Jaaroverschrijdende TWK

Je kunt in Profit correcties over voorgaande loonjaren doen. Deze correcties worden in Profit jaaroverschrijdende TWK-mutaties genoemd.

Beschrijving

Een jaaroverschrijdende correctie is over het algemeen bedoeld om fouten in het voorgaande jaar te herstellen, waarbij tevens de loonaangifte wordt gecorrigeerd. Bijvoorbeeld salarismutaties, verkeerd ingestelde verzekeringssituaties, wel/niet toepassen van premiekortingen, etc. Voor andere zaken, zoals het achteraf verlonen van uurloners of overwerk, kun je de normale correctieperioden gebruiken. Ook voor cao wijzigingen die met ingang van vorig jaar van kracht worden.

Je kunt niet verder teruggaan met corrigeren dan 2006 en het betreffende jaar, waarvoor je de jaaroverschrijdende correctie wilt verwerken, heb je verloond in Profit.

De Belastingdienst staat het inzenden van correctieberichten ten aanzien van de loonaangifte toe. Als je TWK-mutaties wilt boeken in het voorgaande boekjaar, moet je een correctieregel toevoegen aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar.

Alle of één medewerker verwerken

Je kunt zowel alle medewerkers of één medewerker verwerken en accorderen in een jaaroverschrijdende correctie.

• Kortere verwerkingstijd
• Je hoeft alleen de verwerkte medewerkers te controleren
• Je voorkomt op deze manier ongewenste en/of onterechte herrekeningen bij andere medewerkers.

Profit controleert in een jaaroverschrijdende correctieaangifte altijd alle medewerkers. Het is dus niet zo dat als je in een jaaroverschrijdende correctieperiode maar 1 medewerker hebt geaccordeerd, dat per definitie ook alleen die ene medewerker in de jaaroverschrijdende correctieaangifte wordt meegenomen.

Afhandeling TWK

De afhandeling van een TWK in een vorig jaar hangt af van de verwerkingsstatus van periode 1 van het huidig jaar:

• Periode 1 huidig jaar nog niet geaccordeerd

  Profit handelt de TWK in het voorgaande jaar af.

• Periode 1 huidig jaar wel geaccordeerd

  Profit maakt alleen TWK-mutaties aan in een voorgaand jaar als in dat jaar voor de betreffende werkgever een correctieperiode is vastgelegd.

Voorbeeld:

Het huidige loonjaar is 2025 en je hebt januari, februari en maart al definitief geaccordeerd. Je voert een salarisverhoging door bij een bepaalde medewerker per 1 oktober 2024.

• Als je geen jaaroverschrijdende correctieperiode toevoegt in 2024, dan maakt Profit in april 2024 TWK-mutaties aan voor de perioden januari, februari en maart 2025. Er worden geen TWK-mutaties aangemaakt in 2024.
• Als je wel een jaaroverschrijdende correctieperiode toevoegt in 2024, dan maakt Profit TWK mutaties aan voor de betrokken perioden in 2024 (oktober, november en december) en 2025 (januari, februari en maart).

Let op:

Wees voorzichtig met het aanpassen van grondslagen en lijstbegrippen. Looncomponenten die hierop intellen zijn namelijk niet datumafhankelijk, en kunnen dus ook gelden voor voorgaande loonjaren waarin je een jaaroverschrijdende TWK-mutatie hebt ingevoegd.

Status verwerking

Als je gebruik maakt van een geplande taak voor het verwerken van de salarissen van de reguliere periode, dan wordt de status van de Jaaroverschrijdende correctieperiode automatisch op Niet verwerkt gezet bij het afhandelen van de geplande taak.

Als je reguliere handmatig verwerkt, geeft Profit hiervoor een waarschuwing. Bij het uitvoeren van de geplande taak wordt de status automatisch teruggezet naar Niet verwerkt.

Als een jaaroverschrijdende correctieperiode openstaat, is het niet meer mogelijk om ook de actuele periode te verwerken. Bij het verwerken van de actuele periode bij een voorlopig verwerkte jaaroverschrijdende correctie, verschijnt de volgende melding: "In boekjaar 20XX is een voorlopig verwerkte correctie aanwezig bij werkgever ‘XX'.

Als je de jaaroverschrijdende correctie accordeert, initieert Profit voor de verwerkte medewerkers uit de jaaroverschrijdende correctie een TWK in de actuele periode.

Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen

Je voegt een correctieregel toe aan het salarisverwerkingsplan van het voorgaande jaar, als je voor het voorgaande boekjaar TWK mutaties wilt verwerken. Je maakt de gewenste correctieperiode aan in het salarisverwerkingsplan van de betreffende werkgever. Profit voegt de correctieperiode toe na de laatste periode van het betreffende jaar in het salarisverwerkingsplan. Als je de correctieperiode gaat verwerken, zal Profit alle perioden in het voorgaande jaar vanaf periode 1 opnieuw verwerken.

