Verlofrecht o.b.v. nacalculatie

Je kunt het perioderecht op verlof per medewerker bepalen op basis van het rooster. Deze methode werkt prima voor medewerkers die volgens een vast rooster werken, bijvoorbeeld met vaste werktijden of een bepaald aantal uren per week. Voor medewerkers met onregelmatige werktijden echter, kan Profit het perioderecht bepalen op basis van het aantal geboekte uren in de nacalculatie.

Inhoud
Beschrijving

Voor deze werkwijze heb je Profit HRM en Profit Projecten nodig.

Cao/arbeidsvoorwaarde

Profit bepaalt het perioderecht per verlofsoort op basis van het rooster (HRM) of de nacalculatie (projecten). Dit is afhankelijk van de instellingen van de verlofsoort. Als in de organisatie beide methoden voorkomen, moet je aparte arbeidsvoorwaarden gebruiken.

Voorbeeld: 

De organisatie heeft kantoorpersoneel en een buitendienst met onregelmatige werktijden.

  • Kantoorpersoneel

    Het kantoorpersoneel valt onder de cao/arbeidsvoorwaarde 'Kantoor' met de verlofsoorten vakantie en ATV. Profit bepaalt het perioderecht van deze verlofsoorten op basis van het rooster.

  • Buitendienst

    De buitendienst valt onder de cao/arbeidsvoorwaarde 'Buiten' met de verlofsoort vakantie. Profit bepaalt het perioderecht van deze verlofsoort op basis van de nacalculatie.

Perioderecht berekenen

Elke verlofsoort bevat een basisverlofrecht in uren; dit is het verlofrecht van de gehele verlofperiode bij een fulltime dienstverband. Bij verlofrecht op basis van nacalculatie bepaalt Profit het perioderecht op basis van het feitelijk aantal geboekte uren:

Perioderecht = (Uren nacalculatie / Werkzame uren verlofperiode) * Basisverlofrecht (cao)

Voorbeeld: 

Het fulltime recht op vakantie bedraagt 200 uren (25 dagen) per jaar. Een fulltime medewerker werkt 2.080 uur per jaar.

Als de medewerker 156 uren heeft geboekt in de nacalculatie, werkt Profit het verlofrecht bij op basis van de volgende berekening:

Vakantie: 156 / 2.080 x 200 = 15 uren

Let op:

Vanaf Profit 3 integreren we het aantal uren verlof naar nacalculatie (mits ingericht) met onafgeronde waarden. We negeren hiermee het ingesteld aantal decimalen van het item. De afronding van de uren per nacalculatieregel kan er namelijk toe leiden dat het totaal van alle nacalculatieregels afwijkt van het aantal uren in de verlofboeking. Het gaat hierbij om regels vanaf 02-09-2024.

Urensoorten en verlofsoorten inrichten

Je richt de nacalculatie in met urensoorten en verlofsoorten:

  • Urensoorten

    Je bepaalt per urensoort of deze recht geeft op verlof: alleen deze urensoorten dragen bij aan het totaal 'Uren nacalculatie', waardoor het verlofrecht zal toenemen. Bij alle uren die betrekking hebben op werkzaamheden zal dit het geval zijn, maar bij bijvoorbeeld de urensoort 'Reistijd' niet.

  • Verlofsoorten

    Je bepaalt per verlofsoort of Profit het perioderecht moet berekenen op basis van de projectnacalculatie.

In het voorbeeld telt ook de urensoort 'Verzuim' mee voor de berekening van het perioderecht op verlofsoorten. Je kunt in de verlofsoorten echter onderscheid maken tussen bijvoorbeeld ATV en vakantie. Verzuimuren mogen namelijk wel meetellen in de verlofsoort 'Vakantie', maar niet in 'ATV'. Met andere woorden: bij verzuim bouwt de medewerker wel vakantierecht op, maar geen ATV-recht.

Urensoorten voor verlofopbouw inrichten

Je bepaalt per urensoort of deze bijdraagt aan de verlofopbouw.

Urensoorten voor verlofopbouw inrichten:

  1. Ga naar:
    • Projecten / Project / Urensoort
    • HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort als je niet beschikt over Profit Projecten.
  2. Open de eigenschappen van de urensoort.
  3. Ga naar het tabblad: Integratie.
  4. Vink Geeft recht op verlof aan, als nacalculatieboekingen op de urensoort mee moeten tellen voor het bepalen van de verlofrechtopbouw.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten. 
Urensoorten voor verlofopname inrichten

Je voegt voor elke verlofsoort een urensoort toe:

  • Als je op de urensoort boekt in de projectnacalculatie, zal Profit dit zien als een verlofopname en het perioderecht van de corresponderende verlofsoort bijwerken.
  • Als je een verlofboeking toevoegt, zal Profit in de projectnacalculatie een nacalculatieregel toevoegen.

Urensoorten voor verlofopname inrichten:

  1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul een code en een omschrijving in.
  4. Selecteer Verlof bij Uurtype.
  5. Klik op: Voltooien. 
Verlofsoorten inrichten (verlofrecht o.b.v. nacalculatie)

Je bepaalt per verlofsoort of het perioderecht bepaald moet worden op basis van de projectnacalculatie.

