Jaarovergang Payroll
Voor de jaarovergang van 2024 / 2025 in Profit Payroll sluit je het loonjaar af en richt je Profit Payroll in voor het volgende loonjaar.
Zie ook:
- Themapagina: Jaarafsluiting Payroll
- Themapagina: Jaarovergang Payroll
Proces
Minimale Profit- en cao-versie bij jaarovergang Payroll
Voor de verloningen in het volgende loonjaar moet je minimaal beschikken over de onderstaande Versie en CAO Update.
Je kunt de salarissen van januari voorlopig verwerken met de laatste cao van 2024.
Voor het accorderen van de salarisverwerking van januari 2025:
- Je controleert of je bent overgezet op Profit 5.
Je berekent in deze versie het jaarloon BT voor 2025.
- Importeer je de cao van 2025 met versie 2025.01.XX.
AFAS importeert de nieuwe CAO Updates automatisch. Wij controleren de versie van de cao’s en werken deze bij als dit nodig is. Dit gebeurt niet als:
- Er geen medewerkers met een actief contract zijn gekoppeld aan de cao.
- De cao niet de laatst gepubliceerde versie heeft.
- Het veld Cao niet updaten is aangevinkt in de eigenschappen van de cao.
Als je het veld uitvinkt, dan werkt AFAS de instelling de eerstvolgende nacht bij. De nacht hierop volgend wordt de cao naar de meest recente versie bijgewerkt. Als het veld aangevinkt is kan je de cao ook niet handmatig updaten.
Let op:
Je kunt CAO Update 202501xx alleen importeren als je de laatste CAO Update van 2024 hebt geïmporteerd.
Uitlevering Cao's Jaarovergang
Uitlevering cao’s
AFAS levert de Profit CAO’s voor 2025 uit, zodra wij de nieuwe cijfers ingevoerd en doorgerekend hebben. Als de cijfers nog niet compleet zijn, dan wachten we zo lang mogelijk met uitleveren. Het kan dus voorkomen dat het uitleveren van de cao op zich laat wachten, doordat de instantie nog niet alle cijfers bekend heeft gemaakt. Uiterlijk 9 januari 2025 leveren wij alle cao’s uit, ook als deze nog een aantal cijfers voor 2024 bevatten. In dat geval leveren wij in de loop van januari een nieuwe update uit, zodra alle gegevens bekend zijn.
Raadpleeg de CAO Releasenotes voor de landelijke- en de cao-specifieke wijzigingen.
TWK-mutatie initiëren vanaf periode 1 voor afsluiten loonjaar
Deze stap is optioneel.
Heb je het afgelopen jaar een formule van een looncomponent, een grondslagintelling of de journaalstructuur aangepast (of laten aanpassen)? Initieer dan voor alle medewerkers een TWK vanaf periode 1 (ook als je twijfelt of er iets is aangepast). Dit zijn namelijk acties waarbij geen automatische TWK wordt gestart. Door dit alsnog handmatig te doen, kun je controleren of er nog correcties ontstaan. We adviseren dit in een testomgeving te doen. Je kunt dan op je gemak kijken of er correcties ontstaan en of deze terecht zijn. Voor de medewerkers die correcties hebben, start je ook in de productieomgeving een TWK. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloont die nog niet eerder zijn meegegaan.
Tip!
Plan de taak 'Salaris verwerken' 's avonds in om de TWK's te verwerken. Dan is de verwerking al gedaan en kun je er de volgende ochtend mee aan de slag.
Let op:
Voordat je TWK-mutaties initieert, importeer je de laatste cao van het jaar of zorg je dat je al over bent op de versie van het nieuwe jaar.
De laatste cao van het jaar heeft versie 2024.03.XX
De cao van het nieuwe jaar heeft versie 2025.01.XX
Met beide versies is het mogelijk om het jaar af te sluiten.
TWK's initiëren:
- Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
- Klik op: Meer acties / TWK.
- Open de weergave:
- Terugwerkende kracht, niet geaccordeerd
Je ziet de nog te accorderen TWK’s.
- Terugwerkende kracht, niet verwerkt
Je ziet de nog te verwerken TWK’s.
- Terugwerkende kracht, niet geaccordeerd
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer de werkgever.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer periode 1 van het af te sluiten loonjaar.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Volgende.
Je ziet een samenvatting van de gekozen instellingen voor het initiëren van de TWK.
- Klik op: Voltooien.
Je ziet de medewerkers en de periode vanaf wanneer de berekening en verwerking opnieuw plaatsvindt.
Je verwerkt de TWK-mutaties in de huidige periode of voegt een aparte correctieperiode toe voor het verwerken van de TWK-mutaties. Je voegt alleen een aparte correctieperiode toe als je de mutaties nog wilt meenemen in de volledige aangifte van de betreffende periode (en deze aangifte nog niet is klaargezet en verzonden).
