Begroten in een begrotingsomgeving

Je kunt in Profit een meerjarenbegroting maken voor de loonkosten voor toekomstige jaren op basis van de nu bekende cijfers (franchises, belastingschijven, loonschalen, enzovoort).

Inhoud

Beschrijving

In de begrotingsomgeving (budgetomgeving) kun je een meerjarenbegroting maken voor de loonkosten voor toekomstige jaren op basis van de nu bekende cijfers (franchises, belastingschijven, loonschalen, enzovoort). Je kunt in de cao op elk gewenst niveau afwijken, bijvoorbeeld op parameters, loonschalen en salaristabellen die door AFAS worden onderhouden. In de Profit CAO's bevatten de looncomponenten, loonschalen en salaristabellen geen einddata. Je kunt in je eigen looncomponenten, loonschalen en salaristabellen de einddatums verwijderen zodat Profit deze meeneemt in de begroting.

Door het begroten uit te voeren zal Profit de opgegeven toekomstige perioden verwerken op basis van de huidige cijfers.

Zekere mutaties

In de begrotingsomgeving voer je zekere mutaties in voor het begroten. Zekere mutaties zijn mutaties waarvan het vast staat dat ze in de toekomst gaan plaatsvinden. Voorbeelden van zekere mutaties zijn:

Een afdeling stopt en daarom gaan de medewerkers over naar een andere organisatorische eenheid.
Een medewerker wordt tijdens de begrotingsperiode 65 jaar en kun je uit dienst melden.
Aan het einde van het jaar journaliseer je het verlofsaldo niet meer en zet je daarom stop.
Voor de uurloners en vastloners kun je de loonmutaties boeken.

Als één of meerdere van de looncomponenten 'Reservering verlof uit HRM in geld' is geactiveerd in de looninrichting, dan zal de reservering van het verlof enorm op lopen gedurende de begroting. Er zijn namelijk geen (of weinig) verlofboekingen vastgelegd in de toekomst. Indien dit niet is gewenst, dan kun je de looncomponent 100.009.512 'Uurloonberekening tbv verlofsaldo HRM' deactiveren. Om geen ongewenste TWK te krijgen, kun je de looncomponent deactiveren met de datum na de begindatum van de begroting.

In plaats van loonmutaties te boeken voor uurloners (oproepkrachten), kun je uurloners ook als vastloners vastleggen. Hierdoor hoef je geen loonmutaties te boeken.

Na het invoeren van de zekere mutaties kun je een reservekopie maken, om de zekere mutaties voor meerdere scenario's te gebruiken.

Scenario's

Je kunt in Profit verschillende scenario's begroten. Voorbeelden van scenario's zijn:

Verhoging of verlaging van de sociale lasten
Je kunt op cao-niveau afwijken op parameters, loonschalen en salaristabellen.
Toename personeel
Je kunt medewerkers in dienst melden als je deze wilt toevoegen aan de begroting.
Afname personeel
Je kunt medewerkers uit dienst melden als je het aantal medewerkers in de begroting wilt verminderen.

Om verschillende scenario's te begroten kun je meerdere reservekopieën terugzetten.

Onderwijs

De onderwijssector maakt gebruik van lumpsumfinanciering. Scholen krijgen één totaalbedrag tot hun beschikking voor personele en materiële uitgaven, die ze naar eigen inzicht mogen besteden. De lumpsumfinanciering maakt het noodzakelijk dat je een meerjarenbegroting van de loonkosten opstelt.

Nieuw jaar

De gekopieerde omgeving van de meerjarenbegroting wordt niet automatisch bijgewerkt op basis van de nieuwe salarisverwerkingen. De gekopieerde omgeving dient in Profit steeds opnieuw aangemaakt te worden.

Voorbereiding

Inrichten meerjarenbegroting

Begrotingsplan toevoegen

In Profit voeg je een begrotingsplan toe in de Begrotingscockpit. In een begrotingsplan leg je vast voor welke werkgever, periodetabel en aantal jaren je de begroting maakt.

Afhankelijk van de opgegeven begrotingsduur bij het toevoegen van een begrotingsplan, genereert Profit een begrotingsplan voor één of meerdere jaren.

Let op:

Voor het uitvoeren van de begroting moet de periodetabel alle benodigde perioden bevatten.

Begrotingsplan toevoegen:

Ga naar: HRM / Payroll / Begrotingscockpit.
Klik op: Nieuw.
Vul de omschrijving in.
Selecteer de werkgever en de periodetabel.
Na het opgeven van de werkgever en de periodetabel bepaalt Profit het eerste jaar van de begroting. Dit is het jaar na de laatst geaccordeerde periode van de gekozen werkgever en periodetabel.
Selecteer het laatste jaar van de begroting.
Klik op: Volgende.
Profit toont de dienstverbanden met een einddatum gedurende de begrotingsperiode.
Selecteer de dienstverbanden waarvan je de einddatum wilt verwijderen.
Klik op: Voltooien.
Profit genereert een begrotingsplan met één of meerdere begrotingsjaren.

