiteurnummer+IBAN-nummer. Bij de velden koppel je het debiteurnummer bij het veld Vergelijken op en je koppelt het IBAN-nummer.

Zie ook:

Code aanlevering transactie wijzigen via import

Als je de code aanlevering transactie bij veel machtigingen moet wijzigen, kun je een import gebruiken.

Let op:

Bij incasso-opdrachten vanaf een Nederlands IBAN-bankrekeningnummer geldt altijd de code aanlevering RCUR (dit zijn IBAN-bankrekeningnummers waarvan de BIC-code de landcode NL bevat).

Bij landen buiten Nederland geldt voor de eerste opdracht de code aanlevering FRST. Voor vervolgopdrachten geldt de code aanlevering RCUR.

Code aanlevering transactie wijzigen via import:

  1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Incassomachtiging.
  2. Ga via het menu naar Exporteren naar Excel (Ctrl+E).

  1.  Open het exportbestand op één van de volgende manieren:

    Bestand wordt automatisch geopend

    Bestand openen via Profit

    Bestand openen via InSite

    Let op:

    Je opent het bestand altijd op je eigen systeem en daarom wordt het bestand ook lokaal opgeslagen in de map Downloads. Controleer na gebruik of het bestand uit de map Downloads verwijderd is, dit is met name belangrijk bij vertrouwelijke informatie.

  2.  Ga naar: Financieel / Beheer / Import debiteur en crediteur / Incassomachtiging.
  3. Selecteer Import via nieuw aan te maken definitie.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer Debiteurnr. + IBAN-nr. bij Organisatie vergelijken op.
  6. Doorloop de wizard.
  7. Koppel de velden, de verplichte velden zijn geel.
  8. Bij het veld Code aanlevering transactie kun je een te importeren vaste waarde selecteren.

  9. Voltooi de wizard.
Incassomachtigingen importeren (België)

Je kunt bestaande incassomachtigingen voor Belgische debiteuren, Belgische DOM80-mandaten, importeren via twee standaard meegeleverde importdefinities. Je moet deze functionaliteit gebruiken als je 'domiciliëring' gebruikt en je wilt de bestaande mandaten hergebruiken voor SEPA domiciliëring in Profit.

Belgische DOM80-mandaten moet je hergebruiken voor SEPA domiciliëring door in de eerste aanlevering de kenmerken van het DOM80-mandaat op te nemen. Belgische incassanten kunnen bij de Nationale Bank van België (NBB) een migratiebestand opvragen van hun lopende debiteur-machtigingen. Om de gegevens van deze DOM80-mandaten aan te kunnen leveren, bij de eerste SEPA incasso bij de debiteur, is het nodig om dit bestand te importeren. Voor elk DOM80-mandaat in het migratiebestand maakt de import een ‘Standaard-doorlopende’ incassomachtiging aan en vult de centrale domiciliëring machtigingskenmerken in bij de historievelden van de incassomachtiging. Deze gegevens heb je nodig om aan te leveren in het eerste SEPA-incassobestand.

Tot aan de overgang naar SEPA op 1 februari 2014 staan alle Belgische incassomachtigingen in een centraal register. Dit verschilt van de SEPA regelgeving waarin de incassant verantwoordelijk is voor de administratie van incassomachtigingen. Voor de conversie van DOM80-mandaten naar SEPA-incassomachtigingen gelden een aantal stappen:

  1. Voordat je onderstaande stappen uitvoert moet je eerst de stappen uitvoeren beschreven in de standaardprocedure van Automatische incasso via SEPA inrichten.
  2. Migratiebestand met DOM80-mandaten verkrijgen van de NBB.
  3. Dit bestand importeer je met de in Profit standaard meegeleverde importdefinitie. Raadpleeg/controleer de incassomachtigingen. Je kunt hierna incasseren.

Incassomachtigingen importeren:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Import debiteur en crediteur / Incassomachtiging.
  2. Selecteer: Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand).
  3. Klik op: Volgende.
  4. Selecteer het te importeren bestand met extensie .IPD.

    De te importeren doorlopende machtigingen worden ‘gematcht’ op de in de omgeving aanwezige debiteuren.

    Je beschikt over twee verschillende importdefinities:

    • Start eerst met de importdefinitie: 1e Stap incassomachtigingen (Dom).ipd, deze controleert op domiciliëringsnummer.
    • Gebruik daarna 2e Stap incassomachtigingen (IBAN).ipd, deze controleert op IBAN-nummer.

    Je beschikt over twee importdefinities omdat de te importeren machtigingen die in het bestand van de NBB staan zijn te vinden zijn op domiciliëringsnummer, maar ook IBAN-nummer. Voor een volledige import moet je beide importdefinities uitvoeren.

    Je start met de importdefinitie Stap 1. Alle regels die in het foutbestand komen kun je nogmaals proberen te importeren via Stap 2. Alle dan nog overige regels bevatten machtigingen die niet te matchen zijn met debiteuren die je in Profit hebt staan. Deze machtigingen zul je zelf moeten controleren en eventueel handmatig aan de debiteuren toevoegen.

    De importdefinities (de .ipd's) zijn als bestand beschikbaar bijvoorbeeld in de map (afhankelijk van het besturingssysteem):

    \Documents and Settings\All Users\Application Data\Profit\AFAS Data\Environments\<Omgevingsnaam>\Units\Omgevingsnaam\Kernel\Import

Incassomachtigingen raadplegen en controleren:

Je kunt de geïmporteerde incassomachtigingen raadplegen.

  1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Incassomachtiging.
  2. Open de eigenschappen van de incassomachtiging.
  3. Ga naar het tabblad: Beheer.

    De DOM80-gegevens staan dit tabblad van de incassomachtiging. Doordat na de import een verschil bestaat tussen Incassant ID (oud) en Incassant-Id, en tussen Kenmerk machtiging (oud) en Kenmerk machtiging levert Profit automatisch een ‘wijziging’ aan van machtiging-gegevens bij het SEPA-bestand. Deze is conform de specificatie van ‘Febelfin’ en je hoeft hier verder geen handmatige actie voor te ondernemen.

    Als de eerste SEPA-incassotransactie geboekt is op de rekening van de debiteur, zal Profit vanaf de volgende incasso-transactie bij de debiteur automatisch zorgen dat alleen nog de SEPA-gegevens meegeleverd worden. Dit kun je zien op het tabblad Beheer in de eigenschappen van Incassomachtiging. De DOM80-gegevens in Incassant ID (oud) en Kenmerk machtiging (oud) zijn overschreven met de SEPA-gegevens. Er is geen verschil meer tussen ‘oude’ en ‘nu geldende’ gegevens, Profit levert dan geen ‘wijziging machtiging’ aan.

  4. Raadpleeg voor meer informatie de procedure beschreven bij incassomachtigingen raadplegen.

Je kunt hierna incasseren.

Zie ook

Direct naar

  1. Automatische incasso via SEPA inrichten
  2. Incasso autoriseren
  3. Incassant ID en administratie instellingen vastleggen voor SEPA-incasso
  4. Grootboek en dagboek inrichten voor SEPA-incasso
  5. Bankrekeningnummer automatische incasso inrichten
  6. Verkooprelatieprofiel voor rapportlay-out machtigingsformulieren inrichten
  7. Betaalvoorwaarde met incassotermijnen toevoegen
  8. Incassomachtigingen importeren
  9. Bankkoppeling internetbankieren inrichten