Rollen beheren

Rollen kunnen in grote lijnen gelijkgesteld worden aan functies. Een rol geeft dus - net als een functie - de verantwoordelijkheden, verplichtingen en bevoegdheden van een medewerker weer. In Profit geef je per rol de gewenste competenties op. Elke medewerker heeft minimaal een rol en moet daarom ook de competenties van deze rol (in een bepaalde mate) hebben.

In Profit zijn rollen gebaseerd op functies. Een medewerker kan in Profit maar één functie hebben (tenzij de functionaliteit van meerdere gelijktijdige dienstverbanden wordt ingezet, maar dit is zelden het geval). Een medewerker maar kan wel meerdere rollen hebben. Afgezien van de rollen die een gebruiker uit hoofde van zijn functie heeft kun je ook denken aan nevenfuncties die een medewerker heeft, zoals BHV-er, lid personeelsvereniging of OR-lid. De in Profit HRM aanwezige functies zijn automatisch gekopieerd naar rollen. Bij elke medewerker is automatisch een rol gekoppeld op basis van zijn functie.

Functies die je hebt toegevoegd voor de ingebruikname van Profit Competentiemanagement kun je achteraf koppelen aan rollen met behulp van de consultcode. Je kunt de consultcode opvragen bij de consultant.

Rollen toevoegen

Als je een rol toevoegt, kun je deze baseren op een bestaande rol. Hierdoor kun je in een nieuwe rol de werksoorten, competenties en gedragsindicatoren van de bestaande rol overnemen.

Je kunt een rol baseren op een andere rol. Hierdoor kun je de werksoorten, competenties en gedragsindicatoren van een rol overnemen in de nieuwe rol. Als je deze mogelijkheid gebruikt is het handig om eerst de 'kernrollen' in de organisatie vast te leggen, en dan pas de afgeleide (=gekoppelde) rollen.

Als een medewerker een rol heeft op basis van zijn functie, kun je aangeven dat hij op basis van een andere rol moet worden geëvalueerd. Dit doe je in de eigenschappen van de medewerker.

Voorbeeld: 

In een organisatie zijn verschillende medewerkers verkoper. Er zijn echter medewerkers die gespecialiseerd zijn in de verkoop van een bepaald product of aan een bepaalde doelgroep. De functie van de medewerker is dan verkoper, maar in feite kan hij verkoper large accounts zijn. Deze functienaam staat ook vaak op het visitekaartje van de medewerker.

In het algemeen kan dan worden gesteld dat de werksoorten en de gewenste gedragscompetenties dezelfde zullen zijn, maar dat de specifieke kennis en vaardigheden zullen verschillen. In deze gevallen is het aan te raden een rol te baseren op een bestaande rol en de bijbehorende werksoorten en competenties over te nemen.

Rollen toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Rol.

   In de weergave Rollen wordt met een vink in de kolom Gekoppeld aan functie weergegeven welke rollen automatisch zijn toegevoegd op basis van een functie.

2. Klik op: Nieuw. 
3. Voer de algemene gegevens voor de rol in.
4. Selecteer eventueel een rol waarop je de nieuwe rol wilt baseren.
5. Klik op: Voltooien. 
6. Als je de nieuwe rol op een bestaande rolt baseert, kun je werksoorten, competenties en gedragsindicatoren overnemen.

Competenties per rol instellen

Je moet per rol de gewenste competenties en het competentieniveau opgeven. Je evalueert een medewerker altijd op basis van zijn rol.

Evaluaties op basis van werksoorten en gekoppelde competenties

Als je wilt evalueren op basis van werksoorten, moet je eerst per werksoort de gewenste competenties koppelen. Je geeft per rol de gewenste werksoorten op, waardoor de competenties van deze werksoorten automatisch aan de rol worden gekoppeld. Vervolgens kun je per competentie het niveau en eventueel de score opgeven.

Competenties per rol instellen:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Rol.
2. Open de eigenschappen van de gewenste rol.
3. Ga naar het tabblad: Werksoorten.
4. Klik op: Nieuw. 
5. Selecteer de gewenste Integratiegroep en Werksoort. Als je eerst de integratiegroep selecteert, kun je vervolgens alleen werksoorten van die integratiegroep selecteren. Als je begint met het selecteren van een werksoort, zal Profit de integratiegroep automatisch invullen.
6. Klik op: Voltooien. 
7. Herhaal deze stappen om alle gewenste werksoorten toe te voegen. In de eigenschappen van elke gekoppelde werksoort kun je de competenties van die werksoort opvragen.
8. Klik op: Toekennen niveaus op het tabblad Werksoorten.

   Profit toont een boekingslay-out met de competenties van alle gekoppelde werksoorten.

9. Vul per competentie het gewenste niveau en de gewenste score in. De score is alleen relevant bij evaluatiemethode B, bij evaluatiemethode A wordt dit veld niet getoond.

   Let op: 

   De competenties worden ook getoond op het tabblad Competenties, maar je moet de niveaus en scores vastleggen via het tabblad Werksoorten, zoals hierboven vermeld.

   Let op: 

   Bij het genereren van evaluaties zal Profit alleen competenties van het type Gedragscompetentie of Organisatie/Kerncompetentie meenemen. Bovendien moeten het niveau en de score zijn vastgelegd.

   Omdat de competenties afhankelijk zijn van de gekoppelde werksoorten, kan een competentie meerdere malen voorkomen. Als je een 'dubbele' competentie éénmaal wilt evalueren, vul je bij één competentie het niveau en eventueel de score in. Als je de competentie voor elke werksoort wilt evalueren, vul je bij elke competentie de gegevens in.

10. Klik op: Voltooien. 

Je kunt de rollen controleren met de knop Rolprofielen in de weergave Rollen. Met deze knop vraag je een rapport met alle rolprofielen op.

Evaluaties op basis van competenties (zonder werksoorten)

Je geeft per rol de gewenste competenties op. Vervolgens kun je per competentie het niveau en eventueel de score opgeven.

Competenties per rol instellen:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Rol.
2. Open de eigenschappen van de gewenste rol.
3. Ga naar het tabblad: Competenties.
4. Klik op: Acties / Onderhouden.

   Je opent een boekingslay-out voor het onderhouden/toevoegen van competenties en niveaus.

5. Vul per competentie het gewenste niveau en de gewenste score in. De score is alleen relevant bij evaluatiemethode B, bij evaluatiemethode A wordt dit veld niet getoond.

   Let op: 

   Bij het genereren van evaluaties zal Profit alleen competenties van het type Gedragscompetentie of Organisatie/Kerncompetentie meenemen. Bovendien moet het niveau zijn vastgelegd.

6. Klik op: Voltooien. 
7. Open de eigenschappen van de competentie.
8. Ga naar het tabblad: Gedragsindicatoren.
9. Vink de gewenste indicatoren aan voor de betreffende competentie.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt de rollen controleren met de knop Rolprofielen in de weergave Rollen. Met deze knop vraag je een rapport met alle rolprofielen op.