- Herhaal dit voor alle perioden waarin nieuwe medewerkers indienst zijn gekomen. Als een medewerker in periode 2 of later indienst is gekomen, dan worden deze niet automatisch meegenomen in de TWK van periode 1. Daarom herhaal je de stappen voor iedere periode.
Let op:
Als er na het versturen van de pensioenaanlevering APG er sprake is van correcties in de laatste periode van het jaar of met terugwerkende kracht in perioden daarvoor, dan gaat deze niet mee in de eerste aanlevering van het nieuwe jaar. In dit geval lever je de laatste periode van het jaar opnieuw aan.
Correctieperiode toevoegen en verwerken voor afsluiten loonjaar
Correctieperiode direct dichtzetten
Je zet een periode direct dicht om te voorkomen dat je alle medewerkers in een correctieperiode verwerkt. Als je een correctieperiode niet dichtzet en je slechts één medewerker wil corrigeren/verwerken, dan verwerkt Profit standaard alle medewerkers. Met als gevolg mogelijk (meer) nabetalingen die je nog niet wil doen of nog moet controleren, of vervelender: vorderingen van correcties die je eigenlijk pas wil verrekenen met de salarisbetaling van de volgende periode. Om deze ongewenste correcties te voorkomen, zet je een correctieperiode direct dicht. Op dat moment is de dichtgezette periode per definitie leeg. Vanaf dat moment kun je per medewerker die in de verschillenperiode zit, beoordelen of je deze wil meenemen naar de dichtgezette periode.
Voordelen:
- Borgen dat je altijd op tijd kunt betalen
- Je kunt alle processen controleren aan de hand van de dichtgezette periode
- De verschillenperiode vangt alle correcties en mutaties af. Doordat ze blijven staan heb je de mogelijkheid om ze stuk voor stuk te beoordelen. Hierdoor kun je mutaties van medewerkers alsnog meenemen, omdat je ze rustig kunt controleren
- Je kunt één belangrijke mutatie nog meenemen en de andere wijzigingen laten staan. Wijzigingen die je niet meeneemt worden alsnog verwerkt in de eerstvolgende (hoofd)periode.
Als je een onbedoeld een correctieperiode hebt aangemaakt die direct is dichtgezet, dan kun je deze niet meer verwijderen. Het is wel zo, dat wanneer je deze periode zonder medewerkers accordeert, dat je dan de volgende melding krijgt:
De volgende dichtgezette correctieperioden worden na het accorderen verwijderd, omdat deze geen verwerkte medewerkers bevat...Weet je zeker dat je door wilt gaan?
Je kunt de correctieperiode dan accorderen, waarna de correctieperiode wordt verwijderd. Er zijn daarmee dan geen gevolgen voor de betaling, loonjournaalpost en loonaangifte/pensioenaangifte.
Correctieperiode toevoegen:
- Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Je kunt een correctieperiode ook toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit, actie Nieuw.
- Open de eigenschappen van de werkgever.
- Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
- Klik op: Nieuw.
- Vink Correctieperiode maken aan.
- Vink Correctieperiode direct dichtzetten aan.
Dit veld blijft aangevinkt, ook als het veld Uurloners onderdrukken is aangevinkt in de hoofdperiode.
Als je dit veld bewust uitvinkt, dan kun je achteraf via de actie Dichtzetten, de correctieperiode dichtzetten. Ook als als het veld Uurloners onderdrukken is aangevinkt in de hoofdperiode.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer de perioderegel.
Je kunt geen correctieperiode toevoegen voor een periode die vóór de meest recent geaccordeerde periode ligt. Als je correcties wilt verwerken voor bijvoorbeeld periode 1 en de meest recent geaccordeerde periode is periode 5, dan maak je een correctieperiode voor periode 5. In deze correctieperiode verwerk je de correcties over periode 1.
- Klik op: Volgende.
- Vink Uurloners onderdrukken uit als je in deze correctieperiode ook uurloner wilt verwerken.
- Vink Uurloners zonder gewerkte uren verwerken aan als je uurloners zonder gewerkte uren wilt verwerken voor deze periode.
- De velden Periodetabel, Jaar en Periode zijn niet te wijzigen en gevuld met dezelfde waarden als in de hoofdperiode.
- De velden onder Betaalbestand worden standaard gevuld met de waarden uit de vorige perioderegel binnen dezelfde periode. Dit kan de hoofdperiode zijn, maar ook een correctieperiode of andere verwerkingscode.
- De overige velden kunnen op dezelfde wijze ingevuld worden als bij het maken van een losse perioderegel.
- Klik op: Voltooien.
