Betaalbestand (Betalingscockpit)

Het is mogelijk om de Payroll betalingen automatisch uit te wisselen via een directe koppeling tussen de bank en Profit. De bankkoppeling voor Payroll betalingen is alleen mogelijk voor de Rabobank en ING. Meer informatie hierover vind je hier.

Zit je niet bij de Rabobank en ING, dan kun je in Profit Payroll voor een werkgever handmatig een betaalbestand genereren.

Inhoud

Beschrijving

In Profit Payroll kun je het betaalbestand op drie manieren genereren:

Bankkoppeling
Het is mogelijk om de Payroll betalingen automatisch uit te wisselen via een directe koppeling tussen de bank en Profit. Voor deze koppeling wordt gebruik gemaakt van de bestaande koppeling van de financiële betaling in Profit.

Meer informatie hierover vind je hier.
Betaalbestand per werkgever
Je maakt een betaalbestand per werkgever aan.
Collectief betaalbestand
Je maakt een collectief betaalbestand aan voor alle werkgevers.

Na het berekenen van de salarissen maar vóór het accorderen is het niet mogelijk een betaalbestand te maken. Wel kun je het rapport Overzicht betalingen (Profit) raadplegen als een voorlopig overzicht voor de salarisbetalingen en het rapport Overzicht instantie betalingen (Profit) voor de betaling van instanties. Na deze controles maak je het betaalbestand aan. De controles zijn essentieel, want je kunt een betaalbestand niet wijzigen/onderhouden.

Geblokkeerd voor betaling

Het is mogelijk om een medewerker te blokkeren voor betaling. Dit is bijvoorbeeld nodig als de medewerker nog niet de juiste documenten heeft aangeleverd. Als je het veld Geblokkeerd voor betaling aanvinkt op het tabblad Betaalinstelling bij de medewerker, dan worden de salarisbetalingen voor de betreffende medewerker tegengehouden in een te verwerken betaalbestand. Als het betaalbestand al is verwerkt, dan heeft het aanvinken van het veld geen effect op het betaalbestand.

Alle geblokkeerde betaling vind je terug via de actie Uitgestelde betaling in de Betalingscockpit.

Na het uitvinken van het veld Geblokkeerd voor betaling wordt voor de gedeblokkeerde betaling een nieuw te verwerken regel aangemaakt in de Betalingscockpit. Deze is niet gebonden aan een periode, omdat de regel meerdere gedeblokkeerde betalingen uit verschillende perioden kan bevatten. Na het verwerken van deze regel wordt los betaalbestand gemaakt.

In InSite is het veld beschikbaar voor het indienst melden en voor het maken van een medewerkermutatie.

Als bij een medewerker sprake is van loonbeslag, dan blokkeert Profit de betaling van het loonbeslag NIET. Het aanvinken van Geblokkeerd voor betaling heeft dus geen invloed op de betaling van het loonbeslag.

Voorkomen rekeningwijziging

Als de medewerker onder bewind staat, dan wil je voorkomen dat de rekening wordt gewijzigd. In dit geval vink je het veld Bewindvoering aan op het tabblad Betaalinstelling bij de medewerker.

Na het aanvinken kan je in InSite geen bankrekeningnummer wijzigen bij de medewerker. Bij het aanmaken volgt een blokkerende melding. Als voor het aanvinken al een workflow openstond, dan wordt deze geblokkeerd met een melding bij het beoordelen.

Weergave betalingen

In InSite en Profit zijn overzichten beschikbaar die je (extra) inzicht geven in de betalingen naar de medewerker.

InSite:
In InSite zijn de pagina's Medewerker betalingen (MSS) en Medewerker betalingen (ESS) beschikbaar. Deze zijn van het type pagina Medewerker betalingen.

