Medewerker inrichten voor DUO

Je richt de medewerker in voor de DUO aanlevering.

Inhoud

Beschrijving

Deze aanlevering is noodzakelijk voor de sectoren Primair onderwijs, Voorgezet onderwijs en MBO (cao BVE).

Voor de DUO aanlevering richt je bij de medewerkers de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI in. Onder het dienstverband van de medewerker bepaal je de financieringsbron en de aard van de arbeidsrelatie.

Financieringsbron loonkostensubsidie

Dit is de bron waaruit de arbeidsrelatie wordt bekostigd. Er zijn een aantal instrumenten om te stimuleren dat werkgevers mensen met een uitkering een baan aanbieden:

  • Via het UWV

    Voor medewerkers met een WGA-, WAO-, WAZ- of Wajong-uitkering en medewerkers die langer dan 1 jaar een WW-uitkering hebben. De volgende hebben direct invloed op de loonkosten en kunnen daarom opgevat worden als een financieringsbron:

    • Loonkostensubsidie(maximaal 1 jaar maximaal 50% van het minimumloon bij een voltijdse aanstelling)
    • Proefplaatsing (maximaal 3 maanden werken met behoud van uitkering i.p.v. loon)
    • Looncompensatie bij ziekte (no-riskpolis: UWV keert bij ziekte uitkering Ziektewet uit aan de werkgever)
    • Korting op loonbelasting bij bijscholing
    • Loondispensatie (maximaal 5 jaar een lager loon betalen, waarbij het UWV aanvult tot maximaal 75% van het minimumloon)
  • Via de gemeente
    • Loonkostensubsidie: regeling en hoogte afhankelijk van lokaal beleid
    • Participatieplaats: werken met behoud van uitkering (additioneel).

Omdat de meeste regelingen minder dan de helft van het te betalen loon dekken en het overige uit de reguliere middelen van het schoolbestuur moet worden opgebracht, zal een schoolbestuur in deze situaties toch vrijwel altijd een lumpsum invullen. Het Pve schrijft namelijk voor dat bij meer dan één financieringsbron alleen de bron moet worden vermeld waaruit het grootste deel van de loonkosten wordt betaald. In deze samenloopsituaties zal het restant van de loonbetaling door het bestuur doorgaans meer dan de helft van de betaling van de werknemer uitmaken. Alleen bij de proefplaatsing en de participatie 'vervangt' de uitkering het loon dat de werkgever anders zou betalen. In geval van ziekte kan de Ziektewet-uitkering misschien meer dan 50% van de loonbetaling door het bestuur vervangen.

Verlof

In de verlofboeking van de medewerker, selecteer je het type afwezigheid DUO. Voor de DUO aanlevering is het van belang dat je dit selecteert.

Krijg je bij het aanleveren de foutmelding 'Type afwezigheid DUO' is bij de verlofsoort 'X' niet gevuld? Vul dan het veld Type afwezigheid DUO in de verlofsoort:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de Cao en ga naar tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  3. Open de Arbeidsvoorwaarde en ga naar tabblad: Verlof.
  4. Open de eigenschappen van de betreffende verlofsoort
  5. Vul op tabblad Algemeen onder het onderdeel Onderwijs het veld Type afwezigheid DUO.

Rooster

Wij raden aan om met gespecificeerde roosters te werken. Als de medewerker een ongespecificeerd rooster heeft, heeft Profit geen inzicht in het daadwerkelijke gewerkte uren op een dag. Hierdoor kan bijvoorbeeld de uitkomst van de gebroken maand berekening afwijken, doordat het aantal daadwerkelijk gewerkte niet overeenkomt met de schatting die Profit maakt.

Instantie Algemene Pensioen Groep en Onderwijs toevoegen bij de medewerker

Je voegt de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI toe bij de medewerker.

Je kunt de instantie voor de medewerkers importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / APG en Onderwijs.

Instantie bij medewerker toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Geef de geldigheidstermijn op.
  8. Geef de juiste instellingen op.

    Bepaal of je de medewerker wilt meenemen in de aanlevering van de premiebestanden.

  9. Klik op: Voltooien.

Contract wijzigen voor DUO

Voor de DUO aanlevering bepaal je bij de medewerker de financieringsbron en aard van de arbeidsrelatie.

Je kunt bij het in dienst melden van de medewerker via HRM / Medewerker / In dienst, direct de financieringsbron en aard van de arbeidsrelatie bepalen.

Als bij een dienstverband van een medewerker meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan selecteer je de financieringsbron die de grootste bijdrage levert.

Contract wijzigen voor aanlevering DUO:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Contract.
  4. Open de eigenschappen van de het contract.
  5. Ga naar het tabblad: Onderwijs.
  6. Selecteer de Aard arbeidsrelatie.

