Competentiemanagement inrichten

Tijdens de inrichting bepaal je hoe je competentiemanagement gaat inzetten bij evaluaties. Gebruik één van deze methodes:

  • Je bepaalt het competentieniveau van de medewerker
  • Je bepaalt of de medewerker het gewenste competentieniveau haalt

Daarnaast stel je het competentiewoordenboek (in combinatie met alle competenties in de organisatie) vast. AFAS levert hierbij de helpende hand, want met Profit worden een groot aantal gedragscompetenties en vaardigheidscompetenties op het gebied van ICT meegeleverd. Je kunt deze aanpassen aan de organisatie en zelf competenties toevoegen. Tenslotte richt je de rollen in: je koppelt per rol de gewenste competenties.

Inhoud

Beschrijving

Elke medewerker heeft een rol die meestal samenvalt met zijn functie. Een medewerker kan meerdere rollen hebben. Voor het goed uitoefenen van een rol zijn bepaalde competenties benodigd. Daarom kun je in Profit per rol aangeven welke competenties nodig zijn. Als je aan een medewerker een bepaalde rol toekent, leg je daarmee ook de gewenste competenties bij de medewerker vast.

Je kunt competenties op twee manieren meten bij een evaluatie:

  • Je bepaalt het competentieniveau van de medewerker
  • Je bepaalt of de medewerker het gewenste competentieniveau haalt

Het competentieniveau wordt uitgedrukt op een schaal van bijvoorbeeld vier niveaus. Het aantal niveaus is hetzelfde voor alle competenties. Je bepaalt de gewenste evaluatiemethode en het aantal niveaus in de instellingen.

Evaluatiemethode A: Gehele competentie evalueren

Tijdens de evaluatie van een medewerker bepaal je het niveau van de competenties die voor de betreffende medewerker van belang zijn. Je geeft voor elke competentie als het ware een rapportcijfer.

Competenties hebben gedragsindicatoren waarmee het gewenste gedrag wordt weergegeven. Een competentie is vaak een abstract begrip (zoals 'Analytisch vermogen') en dit wordt tastbaar gemaakt met de gedragsindicatoren. Door de gedragsindicatoren bij een competentie te beoordelen, beoordeel je eigenlijk de competentie. Het niveau van de competentie is het gemiddelde niveau van de beoordeelde gedragsindicatoren.

Voorbeeld: 

Bij een medewerker met de rol 'Manager' moet je onder andere de competentie 'Analytisch vermogen' evalueren. Bij deze competentie horen de volgende gedragsindicatoren, die als vragen terugkomen in de evaluatie. Er wordt gebruik gemaakt van niveau 1 t/m 4.

Vragen bij de competentie 'Analytisch vermogen':

  • Redeneert logisch en consistent.
  • Heeft oog voor - kritische - informatie en activiteiten en beziet de mogelijkheden hiervan voor de organisatie.
  • Bekijkt ingewikkelde vraagstukken vanuit meerdere invalshoeken met gevolgen op lange termijn en belangentegenstellingen.
  • Is kritisch, ook ten opzichte van eigen werk/inzichten.

    Tijdens de evaluatie geef je per vraag het huidige niveau aan van de medewerker: respectievelijk 3, 2, 3, 3. Profit berekent het gemiddelde en rondt dit af. Het gemiddelde niveau is 2,75. Door afronding komt de medewerker op niveau 3.

Je kunt de afronding in de instellingen aanpassen, waardoor bijvoorbeeld een 3,7 nog naar beneden wordt afgerond. De indicatoren hebben allemaal dezelfde zwaarte bij het bepalen van het gemiddelde.

Bij het afnemen van een evaluatie maakt Profit gebruik van de enquêtegenerator. Profit biedt de evaluatie aan in de vorm van een enquête die kan worden ingevuld. De enquête zal bestaan uit de te evalueren competenties en de onderliggende gedragsindicatoren. De enquêteresultaten zijn direct beschikbaar in Profit en kunnen onder andere worden gebruikt voor het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Bij deze methode wordt gebruik geen gemaakt van scores. Gebruik van scores is alleen mogelijk bij Evaluatiemethode B: Competentieniveau evalueren.

Evaluatiemethode B: Competentieniveau evalueren

Bij deze methode moeten medewerkers hun competenties op een bepaald niveau beheersen. Je legt in deze variant niet alleen de vereiste competenties bij een rol vast, maar ook het vereiste competentieniveau.

