Orderteksten in projecten

Een ordertekst is een verzameling vrije velden waarin je tekst kunt opnemen die je vervolgens gebruikt bij het verstrekken in het inkoop- en verkoopproces. Het gaat om redelijk standaard teksten die grotendeels hergebruikt kunnen worden, zoals verwijzingen naar de algemene voorwaarden en de klantportal in verkoopoffertes en inkoopoffertes.

Als je een ordertekst aan een project koppelt, haalt Profit in een inkoopofferte de tekst uit het project. Hierdoor krijgt niet alleen één bepaalde inkoopofferte met de daarop volgende inkooporder dezelfde ordertekst, maar krijgen alle inkoopoffertes bij het project automatisch dezelfde ordertekst. Dit werkt alleen vanaf inkoopoffertes.

Zodra je een ordertekst aan een project koppelt, maakt Profit een kopie van de originele ordertekst speciaal voor dat project. Dit vergemakkelijkt het beheren van de orderteksten.

Je neemt de ordertekst op in je rapporten en berichtsjablonen. Ook kun je de orderteksten tonen bij bijvoorbeeld een offerteaanvraag in OutSite. Dit moet je eerst inrichten.

Voordelen ten opzichte van een item van het type tekst is dat je in een ordertekst meerdere teksten combineert en dat je ze overal in een rapport kunt plaatsen terwijl het itemtype tekst alleen een regel in een rapport is.

Je kunt orderteksten in het hele in- en verkooptraject ook zonder de koppeling met een project gebruiken.

Voorbereiding

• Ordertekst inrichten voor Projecten

Werkwijze

• Tekst als artikel toevoegen
• Orderteksten toevoegen

Nieuwe ordertekst met standaard teksten toevoegen

Voeg orderteksten toe die je gaat gebruiken in het inkoop- en verkoopproces en projecten.

1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Inrichting / Ordertekst.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de Omschrijving.
4. Klik op: Voltooien.

   

5. Vul de vrije velden in. Deze zie je alleen als je het tabblad geautoriseerd hebt.
6. Klik op: Voltooien.

Ordertekst koppelen en wijzigen in project

Als je een ordertekst koppelt in een project, geldt deze voor alle inkoopoffertes (en de daarop volgende stappen in het proces) die je voor het project aanmaakt.

Bij het koppelen wordt de orginele ordertekst gekopieerd.

Ordertekst koppelen en wijzigen in project (Profit Windows):

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van het project.
3. Ga naar het tabblad: Status.
4. Selecteer bij Ordertekst de te koppelen ordertekst.
5. Klik op: Onderhouden om de standaard ordertekst te wijzigen.

   Je kunt de ordertekst hier wijzigen of in de Ordertekst weergave.

6. Sla de gegevens op als dit gevraagd wordt.

Als je nu de orderteksten raadpleegt in de Ordertekst-weergave, zie je dat de originele ordertekst is gekopieerd met een koppeling naar het project.

(Andere) Ordertekst koppelen in project (InSite):

Mits het veld Ordertekst zichtbaar is gemaakt in het projectprofiel, kun je ook in InSite een andere ordertekst koppelen.

1. Open InSite.
2. Ga naar: Projecten.
3. Klik op: Nieuw project en voeg een project toe op basis van een projectprofiel.

   Of, als je de gekoppelde ordertekst wilt wijzigen: Open de eigenschappen van een bestaand project en klik op Aanpassen.

4. Ga naar het kader of het tabblad: Status.
5. Selecteer bij Ordertekst een ordertekst.
6. Sla de wijzigingen op.

Ordertekst in inkoopoffertes vanuit het project gebruiken

Je selecteert in een inkoopofferte het project waar deze bijhoort, het project waarin je de ordertekst hebt gekoppeld. De vrije velden worden gevuld met de ordertekst van het gekoppelde project. In de volgende stappen in het inkoopproces (bestelvoorstel, inkooporder) wordt de ordertekst overgenomen.

Het is ook mogelijk, als je niet vanuit de aan een project gekoppelde inkoopofferte wilt werken, handmatig een ordertekst te selecteren in de onderdelen van het inkoop- en verkoopproces.

Ordertekst vanuit Project instellen in inkoopofferte:

In dit voorbeeld voeg je een inkoopofferte met offerteaanvraag toe voor een project.

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopofferte.
2. Voeg een inkoopofferte zonder debiteur toe.
3. Ga naar het toegevoegde tabblad met de ordertekst-velden. In het voorbeeld het tabblad Ordertekst.
4. Selecteer bij Project een project als je de in het project ingestelde ordertekst wilt gebruiken.
5. Bij Ordertekst zie je de ordertekst die in het gekoppelde project is ingesteld. Ook de vrije velden worden gevuld. Je kunt deze velden hier niet wijzigen. Dit kan wel in het project of via de weergave met orderteksten.
6. Vul de offerteregels.
7. Sla de inkoopofferte op. Als je vervolgens een inkooporder toevoegt gebaseerd op deze inkoopofferte, wordt de ordertekst meegenomen.

Zie verder:

• Inkoopofferte met offerteaanvragen toevoegen
• Inkoopofferte aanmaken voor de Bouw

Ordertekst in OutSite raadplegen

In OutSite kan de inkooprelatie de ordertekst in de offerteaanvraag raadplegen. Dit moet eerst ingericht zijn.

1. Open OutSite.
2. Ga naar de offerteaanvraag.

   

   Je ziet dat de vrije velden en het tabblad voor ordertekst ook in OutSite zichtbaar zijn.