Integratie verlof en verzuim met Projecten

Profit kan verlof- en verzuimboekingen automatisch omzetten in nacalculatieregels. Dit hoeft de medewerker dan niet zelf te boeken.

Daarnaast is het mogelijk om verlofrecht te bepalen op basis van feitelijk gewerkte (geboekte) uren. Tijd-voor-tijd kun je helemaal via de urenregistratie afhandelen.

Let op:

Deze functionaliteit is alleen mogelijk voor medewerker met een rooster van het type Uren per dag of Werktijden, maar niet voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week.

Beschrijving

In de projectnacalculatie leggen medewerkers onder andere per dag de gewerkte uren vast. De integratie van verzuim en verlof is een tweerichtingsverkeer tussen Profit HRM en de projectnacalculatie. Door de integratie heb je de volgende extra mogelijkheden in Profit:

Verzuim en verlof doorsluizen naar de nacalculatie
Profit voegt automatisch nacalculatieregels toe in de projectadministratie, op basis van verlofboekingen en verzuimmeldingen. De medewerkers voegen deze regels dus niet meer handmatig toe om een volledig beeld te krijgen van de nacalculatie.
Nacalculatieregels verlof en verzuim doorsluizen naar Profit Payroll
Profit kan de verlof- en verzuimgegevens doorsluizen naar Profit Payroll, bijvoorbeeld voor vermelding op de loonstrook.
Verlofrecht op basis van de nacalculatie
Profit bepaalt het verlofrecht per medewerker op basis van de uren uit de nacalculatie (en dus niet op basis van het rooster).
Tijd-voor-tijd
Je boekt de uren die recht geven op tijd-voor-tijd in de nacalculatie. Hierdoor neemt het periodesaldo tijd-voor-tijd toe. Als een medewerker tijd-voor-tijd uren opneemt, neemt het verlofsaldo weer af.

In het onderstaande schema worden alle integratiemogelijkheden getoond:

Verlof en verzuim naar nacalculatie

Profit kan verlof- en verzuimboekingen automatisch omzetten in nacalculatieregels. Dit is alleen mogelijk voor medewerkers in dienst met een gespecificeerd rooster. Bij een gespecificeerd rooster heb je voor de medewerker vaste werkdagen en werktijden vastgelegd. Hierbij bepaalt Profit per werkdag het juiste aantal afwezigheidsuren.

Verlof
Profit voegt nacalculatieregels toe op basis van verlofboekingen. Per verlofsoort kun je een aparte urencode gebruiken. Daarnaast kun je een werksoort en een project aan een verlofsoort koppelen.

Voorbeeld:

Een fulltime medewerker heeft vakantie van 20 t/m 24 april 2020.

Aan de verlofsoort 'Vakantie' heb je in de inrichting de urensoort 'Verlof' gekoppeld.

Profit boekt in de nacalculatie voor elke dag één regel op deze urensoort.
Verzuim
Profit voegt nacalculatieregels toe op basis van verzuimboekingen. Hiervoor gebruikt Profit de urensoorten voor verzuim en verzuim op arbeidstherapeutische basis.

Hoe de uren worden geboekt hangt onder andere af van de methode die je gebruikt voor het boeken van de uren.

Werktijden (kalenderboeken):

Verlofuren en handmatig geboekte uren zie je op de gespecificeerde tijdstippen.

Verzuimuren in de nacalculatie worden altijd aan het begin van de werkdag geplaatst. Dit gebeurt in de volgorde:

1. Wachtdagen

2. Ziek

3. Ziek Arbeidstherapeutisch

Het 1e blok begint altijd bij begin rooster, andere blokken sluiten daar op aan.

Uren per dag (stapelboeken, matrix nieuw):

Omdat je geen gespecificeerde uren aangeeft is de volgorde daar als volgt:

1. Verlof

2. Verzuim

a. Wachtdagen

b. Ziek

c. Ziek Arbeidstherapeutisch

3. Handmatig geboekte uren

Het 1e blok begint altijd bij begin rooster, andere blokken sluiten daar op aan. Blok 1 en blok 3 hoeven niet aanwezig te zijn.

Als je in een rooster van het type Uren per week alleen de werkdagen opgeeft voor een medewerker, kan Profit niet bepalen hoeveel uur per werkdag de medewerker werkt, dit kan namelijk wisselend zijn. In dit geval integreert Profit het verlof en verzuim niet naar Profit Projecten.

Let op:

Voor verlofmethode 4 worden wel bij een rooster van het type Uren per week uren geïntegreerd naar de nacalculatie. Het betreft dan een gemiddeld aantal uur per dag over de verlofperiode.

Verlofrecht op basis van nacalculatie

Medewerkers hebben een basisverlofrecht, bijvoorbeeld 200 uur (25 dagen) per jaar. Dit recht geldt bij een fulltime dienstverband. Als Profit het verlofrecht bepaalt op basis van nacalculatie, zal Profit het verlofrecht bepalen op basis van het werkelijke aantal gewerkte uren. Raadpleeg hier de berekening.

Je bepaalt per urensoort of deze recht geeft op verlof. Hierdoor is het mogelijk dat de urensoort 'Normaal gewerkt' wel recht geeft op verlof, en de urensoort 'Reistijd' niet. Ook de urensoort 'Verzuim' kan bijdragen aan het verlofrecht, omdat de medewerker ook verlofrecht opbouwt tijdens ziekte.

Ten aanzien van ATV geldt een specifieke uitzondering: een medewerker bouwt wel ATV-recht op op basis van gewerkte uren, maar niet op basis van verzuim. Dit is instelbaar op de verlofsoort die je gebruikt voor ATV.

Profit kan het verlofrecht direct na het boeken van nacalculatieregels bijwerken, of na het accorderen van deze regels. Dit is afhankelijk van een instelling op de verlofsoort.

ATV opbouwen en opnemen via de nacalculatie

ATV loopt helemaal via de nacalculatie:

Bepaalde urensoorten geven recht op ATV, zoals overwerk. Dit bepaal je zelf in de eigenschappen van de urensoort. Als de medewerker op zo'n urensoort boekt, zal het saldo tijd-voor-tijd automatisch toenemen. De toename is altijd 100% van de geboekte uren. Bijvoorbeeld 2 overuren geven recht op 2 uren tijd-voor-tijd.
Je wijst één urensoort toe voor het opnemen van tijd-voor-tijd (in de eigenschappen van de verlofsoort tijd-voor-tijd). Om uren op te nemen uit het saldo tijd-voor-tijd, boekt de medewerker op deze urensoort.

Profit kan het verlofrecht direct na het boeken van nacalculatieregels bijwerken, of na het accorderen van deze regels. Dit is afhankelijk van twee instellingen op de verlofsoort: een voor opbouw en een voor opname. Het kan dus gebeuren dat opbouw pas plaatsvindt na het accorderen van de nacalculatie, terwijl opname direct in het saldo tijd-voor-tijd verwerkt wordt.