Abonnementsfactuur verstrekken

Je kunt kiezen hoe je de facturen verstrekt: facturen handmatig afdrukken, een enkele factuur e-mailen of meerdere facturen massaal verstrekken op de manier die de voorkeur van de relatie heeft, via de Output-wizard.

Deze keuzes heb je ook bij de andere rapporten zoals offertes, orders, rekeningoverzichten, etc.

Beschrijving

Sales_Factuur verstrekken (Beschr) (10)

Je kunt de facturen massaal verstrekken. Daarbij houdt Profit rekening met de voorkeur van de verkooprelatie. Dit bespaart je tijd en moeite: je genereert de facturen en verstrekt ze in één keer.

Daarnaast kun je de specifieke acties gebruiken voor E-mailen en Afdrukken. Bij e-mailen kun je slechts één factuur verstrekken. Bij afdrukken meerdere.

Als je e-factuur hebt ingericht in de omgeving en bij de verkooprelatie, verstrekt Profit bij het massaal verstrekken en via de e-mailen-actie automatisch een e-factuur. Een e-factuur in Profit is een elektronische factuur van het formaat UBL 2.1. Als de software van de verkooprelatie/debiteur dit formaat ondersteunt kan hij de e-factuur direct als inkoopfactuur inlezen in de financiële administratie en verwerken.

Na het uitvoeren via de Output-wizard krijgen de facturen de status Volledig verwerkt en daarnaast Gemaild als de factuur via e-mail verstrekt is.

Profit verstuurt alle e-mail via de e-mailserver. Dit maakt het mogelijk dat je terug kunt zien wat en wanneer iets gemaild is. Als de e-mail door de e-mailserver correct verzonden is, zet Profit de factuur op de status Gemaild.

Een creditfactuur wordt niet automatisch gemaild. Een creditfactuur wil je doorgaans per stuk beoordelen en kun je daarom standaard alleen e-mailen via de actie E-mailen. Als je wel meerdere creditfacturen automatisch wilt e-mailen (via de Output-wizard), dan moet je dit eerst toestaan in de module-instellingen.

Voorbereiding

Manieren om abonnementsfacturen te verstrekken

Hieronder staan diverse manieren om abonnementsfacturen te verstrekken. Deze manieren komen sterk overeen met het standaardproces voor het verstrekken van verkoopfacturen.

Massaal verstrekken

Via de Output-wizard kun je massaal facturen verstrekken op basis van een selectie. Iedere factuur wordt verstrekt op de manier die de voorkeur van de verkooprelatie heeft: e-mail of afdruk.

Zie ook:

Massaal afwijkend verstrekken

Je kunt via de Output-wizard facturen massaal afwijkend verstrekken. Dit doe je bijvoorbeeld als je in verband met een actie een ander factuurrapport hebt gemaakt en je wilt dit deze week gebruiken in plaats van het standaard rapport.

Zie ook:

E-facturen e-mailen

Je kunt een factuur verstrekken als e-factuur. Dit wil zeggen dat de verkooprelatie/debiteur via e-mail twee bestanden ontvangt: een pdf-bestand en een UBL-bestand.

Facturen handmatig e-mailen

Verstrekken via OutSite-portal

Je kunt facturen (en verkooporders en pakbonnen) verstrekken via de portal in OutSite. Profit verstuurt hierbij een e-mailbericht aan de verkooprelatie met een hyperlink naar de factuur in de klantportal. Het e-mailbericht bevat geen bijlage.

Zie ook:

Factuur afdrukken

Je kunt rapporten (offertes, orders, facturen, etc.) selecteren in de weergave en afdrukken op papier.

Opnieuw afdrukken van abonnementsfactuur

Je kunt de abonnementsfacturen en pro forma abonnementsfacturen altijd opnieuw afdrukken, ook na doorboeking naar de financiële administratie. Via deze functie kun je ook de nog niet eerder afgedrukte facturen afdrukken.

Opnieuw afdrukken (pro forma) abonnementfacturen:

  1. Ga naar:
    • Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen
    • Abonnementen / Facturering / Facturen.
  2. Filter eventueel zodat je alleen de regels ziet die je nogmaals wilt verstrekken.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Bij de meeste rapporten moet je de afdruktaak afhandelen om het rapport af te drukken.

    Als het rapport niet wordt afgedrukt, kijk dan eerst of je de taak nog moet afhandelen..

  3. Klik op de actie: Output.
  4. Je kunt aangeven dat je alleen nog niet verwerkte offertes, orders, /ontvangten, pakbonnen, facturen enz. wilt verwerken.

    Let op:

    Normaal is een document (zoals een offerte) volledig verwerkt als dit verstrekt is op de manier die bij de Voorkeur verstrekkingswijze bij de relatie staat ingesteld. Als je de regel via de Output-wizard verwerkt via Afwijkend verstrekken, wordt de regel echter ook als Volledig verwerkt aangevinkt.

  5. Selecteer eventueel een andere printer en printerlade.
  6. Vink Afwijkend verstrekken aan, als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de verkoop-/inkooprelaties is ingesteld.
    1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
    2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel is vastgelegd).
    3. Selecteer een berichtsjabloon, als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mailopties hebt geselecteerd.
  7. Vink Opslaan in dossier aan, als je de verzonden rapporten wilt opslaan in het dossier van de relatie(s).
  8. Selecteer bij Sortering de manier van sorteren voor afdrukken.
  9. Vink Aflopend aan om de rapporten van hoog naar laag te sorteren.
  10. Klik op: Volgende. Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

    Je ziet nu een overzicht van welke regels op welke manier verzonden zullen worden.

    1. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze Afdrukken en klik op de actie Acties / Afdrukvoorbeeld om het rapport te controleren.
    2. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze E-mailen en klik op de actie Acties / E-mail voorbeeld.
    3. Sluit het voorbeeld.
  11. Klik op: Opslaan en sluiten.
  12. Klik op: OK. bij de melding dat de verwerking gereed is.

    De velden Afgedrukt, Dossier, Gemaild, Voll. verw. en Verstrekt via eVerbinding zijn aangevinkt als je de corresponderende verstrekking hebt gedaan. Deze velden zijn alleen zichtbaar als je deze aan de weergave hebt toegevoegd.

Je kunt de verzonden e-mailberichten controleren.

Zie ook