Verlof aanvullen met nieuw jaar

Jaarlijks richt je het verlof voor het komend jaar in.

Handmatig jaar toevoegen in periodetabel

Het nieuwe jaar waarin verlof geboekt kan worden en waarin verlofsaldi worden bijgehouden, voeg je toe in de periodetabel als dit niet al automatisch gebeurt.

1. Voeg het nieuwe jaar handmatig toe aan de periodetabel voor het verlof van HRM (type jaar), bijvoorbeeld Jaar Verlof HRM.
2. Jaar toevoegen aan de periodetabel.

   Profit verlengt periodetabellen standaard met één jaar, als het veld Tabel automatisch verlengen in de eigenschappen van de periodetabel is aangevinkt. Hierdoor houd je de omvang van periodetabellen beperkt. Je kunt de periodetabellen echter ook handmatig verlengen.

   Bij het automatisch verlengen van een periodetabel zal Profit een jaar toevoegen, een half jaar voordat het toe te voegen jaar begint. Door deze methode is de periodetabel normaal gesproken tijdig ingericht voor het volgende jaar.

   Als het moment van verlenging is aangebroken zal Profit de verlenging direct doorvoeren, zonder waarschuwing of vraag vooraf. Na verlenging zal Profit de cumulatieve cijfers automatisch herberekenen. Mocht er tijdens het verlengen van de periodetabel een fout optreden, dan zal Profit deze loggen in het logbestand Environment.Log.

   Jaren handmatig toevoegen aan de periodetabel:

   1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
   2. Open de periodetabel.
   3. Klik op de actie: Jaren toevoegen.

      Profit start een wizard voor het toevoegen van jaren en toont de begindatum van het eerstvolgende vrije boekjaar.

   4. Vul het aantal toe te voegen boekjaren in.
   5. Klik op: Voltooien.  Je ziet vervolgens dat de jaren met de perioden zijn toegevoegd. 
3. Als je Tabel automatisch verlengen aanzet, hoef je bovenstaande twee stappen volgende jaar niet meer te doen. Profit verlengt periodetabellen standaard met één jaar, als je Tabel automatisch verlengen in de eigenschappen van de periodetabel aanvinkt.

Samengesteld verlof aanvullen met nieuw jaar

Je hebt de mogelijkheid om het wettelijk en bovenwettelijke verlof met een jaar aan te vullen voor de arbeidsvoorwaarden naar keuze. Bij het aanvullen neemt Profit alle instellingen over van het voorgaande jaar en bepaalt automatisch de datums voor het nieuwe jaar.

Bepalen van type verlof en bovenwettelijk verlof:

Op basis van de Uiterste boekingsdatum wordt opgehaald welk type verlof het wettelijke verlof en welk type verlof het bovenwettelijke verlof is. Profit herkent verloftypes die een uiterste boekingsdatum 0,5 jaar na de einddatum van het verlof hebben, als wettelijke types. Bovenwettelijk verlof wordt herkend aan een uiterste boekingsdatum 5 jaar na de einddatum.

Voorbeeld wettelijk verlof 2022

Begindatum 01-01-2022 en einddatum 31-12-2022. Wanneer dit type verlof een uiterste boekingsdatum heeft van 30-06-2023 wordt dit type herkent als wettelijk verlof 2022 en kan dit type worden verlengd met een nieuw jaar.

Voorbeeld bovenwettelijk verlof 2022

Begindatum 01-01-2022 en einddatum 31-12-2022. Wanneer dit type verlof een uiterste boekingsdatum heeft van 31-12-2027 wordt dit type herkent als bovenwettelijk verlof 2022 en kan dit type worden verlengd met een nieuw jaar.

Samengesteld verlof aanvullen met nieuw jaar:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
2. Selecteer het samengesteld type verlof voor het wettelijk en bovenwettelijk verlof.
3. Klik op de actie: Aanvullen met nieuw jaar.
4. Vul het nieuwe jaar in bij Nieuw jaar.
5. Vul de code en de omschrijving in voor het wettelijk en bovenwettelijke verlof.
6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer de verlofsoorten van het wettelijke en bovenwettelijk verlof bij de arbeidsvoorwaarden.
8. Klik op: Voltooien.

   Profit voegt een type verlof toe voor het nieuwe jaar voor het wettelijk en bovenwettelijk verlof.

9. Open de eigenschappen van het type verlof voor het nieuwe jaar.
10. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.

    Je ziet alle arbeidsvoorwaarden die voldoen aan de voorwaarden. Zie je hier geen of niet de juiste arbeidsvoorwaarden? Dan zal niet aan de voorwaarden zijn voldaan.

    • Wettelijk verlof wordt herkend als de uiterste boekingsdatum een half jaar na de einddatum ligt. Bovenwettelijk verlof wordt herkend als de uiterste boeking 5 jaar na de einddatum is.
    • De types (wettelijk en bovenwettelijk) moeten zijn gekoppeld aan het samengestelde verlof.
11. Open de regel van de arbeidsvoorwaarde.