Begrotingsplan raadplegen

In de Begrotingscockpit raadpleeg je een begrotingsplan. Je kunt per begrotingsplan de status bekijken.

Een begrotingsplan kan de volgende status hebben:

Niet begroot
Onder de begrotingsjaren zijn geen salarisverwerkingsplannen geaccordeerd.
Gedeeltelijk begroot
Eén of meerdere salarisverwerkingsplannen onder de begrotingsjaren zijn niet geaccordeerd.
Begroot
Alle salarisverwerkingsplannen onder de begrotingsjaren zijn geaccordeerd.

Begrotingsplan raadplegen:

Ga naar: HRM / Payroll / Begrotingscockpit.
Profit toont per begrotingsplan de begrotingsstatus.
Open de eigenschappen van het begrotingsplan.
Ga naar het tabblad: Begrotingsjaar.
Profit toont per begrotingsjaar de begrotingsstatus.
Open de eigenschappen van het begrotingsjaar.
Profit opent de Salarisverwerkingscockpit. In de Salarisverwerkingscockpit kun je de salarisverwerkingsplannen afzonderlijk verwerken en accorderen.

Begroten

Een begrotingsplan kun je in Profit begroten. Tijdens het begroten rekent Profit de begroting door.

Je begroot vanuit de laatste periode van het jaar en begroot automatisch alle perioden van het jaar. Hierdoor begroot je automatisch de niet-verwerkte perioden van het jaar met terugwerkende kracht. Perioden die reeds zijn geaccordeerd, die blijven geaccordeerd.

Let op:

Het begroten van een begrotingsplan is een langdurig proces. Wij adviseren het begroten uit te voeren in de wachtrij en gebruik te maken van verwerkingsgroepen.

Eventuele meldingen onderdrukt Profit tijdens het verwerken. Na het voltooien van het begroten, raadpleeg je met het Begrotingslog de meldingen. Deze meldingen kun je verhelpen.

Tijdens het begroten vindt geen controle plaats op:

Minimumloon
De controle op het minimumloon is uitgeschakeld.
Ouderenvrijstelling
Als de oudervrijstelling onterecht aanstaat tijdens het begroten, dan wordt deze vrijstelling genegeerd.

Een begroting kun je niet uitvoeren over een gebroken jaar. De begroting kun je alleen uitvoeren over een heel jaar. In de output kun je gebruik maken van filters om de perioden van het gebroken boekjaar te tonen. Als sprake is van TWK-mutaties, dan zie je deze terug in de periode waar deze betrekking op hebben en niet in de periode waarin de kosten gemaakt zijn.

Let op:

Tijdens het begroten vindt geen journalisering naar Profit Financieel plaats.

Begroten van begrotingsplan:

Ga naar: HRM / Payroll / Begrotingscockpit.
Selecteer het begrotingsplan.
Klik op de actie: Begroten.
Profit start het begroten van de begrotingsplan.

Begroten van begrotingsjaar:

Ga naar: HRM / Payroll / Begrotingscockpit.
Open de eigenschappen van het begrotingsplan.
Ga naar het tabblad: Begrotingsjaar.
Profit toont per begrotingsjaar de begrotingsstatus.
Selecteer het begrotingsjaar.
Klik op: Acties / Begroten.
Profit start het begroten van de begrotingsjaar.

Opnieuw begroten:

Wijzig de gegevens van de medewerkers.
Ga naar: HRM / Payroll / Begrotingscockpit.
Selecteer het begrotingsplan.
Klik op de actie: Begroten.
Vink Alleen de nog niet begrote medewerkers begroten uit, als je alle medewerkers opnieuw wilt begroten.
Klik op: Ja, als je de periodieken voor alle medewerkers opnieuw wilt toekennen. Bijvoorbeeld als je de loonschalen hebt aangepast.
Je start het begroten van begrotingsplan.

Begrotingslog raadplegen

In het begrotingslog toont Profit de meldingen die tijdens het begroten zijn onderdrukt. Deze meldingen kun je na het begroten verhelpen. Na het verhelpen van de meldingen voer je het begroten opnieuw uit.

Begrotingslog raadplegen:

Ga naar: HRM / Payroll / Begrotingscockpit.
Profit toont per begrotingsplan de begrotingsstatus.
Selecteer het begrotingsplan.
Klik op de actie: Begrotingslog.
Profit toont de meldingen die tijdens het begroten zijn onderdrukt. Via de actie Medewerker open je de eigenschappen van de geselecteerde medewerker om de melding te verhelpen.

Begroting raadplegen

Voor het raadplegen van de meerjarenbegroting kun je gebruik maken van de standaard rapporten en analyses of zelf een analyse toevoegen. Voor alle rapporten en analyses die je raadpleegt voor het begroten, geldt dat je hiervan de vervangende gegevens moet bekijken.

Kostenanalyse

Je kunt geen gebruik maken van de journaalpostanalyse. In plaats hiervan maak je gebruik van de kostenanalyse.