De correctieperiode is automatisch dichtgezet en Profit heeft automatisch een verschillenperioderegel toegevoegd. Vanuit de verschillenperioderegel kun je de correcties meenemen in de correctieperiode via de actie Meenemen in dichtgezette periode.
Als het veld Uurloners onderdrukken in de hoofdperiode is aangevinkt, voert Profit bij het accorderen van de dichtgezette correctieperiode een extra controle uit of alle medewerkers verwerkt zijn in het loontijdvak. Medewerkers die na het accorderen van de hoofdperiode in dienst zijn gemeld of wisselen tussen wel of geen uurloner, verwerk je en je neem je mee in de dichtgezette correctieperiode. Omdat deze medewerker wellicht niet direct herkenbaar zijn, kun je deze medewerker inzichtelijk krijgen door in de verschillenperiode in de kolom Opmerking te sorteren op: De medewerker is nog niet berekend in deze periode en moet daarom meegenomen worden naar de dichtgezette correctieperiode.
Voorbeeld:
Marloes is manager op de afdeling Test. Door de drukte van de oplevering van een nieuwe versie, kwam ze niet toe aan haar taken. Hierdoor werd de nieuwe medewerker Casper ter Winkel, na het accorderen van de hoofdperiode indienst gemeld.
Gelukkig kan de salarisadministratie Marloes helpen en ervoor zorgen dat Casper toch zijn dikverdiende salaris krijgt. Casper kan verwerkt worden in de verschillenperiode en dan worden meegenomen naar de dichtgezette periode.
- Als het veld Uurloners onderdrukken in de hoofdperiode niet is aangevinkt, dan voert Profit deze controle uit in de hoofdperiode.
Een correctie verwerk je in Profit apart van de hoofdperiode. In de verschillenperiode zie je alleen de TWK-mutaties die zijn geïnitieerd op de voorgaande geaccordeerde perioden. Je bepaalt in de verschillenperiode zelf welke correctie je wilt overnemen naar de dichtgezette correctieperiode.
Correctie verwerken in verschillenperiode:
- Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
- Open de verschillenperioderegel als je één medewerker wilt verwerken. Als je alle correctie wilt verwerken, dan selecteer je de perioderegel.
Je herkent de verschillenperiode aan de status Verschillen na dichtzetten.
Alle correcties verwerken in verschillenperiode:
- Klik op de actie: Verwerken.
Als nog geen salarisverwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld Alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerken niet beschikbaar. Dit komt omdat Profit bij de eerste verwerking alle medewerkers verwerkt. Als er al wel een voorlopige verwerking heeft plaatsgevonden, dan is het veld aangevinkt. Als je dan op Ja klikt, worden alleen de nog niet verwerkte medewerkers verwerkt.
Je vinkt dit veld ook uit als na een voorlopige verwerking zaken in de looninrichting zijn aangepast die geen direct gevolg hebben voor het loon, bijvoorbeeld de journalisering.
- Klik op: Uitvoeren.
Voor het verwerken van de salarissen is een taak in de wachtrij gezet.
- Klik op: Meer acties / Wachtrij.
Je ziet voor het verwerken van de salarissen de status Bezig met uitvoeren.
Als je gebruik maakt van groepsgewijs salarisverwerken, dan maakt Profit meerdere taken tegelijk aan.
Na het voltooien van de taak, sluit je de weergave.
- Sluit de weergave.
- Open de verschillenperioderegel om te bepalen welke correcties je wilt meenemen naar de dichtgezette periode.
- Selecteer de medewerker waarvan je de correctie wilt meenemen.
- Klik op de actie: Meenemen in dichtgezette periode.
Correctie los verwerken in verschillenperiode:
- Open de verschillenperioderegel als je één medewerker wilt verwerken.
- Selecteer de medewerker.
- Klik op de actie: Verwerken.
- Klik op de actie: Meenemen in dichtgezette periode, om de correctie mee te nemen naar de dichtgezette periode.
Jaarloon BT berekenen
Voor de verloning van het nieuwe jaar bereken je het jaarloon BT. Als je dit niet doet, kun je periode 1 van het nieuwe loonjaar niet verlonen.
Als je in Profit het jaarloon BT (bijzonder tarief) berekent, krijgt iedere medewerker automatisch een nieuwe salarisregel voor het volgende loonjaar met het jaarloon BT. Het jaarloon BT is nodig voor het bepalen van het percentage BT. Indien nodig krijgt de medewerker ook een nieuwe instantieregel Belastingdienst.
Medewerker heeft al een nieuwe salarisregel
Als de medewerker al een nieuwe salarisregel heeft in het nieuwe loonjaar, geldt het volgende:
- Als de toekomstige salarisregel (of contractregel) op de begindatum van het loonjaar valt, werkt Profit het jaarloon BT in de salarisregel bij.