    Je opent de eigenschappen van de verlofsoort in de arbeidsvoorwaarde. Profit heeft alle instellingen overgenomen van de voorgaande verlofsoorten en de datums automatisch bepaald voor het nieuwe jaar.

12. Klik op: Opslaan en sluiten.

Typen verlof volgend jaar toevoegen

Je voegt een nieuw type verlof toe voor de wettelijke vakantiedagen. Dit type verlof geldt voor één verlofboekjaar. Voor ieder verlofboekjaar voeg je een nieuw type verlof toe in Profit. Ook voor de bovenwettelijke vakantiedagen voeg je voor ieder verlofjaar een type verlof toe.

Voorbeeld: inrichting

Je voegt het verloftype Wettelijk verlof komend jaar toe met einddatum 31-12-[komend jaar] en uiterste boekingsdatum op 30-06-[komend jaar+1].

Je voegt daarna Bovenwettelijk verlof komend jaar toe met als einddatum 31-12-[komend jaar] en uiterste boekingsdatum 31-12-[komend jaar +5]. (Bovenwettelijk verlof is immers tot 5 jaar erna nog te boeken).

Typen verlof wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.

   Als je deze functionaliteit niet ziet, richt je eerst de autorisatie in.

2. Klik op: Nieuw.

   Je voegt eerst een type verlof toe voor de wettelijke vakantiedagen.

3. Vul de code in.
4. Vul de omschrijving in.
5. Selecteer Periodeverlof bij Categorie.
6. Klik op: Volgende.
7. Wijzig de prioriteit met behulp van de navigatieknoppen.
8. Verplaats het nieuwe type verlof totdat het onder de andere wettelijke typen verlof staat.

   Als je de prioritering van het verlof hebt ingericht, kun je niet meer terug naar de situatie zonder verlofprioritering.

9. Klik op: Voltooien.
10. Voeg ook direct een type verlof voor de bovenwettelijke vakantiedagen toe.
11. Stel de prioriteiten in volgens de wettelijke regels of volgens de regels van de cao. Doorgaans hebben wettelijke typen verlof een hogere prioriteit dan de bovenwettelijke typen verlof.
12. Voeg het samengestelde type verlof toe en koppel daarin de zojuist toegevoegde verloftypen als je via InSite niet meer apart op wettelijk en bovenwettelijk wilt laten boeken. Profit zal bij een verlofboeking op het samengestelde verloftype, automatisch het juiste aantal uren op het juiste gekoppelde verloftype afboeken.

Nieuwe typen verlof koppelen in samengesteld verlof

Aan een samengesteld type verlof zijn andere verloftypen gekoppeld. Bij een verlofaanvraag bepaalt Profit automatisch van welk gekoppeld type afgeboekt moet worden.

Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor vakantie waaraan je de verloftypen wettelijk en bovenwettelijk verlof koppelt. Voordeel van een samengesteld verlof is dat een medewerker niet zelf hoeft na te denken op welk verlof geboekt moet worden.

In een samengesteld Type verlof koppel je de basistypen verlof die je al hebt toegevoegd. Vervolgens stel je de prioritering in. Geef het samengestelde verloftype de laagste prioritering.

Voorbeeld: inrichting

Voeg het samengestelde verloftype Vakantie toe en koppel daarin Wettelijk verlof komend jaar en Bovenwettelijk verlof komend jaar. Als je al gebruik maakt van verlof en er zijn nog bestaande verloftypen waarop nog saldo openstaat (bijvoorbeeld Bovenwettelijk verlof vorig jaar, etc.) dan koppel je die ook aan het nieuwe samengestelde verloftype Vakantie.

Een samengesteld verloftype kan zowel in InSite als in Profit geboekt worden.

De aan een samengesteld verloftype gekoppelde verloftypen kun je in InSite niet meer afzonderlijk boeken. Het afzonderlijk boeken op de gekoppelde verloftypen kan nog slechts in Profit. Hierdoor is het belangrijk dat de prioriteit van de afzonderlijke verloftypen hoger is dan het samengestelde verloftype. Bij een combinatie van ouderschapsverlof en samengesteld verlof Vakantie, wordt dan ook eerst van het ouderschapsverlof en vervolgens van vakantie afgeboekt.

Let op: 

Verloftypen waarbij in de verlofsoort geen limiet zit op negatief saldo kun je niet koppelen. Dit zou namelijk een bodemloos gat kunnen worden. Wijzig de verlofsoort voor het verloftype dat je wilt koppelen.

Ook onbetaald verlof kun je niet koppelen.

Samengesteld type verlof Vakantie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.