Voorbeeld:

Periode 12 is de laatste periode in het salarisverwerkingsplan. Als je een correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegt, voegt Profit deze na periode 12 toe. Als je alleen een TWK-mutatie boekt voor periode 9, dan neemt Profit de mutatie mee bij het verwerken van de correctieperiode in afgesloten boekjaar.

Bij TWK-mutaties ten aanzien van subwerkgevers moet je de correctieregel aanmaken in het salarisverwerkingsplan van de hoofdwerkgever. Deze correctieregel geldt ook voor de gekoppelde subwerkgevers. Profit geeft TWK-mutaties van voorgaande jaren automatisch door aan de betrokken subwerkgevers in het huidige jaar (tenzij de eerste periode van het huidige jaar nog niet verwerkt is). Hierdoor ontstaan bij deze subwerkgever in het huidige jaar dus TWK-mutaties.

Je kunt ook een correctieperiode vastleggen in een boekjaar dat voorafgaat aan het voorgaande boekjaar.

Voorbeeld:

Je werkt in het boekjaar 2023, en je voert een correctieperiode in voor 2019. Profit maakt in die situatie geen correctieregel aan voor tussenliggende boekjaren (2021 in het voorbeeld). Je kunt wel handmatig correctieperioden toevoegen in tussenliggende boekjaren.

Je kunt een correctieperiode in afgesloten boekjaar ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.

Correctieperiode in afgesloten boekjaar toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de optie Correctieperiode maken in afgesloten jaar.
6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer de gewenste combinatie van periodetabel en boekjaar.

    Je kunt geen jaaroverschrijdende TWK-mutaties invoeren in boekjaren die liggen voor 2006.

8. Klik op: Volgende.
9. Doorloop de wizard. en voer de rest van de gegevens in. Dit verschilt niet van het invoeren van een correctieregel in het huidige jaar, met uitzondering van de onderstaande punten:
   • In het laatste scherm van de wizard kun je diverse velden voor de PLO aanvinken. Hierbij is voorzichtigheid geboden. Neem contact op met het betreffende pensioenfonds over het aanleveren van correcties.
   • Je kunt een afwijkende journaalstructuur koppelen aan de correctieperiode. Dit is met name bedoeld voor organisaties die de journaalstructuur hebben gewijzigd, waardoor journalisering van het voorgaande jaar op basis van een journaalstructuur van het huidige jaar ongewenst is.

     Als je nog niet over de gewenste journaalstructuur beschikt, kun je deze toevoegen in HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur. Je kunt in deze functie ook een bestaande journaalstructuur kopiëren en deze vervolgens aanpassen. Koppel deze journaalstructuur daarna aan de correctieregel.

10. Klik op: Voltooien.

Correctie in afgesloten boekjaar voor één medewerker

Je kunt voor één medewerker de perioden in het afgesloten loonjaar verwerken en accorderen.

Tijdens het verwerken van een correctie op een voorgaand boekjaar, verwerk je alle perioden van het voorgaande boekjaar opnieuw voor de geselecteerde medewerker.

Het kan voorkomen dat nooit verwerkte mutaties naar voren komen na het verwerken van de correctieperiode in afgesloten boekjaar. Om de kans hiervan te minimaliseren, adviseren wij om aan het einde van het loonjaar een TWK te initiëren vanaf periode 1 en deze te verwerken in een correctieperiode.

Correctieperiode in een afgesloten boekjaar verwerken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de correctieperiode van het afgesloten boekjaar.
3. Selecteer de medewerker.
4. Klik op de actie: Verwerken.
5. Klik op: Ja.

   Voor een jaaroverschrijdende correctie verwerkt Profit voor elke medewerker alle perioden van het loonjaar opnieuw. Het proces van het verwerken duurt daarom langer.

6. Raadpleeg en controleer de verwerkte correctieperioden.

   Je kunt gebruik maken van de standaard raadpleeg- en controlefunctionaliteiten.

7. Sluit de weergave.
8. Klik op de actie: Accorderen.
9. Klik op: Ja.

   Je kunt van de verwerkte correctieperiode de betaalbestanden genereren, loonstroken afdrukken en een correctie op de loonaangifte verrichten. Ook kun je voor de betrokken medewerkers nieuwe jaaropgaven afdrukken. Voor het journaliseren kun je een afwijkende journaalstructuur koppelen in het salarisverwerkingsplan.

Correctie in afgesloten boekjaar voor alle medewerkers

Je kunt correcties op voorgaande loonjaren verwerken in een aparte correctieperiode. Hierbij kun je ervoor kiezen om alle medewerkers te verwerken of om één medewerker te verwerken.

