Facturen massaal afwijkend verstrekken

Je kunt via de Output-wizard facturen massaal afwijkend verstrekken. Dit doe je bijvoorbeeld als je in verband met een actie een ander factuurrapport hebt gemaakt en je wilt dit deze week gebruiken in plaats van het standaard rapport.

Je kunt de geselecteerde facturen:

• allemaal e-mailen als pdf en/of als e-factuur, of allemaal afdrukken,
• als een specifiek afwijkend rapport sturen
• met een afwijkend berichtsjabloon e-mailen
• allemaal wel of niet in de dossiers van de relaties opslaan.

Ook na het afwijkend verstrekken via de Output-wizard zijn de regels 'Volledig verwerkt'.

Als je via de Output-wizard de creditfacturen ook wilt e-mailen, dan moet je dit hebben toegestaan in de instellingen.

Facturen afwijkend verstrekken via Output-wizard:

1. Ga naar:
   • Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur
   • Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen
   • Projecten / Facturering / Facturen
   • CRM / Cursusmanagement / Facturering / Facturen.
2. Open de weergave Niet verwerkte facturen om alleen de niet verwerkte facturen te zien of open de weergave Alle facturen.
3. Selecteer de regel(s):
   1. Klik op: Regels selectie tonen (Ctrl+S).

      

   2. Vink de regels één voor één aan (of klik op Ctrl+A om alle regels in één keer te selecteren).

1. Klik op de actie: Output.
2. Vink eventueel Alleen nog niet verwerkte [offertes/orders/ontvangsten/pakbonnen/facturen e.d.] Verwerken aan om die regels te verwerken die nog niet afgedrukt/gemaild zijn.

   Let op: 

   Normaal is een offerte, etc. volledig verwerkt als deze verstrekt is op de manier die bij de Voorkeur verstrekkingswijze bij de relatie staat ingesteld. Als je de regel via de Output-wizard verwerkt via Afwijkend verstrekken wordt de regel ook als Volledig verwerkt aangevinkt. Uitzondering hierop is de afwijkende verstrekkingswijze In dossier zetten.

3. Selecteer eventueel een andere printer.
4. Selecteer eventueel een andere printerlade.
5. Vink Afwijkend verstrekken aan.
6. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF.

   Bij facturen heb je ook nog de opties E-mail PDF + E-factuur (UBL) en E-mail PDF + E-factuur (DICO).

   De opties Factuur en DICO in dossier plaatsen en Factuur en UBL in dossier plaatsen werken hetzelfde als de verstrekkingswijze In dossier zetten, behalve dat daarbij ook de UBL/DICO-bijlage wordt gegenereerd en in het dossieritem geplaatst. Alleen bij afwijkend verstrekken zie je deze opties.

7. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel staat ingesteld).
8. Selecteer een berichtsjabloon, als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mail-opties hebt geselecteerd.
9. Stel eventueel de overige velden in.
10. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu een overzicht van welke regels op welke manier verstrekt zullen worden.

11. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze Afdrukken en klik op de actie Afdrukvoorbeeld, als je wilt zien hoe het rapport eruit ziet.
12. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze E-mailen en klik op de actie E-mail voorbeeld.
13. Sluit het voorbeeld.
14. Klik op: Voltooien.
15. Klik op: OK in de melding dat de verwerking gereed is.

    In de weergave zie je dat de vinkjes in de velden Afgedrukt, Dossier, Gemaild en Voll. verw. (volledig verwerkt) aan staan, als je deze velden aan de weergave hebt toegevoegd en naar gelang de verstrekking die je hebt gedaan.

     Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Bij de meeste rapporten moet je de afdruktaak afhandelen om het rapport af te drukken.

    Als het rapport niet wordt afgedrukt, kijk dan eerst of je de taak nog moet afhandelen..