Afwijkende omschrijving grootboekrekening per administratie

Het grootboekrekeningenschema in Financieel geldt voor alle administraties binnen één omgeving. Je hanteert dus één rekeningschema voor alle administraties. Het is mogelijk om in één omgeving per administratie afwijkende omschrijvingen vast te leggen voor grootboekrekeningen. Dit is een speciale functionaliteit om te kunnen werken met één omgeving met meerdere administraties en één grootboekrekeningschema. Met deze functionaliteit heb je de flexibiliteit om per administratie een afwijkende grootboekrekeningomschrijving te tonen.

Fin_Omschrijving grootboekrekening per administratie (10)

Zo kun je bijvoorbeeld bij bankrekeningnummers, hypotheken of omzetrekeningen per klant en dus per administratie een (voor de assistent-accountant) inzichtelijke omschrijving invullen. Je hebt dan bij het boeken en bij het rapporteren vanuit Financieel een betere visuele herkenning van de grootboekrekening. Op deze manier kun je de mutaties en de administratie van de klanten efficiënt verwerken.

Let op:

Deze functionaliteit heeft geen betrekking op HRM. HRM heeft een eigen grootboekrekeningenschema.

Houd er bij het gebruik van deze functionaliteit wel rekening mee dat je alleen de omschrijving van grootboekrekeningen wijzigt, maar niet het type rekening. Een grootboekrekening voor schuld wordt geen grootboekrekening voor bezit door deze een andere naam te geven.

Beschrijving

Als accountantskantoor is het vaak gewenst om te werken met één administratie per klant van het accountantskantoor in plaats van te werken met één omgeving per klant. Dit is mogelijk met de speciale functionaliteit die beschikbaar is waarbij je afwijkende omschrijvingen van grootboekrekeningen kunt vastleggen per administratie.

Je kunt deze afwijkende omschrijvingen van grootboekrekeningen handmatig vastleggen óf importeren.

Het resultaat is dat in het dagelijks gebruik van Financieel binnen een administratie de afwijkende omschrijvingen van de grootboekrekeningen voor de betreffende administratie te zien zijn. Je hebt bij het boeken en bij het rapporteren vanuit Financieel een betere visuele herkenning van de grootboekrekening. Bijvoorbeeld bij het boeken op een bank geeft het zien van de naam en het rekeningnummer de zekerheid dat de juiste grootboekrekening is geselecteerd. Hetzelfde geldt voor een omzetrekening als het type omzet in de omschrijving staat.

Je ziet in Financieel de afwijkende omschrijvingen bij:

  • Alle boekingslay-outs van Financieel
  • Alle weergaven
  • Output die Profit genereert (rapporten, analyses en auditfiles)
  • Schermen waar inrichting op administratieniveau plaatsvindt

Inhoud
Afwijkende omschrijvingen grootboekrekening activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Afwijkende grootboekrekeningomschrijvingen per administratie

Stappen om een activering in te schakelen

Afwijkende omschrijving grootboekrekening autoriseren

Autoriseer de menu's, acties en tabbladen voor de functie Afwijkende omschrijving voor grootboekrekeningen.

Functionaliteit Afwijkende omschrijving grootboekrekening autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de juiste gebruiker (of groep).
  3. Ga naar het tabblad: Menu.
  4. Ga naar: Alle menu-items / Financieel / Grootboek
  5. Vink Grootboekrekening aan.
  6. Als je de afwijkende omschrijvingen van de grootboekrekening wilt importeren autoriseer dan ook het menu:

    Financieel / Beheer / Import grootboek / Afwijkende grootboekomschrijving

  7. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  8. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekeningen of zoek in de zoekbalk op Afwijkende omschrijving.

  9. Ga naar:Tabbladen.
  10. Autoriseer het tabblad:Afwijkende omschrijving.
  11. Ga naar: Afwijkende omschrijving / Acties.
  12. Autoriseer de acties:Toevoegen en Verwijderen.
  13. Ga naar:Afwijkende omschrijving /Tabbladen.
  14. Selecteer de optie: Onderhouden.
  15. Sluit de Autorisatie tool.
  16. Klik op Ja bij de melding.

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Tabblad toevoegen aan Management tool:

Nadat je met bovenstaande procedure het tabblad Afwijkende omschrijving hebt geautoriseerd voeg je deze toe aan de Management tool.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Dubbelklik op de functiegroep Grootboek.
  3. Selecteer aan de linkerkant onder bestanden Grootboekrekening.
  4. Klik aan de rechterkant op Tabbladen.
  5. Klik op de actie: Onderhouden.

    Onder Beschikbaar (links) zie je Afwijkende omschrijving staan. Zet deze naar rechts

Afwijkende omschrijving grootboekrekening per administratie toevoegen

Je voegt alleen een afwijkende grootboekomschrijving toe voor een administratie als deze afwijkt van de standaard omschrijving. Als een grootboekrekening geen afwijkende omschrijving heeft voor een administratie, dan gebruikt Profit de standaard omschrijving van de grootboekrekening.