   Als je deze functionaliteit niet ziet, richt je eerst de autorisatie in.

2. Voeg eerst de afzonderlijke verloftypen toe die je wilt gaan koppelen. Bijvoorbeeld Wettelijk volgend jaar en Bovenwettelijk volgend jaar. Let er daarbij op dat de prioritering is ingesteld.
3. Klik op: Nieuw.
4. Vul de code in.
5. Vul de omschrijving in. Bijvoorbeeld Vakantie.
6. Vink Samengesteld verlof aan.
7. Klik op: Volgende.

   Je ziet dat het samengestelde type verlof de laagste prioriteit heeft. Zo wordt eerst van de verloftypen met een hogere prioritieit afgeboekt.

8. Klik op: Voltooien.

Basis verloftypen koppelen aan samengesteld verloftype:

1. Open de eigenschappen van het type samengestelde verlof.
2. Ga naar het tabblad: Gekoppeld type verlof.
3. Klik op: Nieuw.

   Je ziet de nog niet gekoppelde verloftypen.

4. Vink de zojuist toegevoegde wettelijke en bovenwettelijke typen voor vakantie aan.
5. Klik op: Voltooien.

   Het samengestelde verlof bevat nu ook het nieuwe type verlof voor het wettelijke en bovenwettelijk verlof.

6. Voeg de verlofsoort voor het samengestelde type verlof toe.

Verlofsoorten toevoegen in cao / arbeidsvoorwaarde

Voor de wettelijk vakantiedagen richt je onder de arbeidsvoorwaarde twee verlofsoorten in.

De tabel met typen verlof en de prioriteiten moet je hiervoor al uitgebreid hebben.

De twee verlofsoorten die je inricht in de arbeidsvoorwaarde zijn:

• Wettelijke vakantiedagen

  Als basisrecht vul je het wettelijk aantal uren (160) voor het betreffende jaar in.

• Bovenwettelijke vakantiedagen

  Als basisrecht vul je het bovenwettelijke gedeelte van de vakantiedagen.

In deze beschrijving gaan we uit van de wettelijke standaard. Veel cao's werken met afwijkende datums.

Verlofsoort voor wettelijke vakantiedagen toevoegen:

In dit voorbeeld voeg je in de arbeidsvoorwaarde het verlof voor de wettelijke vakantiedagen toe. Je doet dit voor het jaar waarvoor je het type verlof hebt toegevoegd.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
3. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
4. Ga naar het tabblad: Verlof.
5. Klik op: Nieuw.
6. Vul 1 januari van het betreffende jaar in bij Begindatum.
7. Vul 31 december van het betreffende jaar in bij Einddatum.
8. Vul 30 juni van het daarop volgende jaar in bij Uiterste boekingsdatum. Tot deze datum is het wettelijk verlof te boeken. Vul je de uiterste boekingsdatum niet? Dan kun je verlof boeken t/m de einddatum van de verlofsoort, daarna niet meer.

   Na het bereiken van deze datum kun je niet meer boeken op de verlofsoort.

9. Selecteer de verlofsoort voor de wettelijk vakantiedagen van het betreffende jaar bij Type verlof.
10. Selecteer Wettelijk bij Basisverloftype.
11. Vul de wettelijke vakantie-uren in bij Basis perioderecht.
12. Klik op: Volgende.
13. Vink Verlofsaldo bijhouden aan als dit nog niet het geval is.

    Je kunt dit veld niet uitvinken in de eigenschappen van een verlofsoort, als de verlofsoort gebruikt wordt voor samengesteld verlof.

14. Selecteer een Methode.
15. Selecteer Gelimiteerd o.b.v. saldo in verlofperiode (geldig op begindatum) bij Negatief verlofsaldo.

    Het saldo van de huidige verlofperiode moet toereikend zijn voor de medewerker om verlof op te nemen. Hierbij wordt gekeken naar het saldo van de verlofperiode die hoort bij de begindatum van de verlofaanvraag. Hiermee moet de medewerker in de huidige verlofperiode voldoende verlofrecht opbouwen (de hele verlofperiode telt mee), voordat de medewerker verlof kan opnemen.

16. Laat het veld Maximumaantal uren leeg. Vul hier geen waarde in, ook niet de waarde 0:00.
17. Klik op: Voltooien.

    Je voegt de verlofsoort voor meerdere toekomstige jaren toe.

Verlofsoort voor bovenwettelijk vakantiedagen toevoegen:

Of je deze stap neemt hangt af van hoe je het verlof beheert: jaarlijks een nieuw bovenwetttelijke verlofsoort toevoegen of doorgaan met de bestaande bovenwettelijke verlofsoort.

