Medewerker opnieuw in dienst melden in InSite
Let op:
Vanaf Profit 6 komt deze werkwijze te vervallen en kan je alleen nog gebruik maken van de functionaliteit Onboarden. Stap dus snel over op Onboarden!
Je kunt de medewerker opnieuw in dienst melden in InSite.
Als je een medewerker uit dienst meldt, blijft deze aanwezig in Profit. Als de medewerker weer in dienst komt, kun je deze direct in dienst melden. Je hoeft een herintredende medewerker dus niet opnieuw toe te voegen, je meldt deze alleen in dienst.
Let op:
Als een medewerker in dienst treedt bij een andere werkgever, moet je deze altijd bij de oude werkgever uit dienst melden en bij de nieuwe werkgever in dienst melden.
Medewerker opnieuw in dienst melden:
- Ga naar: InSite.
- Ga naar: HRM.
- Ga naar: Herindienst melden.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.
- Klik op: het profiel. Je ziet dezelfde profielen als bij het in dienst melden van een nieuwe medewerker.
- Vul de gegevens in van de medewerker die je opnieuw indienst wilt melden.
Je meldt de medewerker opnieuw indienst op basis van BSN, achternaam, e-mailadres, geboortedatum of een combinatie daarvan.
Als drie van deze velden gevuld zijn en de combinatie bestaat bij één bestaande medewerker, dan mag deze medewerker herindienst gemeld worden.
- Vul de geboortedatum van de medewerker in bij Geboortedatum.
- Vul het burgerservicenummer van de medewerker in bij Burgerservicenummer.
- Klik op: Volgende.
Verplichte velden worden aangegeven met een *.
- Vul de communicatiegegevens in.
- Vul de persoonsgegevens in.
Het burgerservicenummer (BSN) is standaard verplicht, tenzij hierop is afgeweken in de context Persoon op het betreffende profiel.
In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum en BSN. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Dit betekent dat je de volgende medewerkers niet kunt vastleggen in InSite: anonieme medewerker, medewerker die AOW-leeftijd heeft bereikt en doorwerkt, stagiair die een vastloner wordt, medewerker met witte en groene tabel.
- Vul de bankgegevens in.
- Vink Automatisch gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite.
Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
Als je dit veld aanvinkt bij een Payroll Cloud werkgever, dan wordt het veld InSite in de eigenschappen van de gebruiker uitgevinkt.
Bij Flex is dit niet het geval. Dan moet ook het veld Toegang InSite nog worden aangevinkt. Dit veld is alleen met de Flex-activering beschikbaar.
Als de medewerker in de Autorisatie Tool staat met werk e-mailadres, dan kan je in het profiel niet het privé e-mailadres selecteren. Deze kan niet worden overgenomen naar de Autorisatie Tool.
- Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket.
In het indienstprofiel is onder de context Medewerker het veld Uitnodigen voor AFAS Pocket beschikbaar gemaakt. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Automatisch gebruiker aanmaken is aangevinkt bij het indienst melden.
- Je legt persoonsdocumenten, zoals een identiteitsbewijs, loonbelastingverklaring en verklaring omtrent het gedrag (VOG) direct vast bij het indienst melden van een medewerker in InSite. Door het vullen van een vervaldatum laat je via een signaal de medewerker eenvoudig weten dat de einddatum nadert of is verstreken.
Voor de verblijfsvergunning, identiteitsbewijs, tewerkstellingsvergunning en VOG is een aparte context beschikbaar in het profiel die je kunt inrichten. Het veld voor de loonbelastingverklaring vind je onder de context Medewerker.
- Klik op: Volgende.
- Vul de contractgegevens in:
- Vul de Begindatum contract in.
- Vul de overige velden. De keuze voor de juiste cao/arbeidsvoorwaarde en werkgever is hierbij erg belangrijk.
Let op:
Profit verloont alleen
soort medewerkers van het type Personeelslid, Ondernemer - met salaris, Stagiair - met salaris/stagevergoeding en Expat. Hierdoor zullen deze medewerkers ook automatisch meegaan in de Loonaangifte. - Vul de begindatum van het contractketen voor de Wet Werk en Zekerheid in bij Begindatum contractketen.
Bij meerdere tijdelijke contracten vult Profit automatisch een begindatum in, ondanks dat je dit niet hebt gevuld in het profiel. Dus als een medewerker meerdere tijdelijke contracten heeft, dan wordt dit veld automatisch gevuld. Als de medewerker één contract voor bepaalde tijd heeft, dan wordt geen datum gevuld.
Raadpleeg de help over Wet Werk en Zekerheid voor meer informatie over de vastlegging van een contractketen.
- Selecteer het ketennummer als dit van toepassing is.
Bij een contract voor bepaalde tijd is het veld verplicht.
- Vink Schriftelijke arbeidsovereenkomst aan, als er sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Meer informatie hierover, vind je hier.
- Selecteer de Organisatorische eenheid en de Functie van de medewerker.
Je kunt hierbij alleen kiezen uit functies die bij de werkgever bekend zijn.
Als je een formatieplaats selecteert, zal Profit direct de bijbehorende organisatorische eenheid en functie overnemen. Profit neemt ook de kostenplaats en -drager over, als je kostenplaatsen en -dragers gebruikt.
