Aanlevering Sociaal Secretariaat inrichten

Om de gegevens naar de sociaal secretariaten te sturen, moet Profit worden ingericht. Je doet dit in de cao. Je richt de cao in met arbeidsvoorwaarden, verlof, verzuim en looncomponenten. AFAS ondersteunt de sociaal secretariaten Acerta, SD Worx en Group S.

AFAS ondersteunt het sociaal secretariaat Partena, waardoor ook werkgevers die met Partena werken de salarisverwerking via Partena kunnen laten uitvoeren.

Inhoud

Beschrijving

Voor de aanlevering aan Sociaal secretariaat voeg je een instantie toe en koppel je deze vervolgens aan de werkgever en de medewerkers.

De aanlevering van het voorschotbestand genereer je in de Salarisverwerking. Hiervoor voeg je perioden toe aan het salarisverwerkingsplan.

Zie ook

Functionaliteit België activeren

Voor het aanleveren van de gegevens aan het Sociaal Secretariaat, activeer je België (functionaliteit) in de omgeving. Hierna activeer je ook één van de volgende functionaliteiten:

  • Sociaal secretariaat Group S
  • Sociaal secretariaat SD Worx
  • Sociaal secretariaat Acerta
  • Sociaal secretariaat Partena

Je activeert deze functionaliteiten in overleg met de consultant van AFAS.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel Sociaal Secretariaat inrichten

De bestanden voor het sociaal secretariaat verzend je digitaal met de communicatieservice in Profit.

Je richt hiervoor het communicatieprofiel in.

Je gebruikt dit profiel ook voor het ontvangen van de loonstroken. Dit is alleen mogelijk bij Acerta of Group S.

Communicatieprofiel inrichten:

  1. Open de communicatie-omgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatie-omgeving in, niet per subomgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  3. Open de eigenschappen van het profiel het sociaal secretariaat.
  4. Vink Geblokkeerd uit.
  5. Ga naar het tabblad: Authenticatie.
  6. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord tweemaal in.

    De gebruikersnaam en het wachtwoord vraag je op bij het sociaal secretariaat. Van het sociaal secretariaat ontvang je vervolgens de gebruikerscode en deze neem je over als gebruikersnaam in Profit.

    Daarnaast ontvang je ook het wachtwoord. Dit is het wachtwoord voor de 'Produktie-omgeving'.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Je hebt het communicatieprofiel ingericht.

Zie ook

Loonstrook raadplegen (Sociaal Secretariaat) inrichten

Instantie Sociaal Secretariaat toevoegen

Je voegt voor het Sociaal Secretariaat een instantie toe.

Instantie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul de naam en adresgegevens in.
  4. Doorloop de volgende stappen van de wizard.
  5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
  6. Selecteer de betreffende sociaal secretariaat bij Sector/bedrijf.
  7. Voor Partena vul je het Dossiernummer in.
  8. Klik op: Voltooien.

Werkgever inrichten voor Sociaal secretariaat

Als je een Belgische cao hebt gekoppeld aan de werkgever, voeg je de instantie Sociaal Secretariaat toe bij de werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul de begindatum in.
  8. Vul het aansluitnummer van het Sociaal Secretariaat.
  9. Selecteer de weergave die gebruikt wordt voor de aanlevering van het ERP-bestand. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
  10. Vul de overige velden in.
  11. Klik op: Voltooien.

eBlox uitdienst controles uitzetten voor SD Worx

Je kunt de eBlox controles voor uitdienst uitzetten in de eigenschappen van de instantie. Profit controleert standaard de data voor de aanlevering voor eBlox. Hiermee zorgt Profit ervoor dat de data die je aanlevert, probleemloos in eBlox komt. Je kunt er zelf voor kiezen om deze controles in Profit uit te zetten.

  1. Open de eigenschappen van de instantie.
  2. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
  3. Selecteer Geen eBlox uitdienst controles uitvoeren bij Uitdienst controles.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Voor Group S kan Profit het wagenpark meesturen in de interface met 040 en 044 records. Group S heeft naast deze records ook nog een looncomponent XU8 nodig op de medewerker om de wagen in de payroll mee te nemen. Als je dit NIET hebt ingeregeld bij de medewerkers kun je het veld XU8-regels genereren in de instantie aanzetten.