De pagina zijn naar eigen wens toe te voegen aan de juiste functionaliteit.
Profit:
In de eigenschappen van de medewerker zijn twee tabbladen beschikbaar. Het nieuwe tabblad Betaling bevat de betaalregels van een medewerker. Het tabblad Betaalinstelling bevat de instellingen voor het betalen van de medewerker.

Als je rechten hebt op tabblad Salaris, dan heb je ook rechten op het tabblad Betaling.

Voorbereiding

Payroll betalingen inrichten

Betalingen raadplegen

Je kunt de betalingen van werkgevers aan medewerkers raadplegen op een rapport. De voorlopige betaalstaat toont de bedragen die je van een werkgever naar de medewerkers overmaakt. De betaalstaat (van een geaccordeerde regel) toont ook de kasbetalingen.

Betalingen raadplegen:

Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
Selecteer de perioderegel.
Klik op de actie: Output.
Open het overzicht: Overzicht betalingen.
Selecteer het overzicht:
- Overzicht betalingen van geselecteerde verwerkingsregel
  Dit is een betaalstaat van alleen de geselecteerde verwerkingsregel.
- Overzicht betalingen van hoofdperiode inclusief correctieperiode(s)
  Dit is de betaalstaat van de hoofd- en de bijbehorende correctieperiode(s) die wordt geopend als één cumulatief.
Let op:

Bij een correctieperiode kun je alleen de oorspronkelijke betaalstaat afdrukken, omdat je alleen een betaalstaat over de correctieperiode wilt hebben. De overige betalingen zijn dan immers al gedaan.
Klik op: Volgende.
Pas eventueel een filter toe.
Klik op: Voltooien.

Betalingen onderhouden

Je kunt de betalingen van een geaccordeerde periode onderhouden via de betalingscockpit, als het betaalbestand niet automatisch is gegenereerd na het accorderen van de salarisverwerking. Als een betaalbestand automatisch is gegenereerd na het accorderen, dan is de betalingsregel automatisch verwerkt en kun je deze niet onderhouden.

Je hebt de volgende mogelijkheden in een niet-verwerkte betalingsregel:

Wijzig naar bankbetaling
Je kunt een kasbetaling omzetten naar een bankbetaling, als bijvoorbeeld blijkt dat de salarisrekening of de uitbetaling van een individueel looncomponent niet gekoppeld is aan een bankrekeningnummer.
Wijzig naar kasbetaling
Je kunt een bankbetaling omzetten naar een kasbetaling, als je bijvoorbeeld het salaris handmatig of op een later tijdstip aan de medewerker wilt betalen. Ook gebruik je deze optie als een medewerker onterecht in het betaalbestand staat. Omdat hij bijvoorbeeld nooit in dienst had mogen komen.

Negatieve bedragen worden tijdens de salarisverwerking altijd omgezet in kasbetalingen. Het verrichten van negatieve bankbetalingen is immers niet mogelijk. Als je een bepaalde bankbetaling niet wilt verrichten, kun je deze omzetten in een kasbetaling. Je kunt negatieve kasbetalingen ook omzetten in bankbetalingen, zodat de bedragen worden gesaldeerd.

Let op:

Je kan een betaling niet meer uit het betaalbestand verwijderen. Je gebruikt hiervoor de optie Wijzig naar kasbetaling.

In een verwerkte betalingsregel kun je achteraf de BIC-code nog wijzigen.

Betalingen raadplegen en wijzigen:

Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
Open de eigenschappen van de niet-verwerkte betalingsregel.
Open de perioderegel.
Je ziet de betalingen van de geselecteerde werkgever en perioderegel. Je beschikt over de volgende weergaven:
- Betalingen in periode
- Negatieve kasbetalingen
Beide weergaven hebben dezelfde indeling. Je ziet in de kolom Kas of het gaat om een kasbetaling (veld is aangevinkt) of een bankbetaling.
Klik op: Acties / Wijzig naar bankbetaling.
Hiermee zet je een kasbetaling in een bankbetaling. Je kunt eventueel eerst meerdere regels selecteren en dan deze regels in een keer omzetten.