Als je een correctie hebt doorgevoerd op cao-, werkgeverniveau in een afgesloten loonjaar, dan verwerk je de werkgever. Tijdens het verwerken van een correctie op een voorgaand boekjaar, verwerkt Profit alle medewerkers in alle perioden van het voorgaande boekjaar opnieuw. Medewerkers met een TWK-mutatie in het voorgaande boekjaar verwerkt Profit ook in het huidige jaar opnieuw.

Het kan voor komen dat nooit verwerkte mutaties naar voren komen na het verwerken van de correctieperiode in afgesloten boekjaar. Om de kans hiervan te minimaliseren, adviseren wij om aan het einde van het loonjaar een TWK te initiëren vanaf periode 1 en deze te verwerken in een correctieperiode.

Correctieperiode in een afgesloten boekjaar verwerken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de correctieperiode van het afgesloten boekjaar.
3. Klik op de actie: Verwerken.
4. Klik op: Ja.

   Voor een jaaroverschrijdende correctie verwerkt Profit voor elke medewerker alle perioden van het loonjaar opnieuw. Het proces van het verwerken duurt daarom langer.

5. Raadpleeg en controleer de verwerkte correctieperiode. Je kunt gebruik maken van de standaard raadpleeg- en controlefunctionaliteiten.

   Het kan gebeuren dat je na het verwerken constateert dat er medewerkers verwerkt zijn met onverwachte correcties in het afgesloten loonjaar. Als je deze medewerkers niet wilt corrigeren in het afgesloten boekjaar, dan kun je deze betreffende medewerkers niet uitsluiten in de verwerking. In dit geval kunt wel de voorlopig verwerkte periode verwijderen met de actie Verwijderen verwerking. Hierna verwerk je niet de werkgever opnieuw, maar verwerkt en accordeer je alleen de medewerkers die je wel wilt corrigeren in het afgesloten boekjaar.

6. Klik op de actie: Accorderen.
7. Klik op: Ja.

   Als je de correctieperiode niet accordeert, kun je de eerstvolgende periode in het huidige jaar niet verwerken, tenzij je Profit toestemming geeft om de verwerkte correctieperiode te verwijderen.

   Je kunt van de verwerkte correctieperiode de betaalbestanden genereren, loonstroken afdrukken en een correctie op de loonaangifte verrichten. Ook kun je voor de betrokken medewerkers nieuwe jaaropgaven afdrukken. Voor het journaliseren kun je een afwijkende journaalstructuur koppelen in het salarisverwerkingsplan.

Loonaangifte en jaaroverschrijdende TWK

Bij een jaaroverschrijdende correctie zal Profit elke periode van een afgesloten loonjaar opnieuw verwerken. Profit genereert automatisch voor perioden waarin geen openstaande aangifteregel aanwezig is, een nieuwe aangifteregel. Als er wel een openstaande aangifteregel is, wordt er geen nieuwe aangifteregel gemaakt.

Voor de perioden die daadwerkelijk wijzigingen bevatten, moet opnieuw loonaangifte worden gedaan. Bevat een periode geen correctie, dan zal Profit de nieuwe correctieaangifte tijdens het controleren verwijderen.

De loonaangifte wordt gegenereerd in het berichtformaat van het jaar waarop de aangifte betrekking heeft.

Let op:

Jaaroverschrijdende correcties worden niet vermeld op het rapport Loonaangifte rapport - Betalingsoverzicht (Profit). Voor deze correcties zal de Belastingdienst een aparte naheffingsaanslag opleggen of een teruggave verrichten.

Loonaangifte controleren naar aanleiding van jaaroverschrijdende correctie:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Aangiftecockpit.
2. Selecteer de aangifte van het soort correctie jaaroverschrijdend met de status Geen van periode 1 van het afgesloten jaar.

   Je controleert altijd de eerst openstaande aangifte van een loonjaar.

   Uitzondering hierop is: Als de aangiftetermijn van de laatste periode van het afgesloten jaar nog niet is verstreken, dan gaan de correcties van alle maanden mee in een volledige aangifte van de laatste periode van het afgesloten jaar.

3. Klik op de actie: Controleren.

   Hierbij worden alle perioden gecontroleerd. Bevat een periode geen correctie, dan verdwijnt de aangifte uit de weergave.

   Na het controleren kun je de digitale aangifte raadplegen.

4. Klik op de actie: Klaarzetten.
5. Berichten uitwisselen

   Je kunt het verzenden en ontvangen van berichten automatiseren via een Geplande taak.

6. Als de aangifte is verzonden, verandert de status van de aangifte in Verzonden.
7. Controleer de verzending van de aangifte:

   Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.