Je kunt per administratie één afwijkende omschrijving per grootboekrekening toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld bij bankrekeningnummers, hypotheken of omzetrekeningen per klant een (voor de assistent-accountant inzichtelijke) omschrijving vastleggen. Zodat je, bijvoorbeeld als accountantskantoor, verschillende (niet-gerelateerde) boekhoudingen kan voeren in één omgeving.

Je kunt geen afwijkende omschrijving per administratie voor debiteuren / crediteuren vastleggen.

Let op:

Houdt er rekening mee dat je met deze functionaliteit alleen de omschrijving van grootboekrekeningen wijzigt, maar niet het type rekening. Je kunt de omschrijving van grootboekrekeningen wijzigen, maar de onderliggende werking verandert niet. Bijvoorbeeld: een grootboekrekening voor schuld wordt geen grootboekrekening voor bezit door deze een andere naam te geven.

Je kunt de gegevens handmatig toevoegen op basis van de onderstaande beschrijving. Je kunt de gegevens echter ook importeren via de volgende functie: Financieel / Beheer / Import grootboek / Afwijkende grootboekomschr.

Afwijkende omschrijving grootboekrekening per administratie toevoegen:

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
  2. Open de eigenschappen van een grootboekrekening waarvoor je een afwijkende omschrijving wilt vastleggen.
  3. Ga naar het tabblad: Afwijkende omschrijving.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de administratie.
  6. Vul een omschrijving in bij Afwijkende omschrijving.
  7. Vul een afwijkende zoeknaam in.

    De waarde die je hier invult gebruik je in het veld Zoekhulp om een grootboekrekening te zoeken in de financiële boekingsprogramma's.

  8. Klik op: Voltooien.
Afwijkende omschrijving grootboekrekening per administratie raadplegen en wijzigen

Je raadpleegt of controleert de (afwijkende) grootboekomschrijving voor een administratie.

Omschrijving grootboekrekening per administratie raadplegen en wijzigen (Accountancy):

  1. Open de administratie.
  2. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.

    Deze weergave toont alle grootboekrekeningen.

    Je ziet in de kolom Grootboekrekening een afwijkende omschrijving bij een grootboekrekening als deze deze aanwezig is voor de geopende administratie. Als een grootboekrekening geen afwijkende omschrijving heeft, dan zie je de standaard omschrijving van de grootboekrekening.

  3. Open de eigenschappen van een grootboekrekening.

    Je ziet in de kop van het eigenschappenscherm de afwijkende omschrijving van de grootboekrekening als deze aanwezig is voor de geopende administratie.

  4. Ga naar het tabblad: Afwijkende omschrijving.

    Dit tabblad toont een weergave met de afwijkende omschrijving van de grootboekrekening als deze aanwezig is.

    Op dit tabblad kun je autorisatiefilters voor administraties toepassen, zodat een gebruiker alleen administraties ziet waar hij/zij recht op heeft.

  5. Open de eigenschappen van de afwijkende omschrijving als je deze wilt wijzigen.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
Afwijkende grootboekrekeningomschrijving per administratie in rapportage controleren

Controleer of de omschrijving van grootboekrekeningen gebruikt wordt in eigen rapporten, analyses of weergaven. Zo ja, bepaal dan of je de standaardomschrijving of de afwijkende omschrijving wilt gebruiken.

Omschrijving grootboekrekening in rapporten, weergaven en analyses controleren en/of wijzigen:

  1. Ga naar:
    • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
    • Financieel / Uitvoer / Beheer / Analyse
  2. Open het rapport:, weergave of analyse waar het veld grootboekrekening voorkomt.

    Je vindt hier een overzicht van de standaard meegeleverde schermen, rapporten, weergaven en analyses waar het veld omschrijvingen van grootboekrekeningen voorkomt.

  3. Klik op: Aanpassen.

    De Wizard gegevensverzameling opent.

  4. Controleer of het veld omschrijving van grootboekrekening voorkomt.

    Bedenk hierbij welk veld het betreffende rapport, weergave of analyse moet tonen: de standaardomschrijving of de afwijkende omschrijving van de grootboekrekening.

  5. Selecteer het veld Omschrijving binnen Grootboekrekening / Algemeen als je de standaard omschrijving wilt tonen.
  6. Verplaats het veld met de pijltjesknop naar de juiste plek.

  7. Selecteer het functieveld Omschrijving rekening als je de afwijkende omschrijving van de grootboekrekening wilt tonen.
  8. Verplaats het veld met de pijltjesknop naar de juiste plek.
  9. Klik op: Volgende.

    In dit scherm kun je een filter instellen.

  10. Controleer of het juiste filter is ingesteld als deze op omschrijving grootboekrekening is ingesteld.
  11. Klik op: Voltooien.
Zie ook