Voorbeeld: 

Je werkt met vier competentieniveaus. Bij de rol 'Manager' zijn de volgende competenties vastgelegd:

Competentie

Vereist niveau

Analytisch vermogen

3

Besluitvaardigheid

3

Doelgericht

4

Communiceren mondeling

4

Het behalen van een bepaald niveau impliceert ook, dat onderliggende niveaus worden gehaald. Als voor de competentie 'Analytisch vermogen' bijvoorbeeld niveau 3 behaald wordt, betekent dit dat de medewerker niveau 1 en 2 ook beheerst. Niveau 1 en 2 worden niet als zodanig in de evaluatie betrokken, alleen niveau 3 wordt geëvalueerd.

Bij deze methode zijn de gedragsindicatoren gekoppeld aan specifieke competentieniveaus, en niet aan de competentie als geheel (zoals bij methode A). Omdat je kijkt of een bepaald niveau gehaald wordt, kijk je dus alleen naar de gedragsindicatoren die voor dat niveau van belang zijn. Binnen het niveau hebben alle gedragsindicatoren dezelfde zwaarte.

Bij deze methode wordt gebruik gemaakt van scores. Je legt de scoreschaal vast in de instellingen en deze geldt voor alle competenties. De medewerker behaalt het vereiste competentieniveau, als hij de bijbehorende score behaalt. Ook dit wordt vastgelegd bij de rol. De rol bevat dus voor iedere competentie de volgende gegevens:

  • Het vereiste competentieniveau.
  • De score die nodig is om dit niveau te behalen.

Voorbeeld: (vervolg)

Je werkt met vier competentieniveaus en een scoreschaal van maximaal 5 punten. Bij de rol 'Manager' zijn de volgende competenties vastgelegd:

Competentie

Vereist niveau

Score

Analytisch vermogen

3

4

Besluitvaardigheid

3

5

Doelgericht

4

4

Communiceren mondeling

4

5

Profit plaatst op het evaluatieformulier alleen de gedragsindicatoren die gekoppeld zijn aan het gewenste niveau. De beoordelaar kan bij het invullen kiezen uit de scores die op de scoreschaal staan.  

Voorbeeld: (einde)

Het evaluatieformulier bevat de vier competenties. De eerste te evalueren competentie is 'Analytisch vermogen'. Omdat de medewerker minimaal niveau 3 moet behalen, toont Profit de gedragsindicatoren van niveau 3. Per gedragsindicator kun je kiezen uit de scores 1, 2, 3, 4 en 5.

De te evalueren medewerker behaalt op de competentie 'Analytisch vermogen' een gemiddelde score van 3,8. Profit rondt deze naar boven af, waardoor de vereiste score (4) gehaald wordt. Dit betekent dat ook het gewenste competentieniveau (3) gehaald wordt.

Je kunt de afronding in de instellingen aanpassen, waardoor bijvoorbeeld een score van 3,7 nog naar beneden wordt afgerond. De indicatoren hebben allemaal dezelfde zwaarte bij het bepalen van het gemiddelde.

Integratie met werksoorten

Je kunt beide evaluatiemethoden combineren met werksoorten. Werksoorten worden ook gebruikt in Profit Projecten. Een werksoort is een taak of actviteit. Voor het uitvoeren van een werksoort zijn altijd bepaalde competenties nodig, deze leg je bij de werksoort vast.

Als je de werksoort koppelt aan een rol, worden hiermee de competenties van de werksoort ook aan de rol gekoppeld. Vervolgens bepaal je in de eigenschappen van de rol het niveau van de competentie en eventueel de bijbehorende score (alleen bij competentiemodel B).

Connectoren

De beschikbare UpdateConnectoren:

  • KnEmployeeCompetence

    Het toevoegen van een competentie.

    Het wijzigen van een bestaande competentie (dit gaat op basis van het gegenereerde competentieid).

  • KnEmpCompetenceScores

    Het toevoegen van een score aan een competentie.

  • HrPopFormAppointment

    Het toevoegen van een afspraak over competentie (competentieafspraak).

De gegevensverzamelingen die beschikbaar zijn gesteld voor GetConnectoren:

  • Medewerker competentiescore

    Een overzicht van de scores per medewerker per competentie.

  • Medewerker HRM afspraken

    Een overzicht van de competentieafspraken per medewerker per competentie.

Werkwijze

Zie ook