1. Ga in de arbeidsvoorwaarde naar het tabblad Verlof als je daar nog niet bent.
   1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
   2. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
   3. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
   4. Ga naar het tabblad: Verlof.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul 1 januari van het betreffende jaar in bij Begindatum.
4. Vul 31 december van het betreffende jaar in bij Einddatum.
5. Vul 31 december over vijf jaar na de einddatum in bij Uiterste boekingsdatum. Vul je de uiterste boekingsdatum niet? Dan kun je verlof boeken t/m de einddatum van de verlofsoort, daarna niet meer.

   Voor het bovenwettelijk verlof van 2020 is dat bijvoorbeeld 31 december 2025.

6. Selecteer het type verlof voor de bovenwettelijke uren bij Type verlof.
7. Selecteer Verlof bij Basisverloftype.
8. Vul de bovenwettelijke vakantieuren in bij Basis perioderecht.
9. Klik op: Volgende.
10. Vink Verlofsaldo bijhouden aan.
11. Selecteer eventueel een andere Methode.

    Meer informatie vind je bij Verlofperioderecht berekenen o.b.v. HRM.

    Deze beschrijving geldt alleen voor de berekening van verlofrecht voor type verlof met de rekenmethode Verlofrecht (opbouw) o.b.v. HRM-prorata.

    Het perioderecht wordt altijd berekend per type verlof per verlofperiode. In veel organisaties is de verlofperiode gelijk aan een kalenderjaar, maar je kunt ook verlofperioden per kwartaal gebruiken of een gebroken boekjaar.

    Het verlofrecht wordt afgerond op het beginsaldo (basis + extra perioderecht). Het afrondingsverschil wordt vervolgens verrekend met alleen het basis perioderecht. Verlofcorrecties en verlofboekingen hebben geen invloed op de afronding. De afronding stel je in bij de werkgever.

    Profit gaat bij de verlofrechtberekening altijd uit van het rooster van de medewerker. Hierdoor kan Profit het aantal werkbare uren van de medewerker nauwkeurig bepalen, ook bij allerlei verschillende roostervarianten. Profit bepaalt op basis van het rooster eerst hoeveel uren een medewerker daadwerkelijk werkt en leidt daaruit het perioderecht af. Hierdoor vindt ook een nauwkeurige berekening plaats bij korte dienstverbanden, bij werkroosters met sterk wisselende werktijden en bij onbetaald verlof (waarbij over de uren onbetaald verlof geen verlofopbouw plaatsvindt).

    Let op: 

    Per vakantiejaar wordt het verlofrecht van de medewerker per type verlof automatisch naar rato berekend op basis van zijn rooster, met een maximum van 5 werkdagen per week. Hierbij wordt rekening gehouden met veranderingen in de cao (meer/minder verlofrecht per vakantiejaar) en met wijzigingen in het rooster van de medewerker gedurende het vakantiejaar. Is gedurende het jaar sprake van meer dan één rooster, dan wordt per rooster het aantal dagen bepaald.

12. Selecteer Gelimiteerd o.b.v. saldo in verlofperiode (geldig op begindatum) bij Negatief verlofsaldo.

    Het saldo van de huidige verlofperiode moet toereikend zijn voor de medewerker om verlof op te nemen. Hierbij wordt gekeken naar het saldo van de verlofperiode die hoort bij de begindatum van de verlofaanvraag. Hiermee moet de medewerker in de huidige verlofperiode voldoende verlofrecht opbouwen (de hele verlofperiode telt mee), voordat de medewerker verlof kan opnemen.

    Verder is het bij samengestelde verlofsoorten, waar je deze bovenwettelijke verlofsoort aan koppelt, niet toegestaan om 'Geen limiet op negatief saldo' als instelling te hebben.

13. Klik op: Voltooien.

    Je ziet de verlofsoort voor het bovenwettelijke deel van de vakantiedagen met een duur van 5 jaar.

Herberekenen verlofrecht

Tijdens het inrichten van verlof kan Profit melden dat je het verlof moet herberekenen.

Let op:

Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Om het herberekenen van verlof uit te kunnen voeren, moet je geautoriseerd zijn voor de menukeuze.

Wij raden aan om tijdens het herberekenen geen verlof te boeken.

Verlof herberekenen via de wachtrij:

1. Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
2. Vul bij Vanaf jaar het jaar in waar je wilt beginnen met het herberekenen van het verlof.
3. Selecteer eventueel de werkgever.
4. Selecteer eventueel de cao.
5. Klik op: Voltooien.
6. Klik op: OK bij de melding.

Zie ook:

• Verlofaanvraag via InSite
• Verlofaanvraag via Profit

Verlof nieuw boekjaar niet zichtbaar in InSite

Als je via InSite een verlofaanvraag doet, maar je ziet de verlofsoort van het nieuwe boekjaar niet tussen de verlofsoorten, kan dit aan een filter op de pagina liggen.
Het venster dat zich opent met de verlofsoorten is een overzicht. Open de eigenschappen van de pagina in Profit en controleer het filter.