Managementinformatie HRM

Profit biedt verschillende mogelijkheden om kengetallen en statistische gegevens op te vragen.

HR Management raadplegen

Met HR Management kun je een groot aantal gegevens over medewerkers raadplegen in een weergave en hierop analyses m.b.t. managementinformatie uitvoeren.

HR Management opvragen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / HR Management.

   Je opent altijd de actuele gegevens, tenzij je de gegevens in de wizard aanpast.

2. Vul de Peildatum in.
3. Vul het aantal maanden terug in, als je een weergave over een tijdvak van een aantal perioden wilt opvragen.

   Voorbeeld:

   De peildatum is 15-02-2020 en het aantal perioden is 2.

   Je ziet de geldige gegeven peildatums op 15-12-2019 voor periode 12, op 15-1-2020 voor periode 1 en 15-02-2020 voor periode 2. Gegevens die je in periode 2 hebt toegevoegd en die voor 15-2-2020 niet meer geldig zijn of pas na 15-2-2020 geldig worden, zie je ook in het overzicht.

4. Klik op: Voltooien.

   Profit toont een weergave met alle medewerkers met de periode(n) voorafgaand aan de peildatum. De weergave bevat één regel per medewerker/periode als je meerdere maanden terug kijkt. Dit heeft twee redenen: bij veranderingen van gegevens is dit in de weergave zichtbaar en Profit kan in de analyses gemiddelden van de getoonde gegevens berekenen.

5. Open de weergave: Managementinformatie. Dit is de meest uitgebreide weergave met medewerkergegevens in Profit. Deze bevat onder andere:
   • Geboortedatum en leeftijd
   • Werkgever, soort medewerker, dienstbetrekking, datum in dienst en datum uit dienst
   • Functie en organisatorische eenheid
   • Salaris en rooster
   • Opleidings- en werkniveau
6. Open de weergave: Wet Werk en Zekerheid.

   Deze weergave biedt inzicht in de contracten die verlengd moeten worden in een vast contract op basis van de Wet Werk en Zekerheid. Om hierin inzicht te krijgen zorg je voor een correcte vastlegging in de eigenschappen van het contract.

Roosters en bezetting

Profit houdt in de roosterkalender de aanwezigheid van medewerkers bij op basis van het rooster, verlof en ziekte.

De roosterkalender wordt gevuld op basis van het rooster. Profit registreert per datum de werktijd (begin- en eindtijd) en de pauzeduur. De tijd waarop de pauze plaatsvindt, wordt niet apart geregistreerd.

Let op: 

Als een medewerker een rooster van het type Uren per week heeft, zijn de werktijden per dag niet bekend. In die situatie zal Profit de roosterkalender niet vullen voor de betreffende medewerker.

Je kunt incidentele afwijkingen per medewerker vastleggen in de roosterkalender, bijvoorbeeld als een parttime medewerker een dag heeft omgeruild. Leg deze wijzigingen altijd vast in Profit, hierdoor blijft de rapportage correct. Deze functionaliteit is niet bedoeld voor structurele wijzingen in het rooster. Als dit het geval is, moet je een nieuwe roosterregel toevoegen bij de medewerker.

Opbouw roosterkalender

Profit bouwt de roosterkalender op vanaf de begindatum die is opgegeven in de instellingen. Profit bouwt de roosterkalender op t/m 31 december van het volgende jaar of de 31ste van de toekomstige jaren die je kunt opgeven. Hierdoor kun je toekomstige roosterafwijkingen ver vooruit vastleggen.

Bij het bijwerken van de actuele gegevens zal Profit ook de roosterkalender bijwerken. Na 1 januari zal een jaar worden toegevoegd aan de roosterkalender.

Als een medewerker een nieuw rooster krijgt, zal Profit de roosterkalender vanaf de begindatum van het nieuwe rooster opnieuw opbouwen. Als de roosterkalender indicentele roosterafwijkingen bevat na de  begindatum van het nieuwe rooster, zullen deze worden verwijderd.

De roosterkalender wordt ook gebruikt voor het bepalen van het aantal SV-dagen.

De roosterkalender kan niet worden gevuld voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week.