Het omzetten van kas- naar bankbetalingen is alleen mogelijk als het totaalsaldo van bankbetalingen van de betreffende medewerker niet negatief wordt.
Klik op: Acties / Wijzig naar kasbetaling.
Hiermee zet je een bankbetaling om in een kasbetaling. De betaling gaat hierdoor niet mee in het betaalbestand.
Je kunt de eigenschappen van een betaling wijzigen door op de betreffende regel te dubbelklikken. Hierdoor kun je bij bankbetalingen het bankrekeningnummer en de overige betalingsgegevens wijzigen. Bij kasbetalingen zijn de velden ten aanzien van het bankrekeningnummer niet beschikbaar.

BIC-code achteraf wijzigen in betaling:

Open de eigenschappen van de verwerkte of niet-verwerkte betaalregel waarin je de BIC-code wilt wijzigen.
Open de perioderegel.
Open de betaalregel van de medewerker.
Klik op de actie: Synchroniseer BIC.
Hiermee werk je de BIC-code bij uit de salarisrekening van de medewerker. Om de BIC-code bij een verwerkte betaalregel op te nemen in het betaalbestand, verwerk je de betaling opnieuw. Het bijgewerkte betaalbestand kan je in dit geval opnieuw aanbieden bij de bank.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Betaalbestand per werkgever genereren

Het betaalbestand genereer je na het accorderen van de salarisverwerking.

Als je nog geen correctieperiode hebt geaccordeerd voor de geselecteerde periode, kun je alleen het oorspronkelijke betalingsbestand genereren. Heb je wel een correctieperiode geaccordeerd, dan kun je een vervangend betaalbestand genereren van de hoofdperiode inclusief de correctieperiode(s).

Je kunt inhoudingen (negatieve kasbetalingen) verrekenen met het te betalen bedrag. Je kunt negatieve kasbetalingen namelijk omzetten in bankbetalingen, mits het totaal te betalen bedrag per medewerker positief blijft.

Bij betalingen naar rekeningen binnen en buiten het SEPA-gebied ontstaan twee betaalbestanden: een bestand in het SEPA-formaat en een bestand in het BTL91-formaat.

Let op:

Na het accorderen van de salarisverwerking, kun je het betaalbestand inhoudelijk niet meer wijzigen.

Het is niet mogelijk om de betalingsbestanden automatisch te genereren. Het automatisch genereren wordt door een Batch-gebruiker gedaan (Algemene gebruiker). Deze kan echter niet het betalingsbestand terugschrijven op gebruikersschijf in verband met toegangsrechten.

Betaalbestand genereren:

Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
Open de weergave: Betalingen (alle).
Je ziet zowel een verwerkte als een niet-verwerkte betalingsregel:
- Verwerkt en gejournaliseerd
  Hieronder staan alle verwerkte betalingen. Als de betalingsregel is verwerkt, dan heeft Profit het betalingsbestand opgeslagen op de opgegeven locatie.
- Niet verwerkt
  Hieronder staan de betalingsregels die je nog niet hebt verwerkt en je dus nog moet verwerken.
Open de betalingsregel met de status Niet verwerkt.
Als je een correctieperiode hebt geaccordeerd, kun je de betaling van de hoofdperiode en correctieperiode samenvoegen tot één betalingsbestand.
Klik op: Acties / Verwerken.
Je genereert een betalingsbestand. Profit slaat het betalingsbestand op de opgegeven locatie op.

Collectief betaalbestand genereren

Een collectief betaalbestand bevat betalingen van alle werkgevers uit de verwerkingsgroep.

Let op:

Als je gebruik maakt van autorisatie op de gegevensfilter HRM / Werkgevers, zie je de verwerkingsgroepen niet. Je kunt in dit geval gebruikmaken van de weergave Verwerkingsgroepen. Deze weergave kun je autoriseren via het gegevensfilter Algemeen - Definitie uitvoeren.