Let op:

Door dit veld aan te zetten wordt bij elke medewerker waar dit van toepassing is automatisch een XU8-record meegestuurd. Zijn er medewerkers waarbij al een XU8 looncomponent gekoppeld is, dan wordt deze dubbel meegezonden. Overleg voordat je dit veld aanzet met je consultant of dit voor jullie relevant is.

Werkgever inrichten voor wagenpark Group S:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Open de eigenschappen van de instantie Group S.
  5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
  6. Open de eigenschappen van de inhoudingsplichtige.
  7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
  8. Vink het veld XU8-regels genereren aan.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker inrichten voor Sociaal secretariaat

Je koppelt de instantie aan de medewerker.

Je kunt de instantie bij de medewerker importeren met HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat. Je importeert instantie-mutaties met HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat. Deze imports zijn beschikbaar als je België (functionaliteit) activeert en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Instantie koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Vul de velden in.
  7. Klik op: Volgende.
  8. Vul de velden in.
  9. Klik op: Voltooien.

Zie ook

Instanties in InSite

Het is mogelijk om de instantieregels van de Sociaal Secretariaten bij de medewerker te wijzigen in InSite. Het is alleen mogelijk om de huidige instantieregel te wijzigen in InSite.

Om van deze functionaliteit gebruik te maken, richt je het volgende in:

Pagina activeren:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
  2. Open de eigenschappen van de site.
  3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
  4. Vink Geactiveerd aan bij het type pagina Medewerker sociaal secretariaat.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Profielen inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter op type profiel Wijziging Sociaal Secretariaat.
  3. Open de eigenschappen van het aanmaak- of beoordeelprofiel.
  4. Selecteer de workflow in het aanmaakprofiel.

    Standaard leveren we de workflow Wijziging sociaal secretariaat mee. Deze kun je eventueel wijzigen via het type dossieritem Wijziging sociaal secretariaat (Profit).

  5. Selecteer het beoordeelprofiel in het aanmaakprofiel.
  6. Onderhoud de context van het profiel en selecteer de context.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Functionaliteit inrichten:

Je voegt de pagina's toe aan een autorisatierol.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  2. Open de eigenschappen van de autorisatierol.
  3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Filter op type pagina Medewerker sociaal secretariaat.
  6. Selecteer de pagina's die je wilt toevoegen aan de autorisatierol.
  7. Klik op: Voltooien.
  8. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdelen.
  9. Autoriseer de pagina-onderdelen voor Medewerker sociaal secretariaat.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Pagina's toevoegen in InSite:

Je voegt menu-items en/of onderdelen van banners toe in InSite.

Instantiegegevens wijzigen:

  1. Ga naar het menu-item of de banner om de pagina te openen in InSite.
  2. Vul de ingangsdatum mutatie in indien de gegevens vanaf een bepaalde datum anders zijn.
  3. Wijzig de gegevens.
  4. Klik op: Aanmaken.

Loonstrook raadplegen (Sociaal Secretariaat) inrichten

Je kunt de loonstrook vanuit de aangeleverde gegevens van het sociaal secretariaat in het dossier van de medewerkers laten opnemen. De medewerker kan via ESS dan zijn gegevens raadplegen.

Dit is mogelijk bij Group S, Acerta en Partena.

Via de communicatieservice wordt het bestand door het sociaal secretariaat opgenomen in Profit. De loonstroken worden bij de medewerkers als pdf-bestand toegevoegd in het dossier. Het dossieritem dat hiervoor gebruikt wordt is Loonstrook (Profit).

De loonstrook wordt op basis van het medewerkernummer toegevoegd aan het dossier van de medewerker. Mocht dit om wat voor reden niet gelukt zijn dan toont het opgehaalde bericht in het communicatieprofiel een fout. Je moet dan de berichtstatus herstellen en het bericht opnieuw verwerken.

Let op:

Richt dit alleen in na overeenstemming met AFAS en het sociaal secretariaat.

Communicatie met sociaal secretariaat inrichten:

  1. Je richt het communicatieprofiel voor het sociaal secretariaat in, als dit nog niet gedaan is.
  2. Richt de taak in de taakplanner in.

Zie ook: Taken voor sociale secretariaten

Vestigingsnummer toevoegen

Voor de aanlevering aan het Sociaal Secretariaat is het van belang dat je een vestigingsnummer toevoegt.

Vestigingsnummer toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
  2. Open de tabel Vestigingsnummer.
  3. Vul de gegevens in.
  4. Klik op: Voltooien.