Periode verwerken

Je start de salarisverwerking in de Salarisverwerkingscockpit.

De salarisverwerking kun je ook 's nachts automatisch starten als Geplande taak. Voor het verwerken van de salarissen moet je altijd eerst de taak Periodieken toekennen uitvoeren (anders start de taak voor het verwerken van de salarissen niet). Koppel de geplande taken aan elkaar, zodat de taak Salaris verwerken pas wordt uitgevoerd nadat de taak Periodieken toekennen is uitgevoerd.

Reguliere verwerking

Bij een reguliere verwerking verwerk je de eerstvolgende nog niet verwerkte periode van een of meer werkgevers.

Hierbij kan het voorkomen dat Profit meldt, dat er nog een TWK-periode van een voorgaand jaar moet worden verwerkt.

Periode verwerken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de weergave: Salarisverwerkingsplan (actueel).

   Meer informatie: weergaven in de salarisverwerkingscockpit

   De Salarisverwerkingscockpit biedt de volgende weergaven:

   • Salarisverwerkingsplan (alle)

     In deze weergave worden alle perioden van alle werkgevers getoond. Je ziet in deze weergave dus ook de reeds verwerkte perioden.

   • Salarisverwerkingsplan (actueel)

     Dit is de standaard weergave. In deze weergave worden van alle werkgevers de volgende perioden getoond (de laatste niet-verwerkte of voorlopig verwerkte (correctie)periode). Als je al perioden toevoegt voor het volgende jaar, dan zie je periode 1 van dat betreffende jaar ook in de weergave.

   • Salarisverwerkingsplan (huidig jaar)

     In deze weergave worden alle perioden van het huidige jaar van alle werkgevers getoond. Je ziet in deze weergave dus ook de reeds geaccordeerde en verwerkte perioden.

   • Salarisverwerkingsplan (actueel + laatst geaccordeerd)

     Deze weergave is gebaseerd op de weergave Salarisverwerkingscockpit (actueel) maar toont als extra de laatst geaccordeerde periode. Deze weergave kun je gebruiken als je een werkgever aan het verwerken bent. Nadat een periode is geaccordeerd verdwijnt deze uit de weergave Salarisverwerkingscockpit (actueel). Je kunt deze weergave gebruiken voor de acties die na het accorderen nog uitgevoerd kunnen worden.

3. Selecteer de perioderegel.

   Je selecteert meerdere werkgevers als je deze tegelijk wilt verwerken.

4. Klik op de actie: Verwerken.

   Als Profit meldt dat er nog een voorlopige correctie (TWK-periode) aanwezig is in een vorig boekjaar, dan heb je twee keuzen. Je kunt de verwerking van de huidige periode voortzetten, maar dan zal Profit de voorlopige verwerking uit het voorgaande jaar verwijderen. Je kunt de verwerking ook afbreken en eerst de correctieperiode uit het voorgaande jaar accorderen. Lees de melding goed door en maak een keuze.

   Als nog geen salarisverwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld Alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerken niet beschikbaar. Dit komt omdat Profit bij de eerste verwerking alle medewerkers verwerkt. Als er al wel een voorlopige verwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld aangevinkt. Als je dan op Ja klikt, worden alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerkt.

   

   Je vinkt dit veld ook uit als na een voorlopige verwerking zaken in de looninrichting zijn aangepast die geen direct gevolg hebben voor het loon, bijvoorbeeld de journalisering.

5. Klik op: Uitvoeren.

   Voor het verwerken van de salarissen is een taak in de wachtrij gezet.

   Hier vind je meer informatie over de wachtrij.

6. Klik op: Meer acties / Wachtrij.

   Je ziet voor het verwerken van de salarissen de status Bezig met uitvoeren.

   Als je gebruik maakt van groepsgewijs salarisverwerken, dan maakt Profit meerdere taken tegelijk aan.

   

7. Als de taak is voltooid, dan verandert de status in Succesvol voltooid.

   Als Profit meldt dat het verwerken is voltooid met waarschuwingen, dan zie je de waarschuwingen in het verslag van de verwerkte periode.

   Na het voltooien van de taak, sluit je de weergave.

8. Sluit de weergave.

   De periode die verwerkt is krijgt in de Salarisverwerkingscockpit de status Voorlopig verwerkt.

9. Na de verwerking kun je het verslag van de salarisberekening opvragen, zodat je kunt controleren of alle medewerkers berekend zijn.

   Let op:

   Als je een werkgever selecteert die reeds verwerkt is en je voert de actie Verwerken uit, dan worden alleen de medewerkers verwerkt waarbij mutaties zijn uitgevoerd.

Medewerkers in een niet-verwerkte periode verwerken

Je kunt ook de medewerkers van een niet-verwerkte perioderegel opvragen en afzonderlijke medewerkers verwerken. Het is dus niet nodig om eerst een periode als geheel te verwerken. Dit is uiteraard alleen mogelijk voor de periode die direct volgt op de laatste geaccordeerde periode.

Medewerkers in een niet-verwerkte periode verwerken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de perioderegel.
3. Selecteer de medewerker(s).
4. Klik op de actie: Verwerken.

   Als je één medewerker verwerkt, verwerk je deze niet in de wachtrij. In dit geval zie je een voortgangsscherm van de verwerking:

   

Salarisverwerking via geplande taak

Via een geplande taak kun je de salarisverwerking 's nachts automatisch laten uitvoeren. Dit levert je de volgende voordelen op:

• Je hoeft niet te wachten tot de salarisverwerking klaar is om met je controles verder te gaan.
• Je ziet 's ochtends direct het resultaat van de verwerking.
• Het uitvoeren van de salarisverwerking is een zwaar proces. Doe je dit 's nachts, dan komt dit de performance overdag ten goede.

Om de salarisverwerking automatisch te laten uitvoeren, stel je twee taken in:

• Periodiek toekennen
• Salaris verwerken

Geplande taak Periodiek toekennen

Deze taak plan je in vóór Salaris verwerken. Hiermee ken je nieuwe treden van loonschalen toe aan medewerkers. Het resultaat zie je de volgende dag via de taak in de wachtrij met de actie Taakinformatie.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het taak type Periodiek toekennen.
4. Klik op: Voltooien.
5. Selecteer een werkgever of verwerkingsgroep en selecteer de periodetabel waarmee je verloont.

   Voor administratiekantoren kan het raadzaam zijn om de werkgevers te groeperen in een verwerkingsgroep. Zo kan je op een bepaalde dag in 1 keer een groep klanten verwerken.

6. Selecteer de periodetabel.
7. Klik op: Volgende.
8. Vink de dagen waarop je de taak wilt uitvoeren aan (dus de dagen waarop je ook de salarissen wil verwerken).
9. Vul een tijdstip in. We adviseren een tijdstip tussen 21:00 uur en 23:00 uur (hierna staan vaak al veel andere taken ingepland).
10. Klik op: Voltooien.

Geplande taak Salaris verwerken

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het taak type Salaris verwerken.
4. Klik op: Voltooien.
5. Selecteer een werkgever of verwerkingsgroep en selecteer de periodetabel waarmee je verloont.

   Voor administratiekantoren kan het raadzaam zijn om de werkgevers te groeperen in een verwerkingsgroep. Zo kan je op een bepaalde dag in 1 keer een groep klanten verwerken.

6. Selecteer de periodetabel.
7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer Als een andere taak is uitgevoerd bij Type planning.
9. Selecteer Periodiek toekennen bij Gekoppelde taak.
10. Klik op: Voltooien.