Voorbeeld: Het loonjaar begint op 1 januari en je hebt voor een medewerker op deze datum een nieuwe salarisregel toegevoegd. Profit werkt het jaarloon BT in de salarisregel bij.
- Als de toekomstige salarisregel in een toekomstig contract (binnen dezelfde arbeidsverhouding) valt, werkt Profit het jaarloon BT niet bij. In die situatie vul je na het berekenen de jaarloon BT zelf in voor deze medewerkers.
Voorbeeld: Het loonjaar begint op 1 januari en je hebt voor een medewerker op 1 mei een nieuwe salarisregel toegevoegd. Profit werkt het jaarloon BT niet bij.
Voorwaarden
Je kunt het Jaarloon BT alleen berekenen als voldaan is aan de volgende voorwaarden:
- Het oude loonjaar is geheel verwerkt en geaccordeerd.
- De perioden van het nieuwe loonjaar zijn aan het salarisverwerkingsplan toegevoegd. Je hoeft het salarisverwerkingsplan van het nieuwe loonjaar niet handmatig vastleggen, want je kunt dit automatisch genereren.
Let op:
Jaarloon BT kun je maar één keer berekenen voor het nieuwe jaar. Je kunt deze actie na het uitvoeren niet nog een keer opstarten voor hetzelfde jaar. In de wachtrij kan je controleren of het Jaarloon BT al eens berekend is voor een specifieke werkgever in een bepaald jaar.
Heb je meerdere werkgevers, dan kun je voor deze werkgevers één voor één het jaarloon BT berekenen.
Berekening jaarloon BT
De berekening is afhankelijk van de situatie. Is een medewerker bijvoorbeeld het hele voorgaande loonjaar in dienst, of slechts een deel van het loonjaar?
Situaties bij berekening jaarloon BT
Situatie meerdere dienstverbanden, waarbij één dienstverband afloopt
Subdienstverbanden en nieuwe salarisregels
Stappenplan
- Instellingen werkgever wijzigen
De standaardwaarden voor de berekening zijn per werkgever vastgelegd. In de meeste situaties hoef je deze niet te wijzigen.
- Voer de wizard uit voor de berekening jaarloon BT.
Let op:
Het is niet mogelijk om Jaarloon BT te berekenen voor medewerkers waarbij nog een workflow openstaat die het salaris kan raken (denk aan rooster, functie, contract en salariswijziging).
- Wijzig indien nodig het jaarloon BT voor de medewerker
Eigen inrichting bijwerken voor jaarovergang
Je werkt je eigen looninrichting bij voor de jaarovergang.
- Loonschalen
Als je gebruik maakt van eigen loonschalen, dan voeg je hieraan nieuwe perioden toe. Als je gebruik maakt van een Profit CAO met loonschalen, dan hoef je dit niet te doen.
- Salaristabellen
Aan het begin van een nieuw jaar voeg je nieuwe perioden en waarden toe aan je eigen salaristabellen. Als je gebruik maakt van een Profit CAO met salaristabellen, dan hoef je dit niet te doen.
- Looncomponenten
Aan het begin van een nieuw jaar kun je bij je eigen looncomponenten de parameters nieuwe jaarwaarden geven als dit nodig is.
Profit CAO's worden uitgeleverd met een standaardinrichting die door AFAS wordt onderhouden. Om onderscheid te maken tussen de standaard inrichting en je eigen inrichting, zie je de eigen looncomponenten in een afwijkende (grijze) kleur.
- Journaalstructuur
Na het importeren van de CAO Update werk je de journaalstructuur bij. Een CAO Update kan nieuwe looncomponenten bevatten die je moet inrichten in de journaalstructuur.
- Medewerkerniveau
Het is belangrijk dat je de eventuele wijzigingen doorvoert in de contract-, rooster- en/of functie-gegevens, vóórdat je een nieuwe salarisregel toevoegt of het jaarloon BT berekent. Als je dit niet doet kun je geen contractwijzigingen vastleggen, omdat al een salarisregel met dezelfde begindatum bestaat. Je verwijdert dan eerst de bestaande salarisregel, zodat je de wijziging in een contract kunt vastleggen.
Als een medewerker deelneemt aan de levensloopregeling, dan wijzig je de inrichting van de parameter Aantal gespaarde jaren vanaf 2012.
Eerste periode van nieuw loonjaar verwerken
Je kunt de eerste periode van een nieuw loonjaar pas verwerken als voldaan is aan de volgende voorwaarden:
- Je hebt alle perioden van het voorgaande jaar geaccordeerd.
- Je hebt alle TWK-mutaties van het voorgaande jaar verwerkt. Je kunt achteraf wel jaaroverschrijdende TWK-mutaties toevoegen.
- Je hebt het jaarloon BT berekend.
Je verwerkt de salarissen van de eerste periode van het nieuwe loonjaar via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.