Het is bij een verwerkingsgroep (collectief bestand) niet mogelijk om de betalingen te onderhouden (op kasbetaling te zetten) voordat het betaalbestand wordt verwerkt.

Collectief betaalbestand genereren:

Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
Selecteer de regel met de status Niet verwerkt.
Klik op: Acties / Verwerken.
Vul de velden in.
- Bestandslocatie
  Je vult de locatie van het betaalbestand in. Dit is de plek waarop je het betaalbestand opslaat. Afhankelijk van de instellingen in de eigenschappen van de verwerkingsgroep, stelt Profit deze locatie wel of niet voor.
- Bestandsnaam
  Je vult de bestandsnaam van het betaalbestand in. Afhankelijk van de instellingen in de eigenschappen van de verwerkingsgroep, stelt Profit deze naam wel of niet voor. Als je betaalt via internet met I-Connect moet je er aan denken dat elk betaalbestand een unieke naam moet hebben. Je kunt bijvoorbeeld het jaar en periodenummer als volgt toevoegen: SEPA.0607 waarbij 06 voor het jaar 2006 staat en 07 voor periode juli.
Klik op: Voltooien.

Opdrachtbrief betalingen Payroll

Je kunt na het genereren van de betaalbestanden, een opdrachtbrief genereren.

In de opdrachtbrief toont Profit de som rekeningnummers in een SHA1-hash.

Opdrachtbrief betalingen genereren:

Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
Open de eigenschappen van de betalingsregel.
Selecteer het betaalbestand.
Klik op: Acties / Opdrachtbrief.
Profit genereert de opdrachtbrief.

Betaalbestand opnieuw genereren

Je kunt het betaalbestand opnieuw genereren in de betalingscockpit.

Als Profit het betalingsbestand niet automatisch genereert, kun je het bestand handmatig genereren.

Als je een correctieperiode hebt geaccordeerd, kan je de betalingen samenvoegen met de betalingen uit de hoofdperiode.

Bij betalingen naar rekeningen binnen en buiten het SEPA-gebied ontstaan twee betaalbestanden: een bestand in het SEPA-formaat en een bestand in het BTL91-formaat.

Let op:

Na het accorderen van de salarisverwerking, kun je het betaalbestand inhoudelijk niet meer wijzigen.

Als je gebruik maakt van de bankkoppeling, dan kun je ook opnieuw een betaalbestand aanmaken. Mocht de situatie zich voordoen dat de verzending van de betaling via de bankkoppeling niet is gelukt, dan kun je altijd een betaalbestand opnieuw aanmaken. Profit maakt in dit geval een betaaldbestand aan op de bestandslocatie die je hebt geselecteerd op het tabblad Betaling in de eigenschappen van de werkgever.

Betaalbestand opnieuw genereren:

Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
Open de weergave: Betaling (alle).
Je ziet zowel een verwerkte als een niet-verwerkte betalingsregel:
- Verwerkt en gejournaliseerd
  Hieronder staan alle verwerkte betalingen.
- Niet verwerkt
  Hieronder staan alle betalingsregel die je nog niet hebt verwerkt en waarvoor je nog geen betalingsregel hebt gegenereerd.
Open de eigenschappen van de verwerkte betalingsregel.
Als je een correctieperiode hebt geaccordeerd, kun je de betaling van de hoofdperiode en correctieperiode samenvoegen tot één betalingsbestand.
Selecteer de perioderegel.
Klik op: Acties / Opnieuw verwerken.
Je genereert een betalingsbestand.

Let op:

Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Je raadpleegt taken die worden uitgevoerd via de actie Wachtrij in de Salarisverwerkingscockpit. Je kunt na het succesvol voltooien van de taak de gegenereerde documenten of bestanden ophalen (afhankelijk van het type taak) via de wachtrij. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Zie ook

Direct naar