Verlofsoorten instellen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.

    Dit is een arbeidsvoorwaarde die specifiek voor de medewerkers is bedoeld die hun gewerkte uren boeken via nacalculatie.

  5. Ga naar het tabblad: Verlof.
  6. Open de eigenschappen van een verlofsoort.
  7. Ga naar het tabblad: Instellingen.
  8. Selecteer de juiste instelling bij Methode:
    1. Verlofrecht (opbouw) obv. nacalculatie

      Profit bouwt verlofrecht op op basis van urensoorten waarbij het veld Geeft recht op verlof is aangevinkt. Selecteer deze optie bij de verlofsoort 'Verlof' (c.q. vakantie). Verlofrecht wordt namelijk opgebouwd over alle urensoorten die recht geven op opbouw. Het verlof kan alleen via nacalculatie geboekt worden.

    2. Verlofrecht (opbouw) o.b.v. nacalculatie (excl. Uurtype 'Verzuim')

      Profit bouwt verlofrecht op op basis van urensoorten waarbij het veld Geeft recht op verlof is aangevinkt, met uitzondering van de urensoorten van het uurtype Verzuim. Selecteer deze optie bij de verlofsoort 'ATV'. Dan wordt het ATV-recht niet opgebouwd op basis van urensoorten van het urentype Verzuim, maar wel over andere urensoorten die recht geven op opbouw. Het verlof kan alleen via nacalculatie geboekt worden.

    3. Verlof (opbouw) o.b.v. nacalculatie, verlof (opname) via HRM

      Profit bouwt verlofrecht op op basis van urensoorten waarbij het veld Geeft recht op verlof is aangevinkt. Selecteer deze optie bij de verlofsoort 'Verlof' (c.q. vakantie). Selecteer deze optie als je verlof via een verlofboeking in HRM wilt boeken. Ook kun je hierbij eventueel een verlofsaldogroep selecteren.

    4. Verlof (opbouw) o.b.v. nacalculatie (excl. Uurtype ‘Verzuim’), verlof (opname) via HRM

      Profit bouwt verlofrecht op op basis van urensoorten waarbij het veld Geeft recht op verlof is aangevinkt, met uitzondering van de urensoorten van het uurtype Verzuim. Selecteer deze optie bij de verlofsoort 'ATV' als je verlof alleen via een normale verlofboeking in HRM wilt boeken. Ook kun je hierbij eventueel een verlofsaldogroep selecteren.

  9. Selecteer de juiste instelling in Negatief verlofsaldo. De instelling Gelimiteerd o.b.v. opgebouwd saldo nacalculatie is speciaal bedoeld voor verlofopbouw op basis van nacalculatie, maar je kunt ook een andere methode gebruiken.
  10. Ga naar het tabblad: Integratie.

    Het veld Verlofboekingen integreren in nacalculatie is automatisch aangevinkt.

  11. Bepaal of het perioderecht (opbouw) moet worden bijgewerkt bij het boeken of bij het accorderen van nacalculatieregels.

    De instelling Verlofopbouw o.b.v. geaccordeerde nacalculatie geldt alleen voor tijd-voor-tijd.

  12. Selecteer bij Urensoort de urensoort voor Afwezigheid naar nacalculatie. Bij verlofboekingen in Profit HRM ontstaan nacalculatieregels met deze urensoort.
  13. Ga naar het tabblad: Integratie Payroll.
  14. Selecteer een optie bijVerlofsaldogroep als je de waarde van het verlofrecht wilt journaliseren naar Profit Payroll. Dit is alleen mogelijk als je bij Methode een van de manieren hebt ingesteld waarmee verlof kan worden opgenomen via HRM.
  15. Klik op: Opslaan en sluiten. 
Verlofaanvraag InSite boeken ten laste van nacalculatie

Je stuurt via HRM een verlofaanvraag in waarbij Profit de uren afboekt op het verlofrecht dat is opgebouwd via nacalculatie.

Dit gebruik je met name bij medewerkers met onregelmatige werktijden of bij medewerkers met een wisselend arbeidspatroon die hun werkuren boeken als nacalculatie. Via deze gewerkte uren bouwt de medewerker verlofrecht op.

De verlofsoorten waarbij dit mogelijk is zijn bijvoorbeeld (samengesteld) verlof, ATV en tijd-voor-tijd.

Alleen als in de verlofsoort één van onderstaande methodes van verlofopbouw en verlofopname is ingesteld, kun je verlof opnemen via HRM:

  • Verlof (opbouw) o.b.v. nacalculatie, verlof (opname) via HRM
  • Verlof (opbouw) o.b.v. nacalculatie (excl. Uurtype ‘Verzuim’), verlof (opname) via HRM

De andere methodes voor verlofopbouw bij nacalculatie zijn bij het boeken van verlof in HRM niet bruikbaar. Verlof bij die methodes boek je via de nacalculatie op de bijbehorende urensoort.

Zie ook