Je genereert de kostenanalyse voor de begroting op basis van de vervangende gegevens van de periode.

Meer informatie: TWK in Kostenanalyse.

Als sprake is van TWK in een periode, dan wordt de TWK ook inzichtelijk gemaakt in de analyse Kostenanalyse. Bij het raadplegen van de kostenanalyse zijn de TWK gegevens te raadplegen in de periode waarop de kosten van de TWK betrekking hebben. In deze geaccordeerde periode heb je dan de volgende extra opties:

Vervangende gegevens van deze periode
Hier kun je de vervangende salarisgegevens van deze periode raadplegen. Dit zijn de gegevens zoals ze voor deze periode moeten zijn, hierbij is dus rekening gehouden met de TWK wijzigingen.
Oorspronkelijke gegevens
Hier kun je de oorspronkelijke salarisgegevens van deze periode raadplegen. Dit zijn de gegevens zoals ze waren nadat de periode geaccordeerd was.
TWK gegevens gestart in periode X
Hier kun je de verschillen raadplegen die door de TWK-mutatie(s) veroorzaakt zijn in de periode waarin de TWK wijziging geïnitieerd is.

Voorbeeld:

De salarissen van januari zijn verwerkt en geaccordeerd. In februari corrigeer je een medewerker voor januari, omdat de medewerker de overuren van januari was vergeten te melden.

Je hebt in de kostenanalyse van januari de volgende keuzemogelijkheden:

Vervangende gegevens van deze periode
Dit zijn de oorspronkelijke gegevens inclusief de overuren die zijn verwerkt in februari.
Oorspronkelijke gegevens
Dit zijn de oorspronkelijke gegevens van januari (exclusief de overuren).
TWK gegevens gestart in periode 2
Dit zijn alleen de overuren.

In de kostenanalyse van februari krijg je deze keuzemogelijkheid niet. Dit is namelijk de periode waarin een TWK gestart is, en niet de periode waarop een TWK betrekking heeft.

Het verschil tussen de Kostenanalyse en de Journaalpostanalyse in verband met TWK:

Inzicht kostenanalyse met TWK
In de kostenanalyse wordt de TWK inzichtelijk gemaakt in de geaccordeerde periode waarvoor de correctie is doorgevoerd, omdat dit de periode is waarop de kosten betrekking hebben. De TWK bedragen worden dus niet zichtbaar in de periode waarin de correctie gestart is, omdat de TWK bedragen geen kosten zijn voor de periode waarin ze gestart zijn, maar voor een vorige, al geaccordeerde periode.
Inzicht journaalpost analyse met TWK
In de journaalpostanalyse worden de TWK correctiebedragen inzichtelijk gemaakt in de periode waarin de TWK gestart is.

Met de Journaalpostanalyse kun je de journaalposten die zijn gemaakt controleren.

Kostenanalyse met TWK raadplegen:

Ga naar:
- HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
- Startmenu / HRM / Payroll / Overzicht / Kostenanalyse.
Selecteer de perioderegel.
Klik op de actie: Output.
Open het overzicht: Kostenanalyse.
Open de gegevens van de periode.
Open de weergave.
De volgorde van de getoonde keuzen is afhankelijk van het veld Journaalposten volgens op het tabblad Journalisering in de eigenschappen van de werkgever.
In de analyse heb je de beschikking over een 'drilldown'-functie. Dat wil zeggen dat je kunt inzoomen op de getoonde regels, zodat de details van een regel zichtbaar worden. Op deze manier krijg je inzicht in hoe de bedragen opgebouwd zijn volgens de journaalstructuur. Je hebt inzicht tot en met het niveau van de looncomponent.
Voorbeeld:

Als je dubbelklikt op een regel met de grootboekrekening 4000 - Bruto loon, dan toont Profit een scherm met daarin de opbouw van het bedrag Bruto loon. Je ziet per medewerker en per looncomponent de bedragen die de journaalpost van de grootboekrekening 4000 - Bruto loon tot gevolg hebben.

Let op:

In de weergaven kun je geen gebruik maken van het standaard filter. Met behulp van sneltoets CTRL+G kun je wel per kolom naar een waarde gaan.

Analyse op gegevensverzameling

Er zijn verschillende mogelijkheden om de daadwerkelijke kosten van de werkgever inzichtelijk te maken in de analyse op basis van de gegevensverzameling Medewerker journaalpost:

Je kunt een looncomponent maken die de waarde van de grondslag Kosten werkgever overneemt.
Je kunt een filter toepassen op de grootboekrekeningen die kosten van de werkgever zijn.
Let op:

Doordat verdeling mogelijk is op looncomponenten, kunnen medewerkers meerdere keren voorkomen in de gegevensverzameling. Je kunt dit oplossen door gegevens in de gegevensverzameling te verdichten.

Met de functionaliteit Budgetten kun je een vergelijking maken tussen de realisatie en de begroting in Profit Financieel.

Zie ook

Jaaroverzicht kosten werkgever

Direct naar