Roosterkalender opnieuw opbouwen

Als een medewerker een nieuwe roosterregel krijgt, zal Profit de roosterkalender vanaf de begindatum van de nieuwe roosterregel opnieuw opbouwen. Het kan voorkomen dat de roosterkalender voor deze periode al was opgebouwd, omdat de voorgaande roosterregel geen einddatum had. In die situatie zal Profit de roosterkalender leegmaken vanaf de begindatum van de nieuwe roosterregel en de roosterkalender opnieuw opbouwen. Hierdoor zullen reeds vastgelegde afwijkingen op het rooster worden verwijderd, voor zover deze na de begindatum van de nieuwe roosterregel liggen.

Voorbeeld:

Een parttime medewerker heeft een rooster zonder einddatum. De medewerker werkt vier dagen per week en is op woensdag vrij, dit is vastgelegd in het rooster.

De medewerker wisselt de vrije dag van woensdag 11 februari om met donderdag 12 februari. Je legt dit in Profit vast als een incidentele afwijking. Hierdoor is de roosterkalender weer up-to-date.

De medewerker krijgt vervolgens een nieuw rooster vanaf 1 januari. Hierdoor zal Profit vanaf 1 januari de roosterkalender opnieuw opbouwen. De incidentele wijziging van 11/12 februari gaat hierdoor verloren.

De roosterkalender bevat ook verlof- en ziektedagen. De onderliggende registratie hiervan wordt natuurlijk niet verwijderd als Profit de roosterkalender opnieuw moet opbouwen. Tijdens het opbouwen zal Profit de verlof- en ziektedagen opnieuw vastleggen in de roosterkalender.

Vaste en tijdelijke vervanger

Je kunt bij elke medewerker een vaste vervanger koppelen. Dit is een voorkeurwaarde voor verlofboekingen en verzuimmeldingen. Bij een verlofboeking of verzuimmelding geef je de feitelijke vervanger op.

Voorbereiding

• Begindatum roosterkalender instellen

Aanwezigheid medewerker raadplegen in InSite

Je kunt de aanwezigheid van een medewerker raadplegen in het (ongeautoriseerde) bezettingsoverzicht in InSite.

Dit moet eerst ingericht zijn.

Aanwezigheid medewerker raadplegen in InSite:

1. Ga naar: InSite.
2. Log in.
3. Open de menukeuze met de pagina.

   Bijvoorbeeld via Inzicht / Bezettingsoverzicht.

   

4. Selecteer de medewerker.
5. Selecteer een Begindatum en een Einddatum.

   Je ziet direct de aanwezigheid van de geselecteerde medewerker en de overige medewerkers in dezelfde organisatorische eenheid volgens het organigram.

   Door middel van het huis symbool kan je zien wat de thuiswerkdagen zijn van de betreffende medewerker.

Bezettingsoverzicht raadplegen

In Profit is een weergave waarin de personele bezetting staat. De bezetting bouwt Profit op basis van het rooster en verlof- en verzuimboekingen op.

Weergave bezettingsoverzicht raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Bezetting .
2. Vul de selectievelden in.

   Als je de regels wilt uitsplitsen op basis van de formatieverdeling per medewerker, vink je Uren per formatie aan. Bij elke medewerker met een formatieverdeling zullen de regels op basis hiervan worden uitgesplitst.

3. Klik op: Voltooien.

   Profit toont de bezetting van de geselecteerde periode.

   In de weergave Bezettingsoverzicht tref je naast de standaardkolommen ook kolommen aan voor de formatieverdeling. Deze herken je aan (FV)in de kolomkop:

   • Als je Uren per formatie niet hebt aangevinkt, zijn deze kolommen niet relevant.
   • Als je Uren per formatie wel hebt aangevinkt, zal Profit deze vullen met de organisatorische eenheid en functie op basis van de formatieverdeling van de medewerker.

     In deze situatie zie je in de kolommen Organisatorische eenheid en  Functie de eigenschappen zoals die in de eigenschappen van de functie van de medewerker zijn vastgelegd. In de kolommen ... (FV) zie je de organisatorische eenheid en functie op basis van de formatieverdeling van de medewerker.

   Als je de regels wilt uitsplitsen op basis van de formatieverdeling per medewerker, vink je Uren per formatie aan. Bij elke medewerker met een formatieverdeling zullen de regels op basis hiervan worden uitgesplitst.

   Om alle dagen op te vragen met verlofuren vul je de filterwaarde !=0 in de snelfilterregel in, onder de kolomkop Verlofuren.

Zie ook

• Roosters en bezetting