Orderteksten

Een ordertekst is een verzameling vrije velden waarin je tekst kunt opnemen die je vervolgens gebruikt bij het verstrekken in het inkoop- en verkoopproces. Het gaat om redelijk standaard teksten die grotendeels hergebruikt kunnen worden, zoals verwijzingen naar de algemene voorwaarden en de klantportal in verkoopoffertes en inkoopoffertes.

Je neemt de ordertekst op in je rapporten en berichtsjablonen. Ook kun je de orderteksten tonen bij bijvoorbeeld een offerteaanvraag in OutSite. Dit moet je eerst inrichten.

Voordelen ten opzichte van een item van het type tekst zijn dat je in een ordertekst meerdere teksten combineert en dat je ze overal in een rapport kunt plaatsen terwijl het itemtype tekst alleen een regel in een rapport is.

Je kunt orderteksten in het hele in- en verkooptraject gebruiken. In de volgende stap van het traject wordt de ordertekst uit de voorgaande stap overgenomen.

Als je een ordertekst aan een project koppelt, haalt Profit in een inkoopofferte de tekst uit het project. Hierdoor krijgt niet alleen één bepaalde inkoopofferte met de daarop volgende inkooporder dezelfde ordertekst, maar krijgen alle inkoopoffertes bij het project automatisch dezelfde ordertekst. Dit werkt alleen vanaf inkoopoffertes.

Zodra je een ordertekst aan een project koppelt, maakt Profit een kopie van de originele ordertekst speciaal voor dat project. Dit vergemakkelijkt het beheren van de orderteksten.

Voorbereiding

• Ordertekst inrichten voor Ordermanagement

Nieuwe ordertekst met standaard teksten toevoegen

Voeg orderteksten toe die je gaat gebruiken in het inkoop- en verkoopproces en projecten.

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Ordertekst.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de Omschrijving.
4. Klik op: Voltooien.

   

5. Vul de vrije velden in. Deze zie je alleen als je het tabblad geautoriseerd hebt.
6. Klik op: Voltooien.

Ordertekst in inkoop- en verkoopproces instellen

Je selecteert de ordertekst in de boekingslay-out handmatig. Deze procedure geldt voor alle stappen in het inkoop- en verkoopproces.

Het is ook mogelijk in de inkoopofferte de orderteksten uit het gekoppelde project te gebruiken.

Handmatig ordertekst in boekingslay-out selecteren:

1. Voeg een verkoopofferte toe. (Of een andere stap in het inkoop- of verkoopproces, niet zijnde een inkoopofferte voor een project).
2. Ga naar het toegevoegde tabblad met de ordertekst-velden. In het voorbeeld het tabblad Ordertekst.
3. Selecteer bij Ordertekst handmatig een ordertekst.

   Je kunt de velden van de ordertekst hier niet wijzigen. Dit kan wel via de Ordertekst-weergave.

4. Vul de regels.
5. Sla de verkoopofferte op.

Ordertekst wijzigen via weergave

Je kunt orderteksten wijzigen en/of kopiëren via de weergave. Als je een project gekoppeld hebt, kun je de ordertekst ook via het project wijzigen.

Het is niet mogelijk via het wijzigen in de weergave een project te koppelen aan een ordertekst. Dit kan alleen vanuit het project.

Bestaande ordertekst wijzigen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Ordertekst.
2. Open de ordertekst.
3. Wijzig de omschrijving.
4. Ga naar het vrije tabblad. Bijvoorbeeld Ordertekst. Deze zie je alleen als je voor het tabblad geautoriseerd hebt.
5. Wijzig de velden.
6. Klik op: Voltooien.

Ordertekst kopiëren en wijzigen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Ordertekst.
2. Selecteer een ordertekst.
3. Klik op de actie: Kopiëren ordertekst.
4. Wijzig eventueel de omschrijving.
5. Klik op: Volgende.
6. Wijzig de teksten.
7. Klik op: Voltooien.

Ordertekst in OutSite raadplegen

In OutSite kan de inkooprelatie de ordertekst in de offerteaanvraag raadplegen. Dit moet eerst ingericht zijn.

1. Open OutSite.
2. Ga naar de offerteaanvraag.

   

   Je ziet dat de vrije velden en het tabblad voor ordertekst ook in OutSite zichtbaar zijn.