- Leg het rooster vast, je hebt de volgende mogelijkheden:
- Uren per dag, gelijke weken.
- Uren per dag, wisselende weken. Als je kiest voor Uren per dag, wisselende weken, dan vul je de velden voor de cyclus in:
a. Vul het aantal wisselende weken in bij Aantal weken.
b. Vul de week in waarmee de cyclus begint bij Begin met week.
- Onder de activering Onderwijs kun je niet kiezen voor Uren per dag maar voor FTE per dag, gelijke weken.
- Vink Oproepovereenkomst aan als de medewerker werkt als oproepkracht. Min/max contracten vallen hier ook onder, omdat er over het min/max gedeelte geen loondoorbetalingsverplichting bestaat.
- Vink Jaarurennorm aan als bijvoorbeeld sprake is van een seizoensgebonden medewerker. De overeenkomst geeft aan dat de medewerker in ieder geval een X aantal uren op ‘Jaarbasis’ zal werken, maar wel evenredig salaris geniet over deze periode. Het heet een jaarurennorm, maar het gaat om een afspraak op aantal uur met tijdvak langer dan een maand.
- Selecteer het Soort salaris, dit bepaalt welke velden je in deze stap moet invullen.
- Als je eerder hebt gekozen voor Uurloon of Vast salaris vul je het veld Salaris. Bij een schaalsalaris voer je de volgende stappen uit:
- Leg Soort loonschaal en Loonschaal vast. Je kunt alleen gegevens selecteren die corresponderen met de geselecteerde Periodetabel. Bovendien moet het Cao-type van de loonschaal overeenkomen met het cao-type van de cao van de medewerker.
- Selecteer de trede van de loonschaal.
- De trede is afhankelijk van de leeftijd die de betreffende medewerker heeft op de begindatum van deze salarisregel (dus niet de leeftijd op de huidige datum). Als de medewerker door zijn leeftijd nog in een leeftijdstrede valt, wordt alleen deze trede weergegeven. Als een medewerker buiten de leeftijdstreden valt, verschijnen de functiejarentredes.
- Als je de trede niet kunt selecteren, moet je controleren of de tredes zijn toegevoegd aan de geselecteerde loonschaal. Controleer ook de geldigheidsduur van de loonschaal.
- Stel een eventuele toeslag in. Als je een percentage wilt vastleggen, vink je Toeslag % aan. Zo niet, dan leg je een bedrag vast.
Bij full- en parttimers kies je voor Schaalsalaris of Vast salaris. Bij de overige dienstbetrekking kies je voor Schaal uurloon of Uurloon.
Profit berekent bij een vast salaris automatisch het jaarloon BT voor het belasten van loonbestanddelen tegen bijzonder tarief in Profit Payroll.
- Klik op: Volgende.
- Vul de gegevens van de instanties in.
De instanties die niet beschikbaar zijn bij de werkgever kun je niet selecteren. De instanties voeg je eerst toe bij de werkgever. Instanties die op alle medewerkers van toepassing zijn, zoals de Belastingdienst, neemt Profit automatisch op. Deze selectie kun je niet ongedaan maken.
Als een instantie bij de werkgever een einddatum heeft, kun je deze instantie na de einddatum niet meer selecteren bij de medewerker. Als je toch de instantie wilt toevoegen, stel je de gewenste code handmatig in.
Je kunt eventueel een pensioennummer invullen. Je vult voor de pensioenaanlevering van APG en PGGM geen pensioennummer in. Voor de pensioeninstanties APG en PGGM bepaalt Profit namelijk het pensioennummer automatisch in het veld Extern identificatienummer op het tabblad Dienstverband onder de eigenschappen van het contract.
- Klik op: Toevoegen.
Als je nog geen gebruikers hebt ingericht voor het beoordelen, dan kun je het toevoegen van de nieuwe medewerker niet voltooien. Profit maakt in dit geval de medewerker wel al aan. Na het toevoegen van een gebruiker voor het beoordelen, meld je de medewerker opnieuw in dienst.
Medewerker opnieuw in dienst nemen (Profit)
Herintredende medewerkers zijn al bekend in Profit, daarom kun je deze direct in dienst melden.
Als je een medewerker uit dienst meldt, blijft deze aanwezig in Profit. Als de medewerker weer in dienst komt, kun je deze direct in dienst melden. Je hoeft een herintredende medewerker dus niet opnieuw toe te voegen, je meldt deze alleen in dienst.
Let op:
Als een medewerker in dienst treedt bij een andere werkgever, moet je deze altijd bij de oude werkgever uit dienst melden en bij de nieuwe werkgever in dienst melden.
De onderstaande uitleg is beperkt tot uitleg die voor 'herintreders' van belang is, zie verder de uitleg van Medewerker in dienst melden.
Medewerker opnieuw in dienst nemen:
- Ga naar: HRM / Medewerker / In dienst.
- Profit toont een weergave met medewerkers zonder geldig contract. Dit zijn nieuwe medewerkers en medewerkers waarbij in het meest recente contract Datum uit dienst is gevuld.
- Selecteer de medewerker.
- Klik op: Volgende.
- Doorloop de wizard. en vul de gegevens in. Je kunt geen salarisrekening vastleggen, omdat Profit de oude betalingsgegevens gebruikt. Deze kun je wel wijzigen.