    Een arbeidsrelatie is volgens het DUO een unieke combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband.

    In het veld Aard arbeidsrelatie toont Profit een default waarde aan de hand van de velden Soort contract en Vervangingsdienstverband. Controleer of de voorgestelde default waarde correct is voor de medewerker.

  7. Selecteer de Financieringsbron.

    Dit is de bron waaruit de arbeidsrelatie wordt bekostigd.

    Profit toont in het veld Financieringsbron de default waarde Regulier. Controleer of dit de (grootste) financieringsbron is voor het dienstverband van de medewerker.

    Als het veld Declareren bij Vervangingsfonds is aangevinkt en de cao is ongelijk aan BVE of HBO, dan vult Profit de standaardwaarde Vergoedingen door Vervangingsfonds.

  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Salaris wijzigen voor DUO

Voor de aanlevering DUO leg je de eindtrede vast bij het salaris van de medewerker. Voor de aanlevering DUO gebruikt Profit de eindtrede als 'eindenummer'. Profit houdt bij het periodiek toekennen, rekening met de gekozen waarden.

Voor de aanlevering DUO is het niet verplicht om een waarde op te geven als eindtrede. De eindtrede is niet bij alle medewerkers van toepassing. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij garantieschalen.

Bij het in dienst melden van een medewerker via HRM / Medewerker / In dienst, kun je direct de eindtrede selecteren.

Eindtrede selecteren bij medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Salaris.
  4. Open de eigenschappen van het salaris.
  5. Selecteer de Eindtrede.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Onderwijsinstelling bij medewerker toevoegen

Je gebruikt de onderwijsinstelling bij de medewerker voor de onderwijsaanlevering en het Lerarenregister.

Bij het in dienst melden van een medewerker kun je direct de onderwijsinstelling toevoegen.

Als een medewerker gedurende de maand van onderwijsinstelling wijzigt, dan wordt altijd de waarde van laatste functieregel van de periode meegenomen in de aanlevering.

Als de functiewijziging binnen dezelfde BRIN blijft, voeg je een nieuwe functieregel toe. Als de wijziging op een andere BRIN betreft, voeg je altijd een nieuw subdienstverband toe.

Let op:

De autorisatie kan gekoppeld zijn aan het organigram. In die situatie bepaalt de organisatorische eenheid waarbij de medewerker hoort en zijn mogelijkheden in Profit. Als je een nieuwe organisatorische eenheid koppelt aan een medewerker, kan hierdoor zijn autorisatie dus ook wijzigen.

Onderwijsinstelling toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Functie.
  4. Open de eigenschappen van de laatste functieregel.
  5. Selecteer de onderwijsinstelling. Als je wel gebruik maakt van formatieplaatsen en je hebt de formatieplaatsen gekoppeld aan een onderwijsinstelling, dan voert Profit de onderwijsinstelling door bij de gekoppelde medewerkers.

    Voor de aanlevering DUO is het vullen van de onderwijsinstelling verplicht, ongeacht of Bovenschoolse functie is aan- of uitgevinkt.

    Als de medewerker onder de cao BVE of HBO valt, vink je Bovenschoolse functie niet aan.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Onderwijslocatie toevoegen:

Door de medewerker aan een onderwijslocatie te koppelen, is deze in het Lerarenregister alleen onder de juiste locaties zichtbaar. Je kan de medewerker aan meerdere onderwijslocaties koppelen. Je ziet bij de medewerker alleen de locaties die onder de gekozen onderwijsinstelling bij de werkgever vallen.

  1. Open de eigenschappen van de functieregel.
  2. Ga naar het tabblad: Onderwijslocatie.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Selecteer de onderwijslocaties waar de medewerker werkzaam is.

    Als de juiste locatie er niet tussen staat, dan voeg je deze bij de onderwijsinstelling toe.

  5. Klik op: Voltooien.

Onderwijsinstelling via InSite toevoegen/aanpassen:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Klik op: HRM.
  3. Selecteer de medewerker
  4. Klik op: Onderwijslocatie aanpassen.

    Je ziet alle onderwijslocaties die aan de medewerker gekoppeld zijn.

  5. Klik op: Nieuw.

    Hier staan alle onderwijslocaties die bij de werkgever aan de onderwijsinstelling gekoppeld zijn, maar nog niet bij de medewerker staan.

  6. Selecteer de onderwijslocatie.
  7. Klik op: Neem geselecteerde regels over.
  8. Klik op: Aanmaken.

    Let op:

    Wanneer er een toekomstige functieregel aanwezig is, worden de toegevoegde onderwijslocaties hierin meegenomen. Dit gebeurt alleen wanneer de onderwijsinstelling bij de medewerker gelijk blijft.