Inkoop op website inkooprelatie (OCI-koppeling)
Laat je medewerkers hun interne inkopen direct in de webshop van je inkooprelatie bestellen via de OCI-koppeling. Profit zorgt er vervolgens voor dat deze netjes in de inkoopaanvraag en vervolgens in de inkooporder terechtkomen. Dat scheelt je tijd en moeite!
Je hoeft zo bij OCI geen uitgebreide administratie van artikelen voor je inkoopaanvragen meer bij te houden. De juiste gegevens van de artikelen inclusief prijs- en hoeveelheidsafspraken komen namelijk automatisch mee met de OCI-koppeling. En als het artikel al was geregistreerd in Profit wordt het automatisch bijgewerkt qua prijs.
De artikelen van de leverancier komen beschikbaar in Profit.
Profit maakt de inkoopaanvraag en via de workflow kun je deze goedkeuren en er een inkooporder van maken.
De inkooporder kan vervolgens via webservices als XML-order naar de inkooprelatie verstuurd worden. Als XML-orders niet ondersteund worden door de inkooprelatie, kun je ook via e-mail een pdf verstrekken.
|
Inhoud |
Voorbereiding
Via InSite Bestellen in webshop inkooprelatie
- Open InSite.
- Ga naar: Inkoop.
- Klik op: Inkoopportaal.
- Klik op: OCI-profielen.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Bijvoorbeeld Externe webshops.
- Selecteer of filter op het juiste OCI-profiel. Doorgaans zal dit de naam van de inkooprelatie met eventueel een toevoeging van je eigen vestiging zijn.
Je wordt nu doorgelinkt naar de webshop van de inkooprelatie.
- Bestel het artikel in de webshop.
- Ga naar het winkelwagentje.
- Raadpleeg wat je besteld hebt.
- Afhankelijk van de webshop keer je terug naar InSite via:
- Bij Bidfood: Klik op Controleer en vervolgens op Exporteer.
- Bij ARP: Klik op Overname in het inkoopsysteem.
- Bij Manutan: Ga terug naar uw inkoopsysteem.
- Bij Technische Unie:
- etc.
Vervolgens kom je in InSite waar de bestelde artikelen als regels zijn toegevoegd aan je bestaande of nieuwe inkoopaanvraag.
- Selecteer eventueel een boekingslay-out als je die keuze krijgt.
Je ziet nu de inkoopaanvraag met meerdere regels, voor twee verschillende inkooprelaties in dit geval.
- Vul de verplichte gegevens aan als die nog niet zijn gevuld.
- Klik op: Opslaan als je (later) nog meer wilt bestellen. Of klik op de actie Aanvraag insturen als de inkoopaanvraag volledig is.
- Klik als je de aanvraag hebt ingestuurd, op Ja bij de vraag.
De aanvraag gaat vervolgens de workflow in.
- Als de aanvraag is goedgekeurd, kan vervolgens onder andere op de actie: Inkooporders aanmaken en versturen geklikt worden.
Profit verstuurt dan de inkooporders aan de juiste inkooprelaties, hetzij via XML-order hetzij via e-mail.
Profit voegt nu ook de artikelen toe aan of de voorkeursartikelgroep of de gekoppelde afwijkende artikelgroepen als je die hebt ingesteld. Als het artikel al voorkwam in Profit, wordt deze bijgewerkt met de ontvangen gegevens van de inkooprelatie. Je kunt het artikel raadplegen.
Inkooporder raadplegen
- Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder.
Hier zie je de verzonden inkooporders. Als via de verstrekkingswijze E-mail + pdf is verstuurd, zie je dat Gemaild is aangevinkt.
Als je via XML-order hebt verstuurd, zie je in de (aangepaste) weergave ook de status van het bericht dat is verzonden:
Lees hier hoe je een 
cXML-inkooporder kunt raadplegen.
Verzonden OCI-bericht raadplegen
Controleer eventueel of Profit het bericht via e-mail of de communicatieservice (de xml) correct heeft verzonden.
Als er in het communicatiebericht geen fout staat dan is hij succesvol verzonden en heeft de ontvangende partij geen fout teruggegeven. Je kan er dan vanuit gaan dat het vanuit onze kant verstuurd is. Een retourbericht is dan ook niet nodig, als er een fout terugkomt dan staat dit meteen in dit communicatiebericht.
Als de ontvangende partij dus zegt dat hij niet ontvangen is, terwijl er in het communicatiebericht staat dat hij succesvol verzonden is, dan is er bij de ontvangende partij wat fout gegaan na het ontvangen.
Zie ook:
- Verzonden e-mailberichten controleren (Historie)
- Communicatielog raadplegen
- Verzonden e-mailberichten controleren (Historie)