Onderwijs inrichten

Binnen Profit zijn er verschillende functionaliteiten die je kunt gebruiken voor de sector Onderwijs. Om hiervan gebruik te maken richt je de functionaliteiten in.

Voor het inrichten van de Onderwijsdocumenten, is een aparte beschrijving beschikbaar.

Beschrijving

In Profit zijn de volgende aanleveringen beschikbaar:

• Aanlevering DUO

  Deze aanlevering is noodzakelijk voor de sectoren Primair onderwijs, Voorgezet onderwijs en MBO (cao BVE).

• MBO raad

  Deze aanlevering is noodzakelijk voor het aanleveren van de verzuiminformatie over alle medewerkers aan de MBO Raad, brancheorganisatie van alle rijksbekostigde mbo-instellingen in Nederland.

• HBO raad

  Uit de zogenoemde RAHO (Registratie Arbeidsrelaties Hoger Onderwijs) aanlevering kan kwantitatieve informatie over personeelsformaties van hogescholen afgeleid worden.

• Risicofonds

  Deze aanlevering is noodzakelijk voor de sector Primair onderwijs en Voortgezet Onderwijs.

Periodetabel

Je kunt in Profit alleen digitale bestanden genereren, als de periodetabel in het salarisverwerkingsplan van het type maand is.

Looncomponenten

Het declaratiebedrag wordt berekend door looncomponent 161.179.500. Dit looncomponent maakt gebruik van de grondslag Declaratiegrondslag (161.170.505). In deze grondslag tellen in principe alle looncomponenten die in de grondslag Kosten werkgever of Loon Sociale verzekeringen ook intellen. Enig verschil is dat in de grondslag Declaratiegrondslag (161.170.505), de reservering voor vakantietoeslag en eindejaarsuikering intellen en niet de uitbetaling.

Je kunt je eigen netto/bruto vergoeding of inhoudingslooncomponenten laten intellen op de grondslag Declaratiegrondslag (161.170.505). De consultant kan je hierbij ondersteunen.

Overgang naar Profit

Wij adviseren altijd de historie van de gegevens over te nemen naar Profit. Dit is van belang voor de controle van de regelmatigheid van de aanlevering van gegevens.

Een overgang naar Profit kan alleen per begin van het jaar. Een overgang gedurende het jaar is niet mogelijk.

Werkweek OOP'ers

We raden aan om verlof in te richten voor OOP’ers. Het is verstandig aan om te werken met een 40-urige werkweek op de arbeidsvoorwaarde. Het is mogelijk om een scheiding te maken tussen OOP en OP door een nieuwe arbeidsvoorwaarde te maken. Het is natuurlijk ook mogelijk om OP’ers ook op een 40-urige werkweek te zetten. Om dit te realiseren doorloop je de volgende stappen:

1. Nieuwe arbeidsvoorwaarde aanmaken voor de OOP’ers met een werkweek van 40 uur en het nieuwe veld Uren per t.b.v. uurloon vullen met waarde 36,86 uur. Klik hier voor de help over de werkweek.
2. Wettelijk- en bovenwettelijk verlof inrichten bij deze arbeidsvoorwaarde op basis van een 40-urige werkweek. Klik hier voor de help over het inrichten van verlof.
3. Betreffende medewerkers overzetten naar deze nieuwe arbeidsvoorwaarde.
4. Medewerkers (waarvoor dat geldt) een werkrooster geven, waarin de aanwezigheid van de medewerker wordt gespecficieerd. Het is mogelijk (en makkelijk) om dit via InSite te doen. De functionaliteit is ook beschikbaar in ESS. Klik hier voor meer informatie over roosters.
5. Verlof herbereken voor de medewerkers.

Instantie Algemene Pensioen Groep en Onderwijs toevoegen

Je voegt de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI toe in de omgeving voor de onderwijsaanleveringJe kunt de betaling voor onderwijs aanleveringen automatiseren in Profit. Hiervoor zijn de volgende methodes beschikbaar:

• Betaling via Profit Financieel

  Hiermee bepaalt Profit het te betalen bedrag en registreert dit als openstaande post in Profit Financieel zodra je de betaling verwerking in de betalingscockpit. Vervolgens kan Profit het bedrag meenemen in een betaalopdracht aan de crediteur. De inrichting hiervan is gelijk aan Automatische afdracht loonheffing. Voor de betaalopdracht verwerkt je na het controleren van de pensioenaanlevering de niet-verwerkte betalingsregel in de Betalingscockpit. Hierna ontstaat een openstaande post in Profit Financieel.

• Betaling via Profit Payroll

  Hiermee genereert Profit een betalingsbestand in de betalingscockpit.

  Klik hier voor meer informatie.

Instantie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de naam en adresgegevens in.
4. Doorloop de volgende stappen van de wizard.
5. Selecteer APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI bij Soort instantie.
6. Selecteer ABP bij Sector/bedrijf.
7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer de inzender voor de onderwijsaanleveringen.
9. Vul de bestandslocatie in.
10. Vul het nummer waaronder het administratiekantoor bekend is bij het DUO in bij Nr. a.k..

    Er mag maar één omgeving zijn met een bepaald AK nummer. Als je bijvoorbeeld gehost wordt, de klant doet zelf op eigen naam inzendingen, dan vul je hier geen AK nummer in.

11. Klik op: Voltooien.
12. Open de eigenschappen van de instantie.
13. Ga naar het tabblad: Betalingen.

    Als je dit tabblad niet ziet, dan ben je hiervoor niet geautoriseerd.

14. Klik op: Nieuw.
15. Vul de omschrijving in.
16. Selecteer de soort betaling.
17. Selecteer de betaalmethode.
18. Selecteer een bankrekeningnummer, als je hebt gekozen voor de betaalmethode Betaling via Profit Payroll.

    Als je nog geen bankrekeningnummer hebt vastgelegd voor de instantie, dan voeg je direct een nieuwe bankrekeningnummer toe.

19. Je ziet de betalingskenmerk die Profit gebruikt voor de betaling van de aanlevering. Hierin gebruikt Profit de volgende tags:
    • {Aansluitnummer}

      Dit is het aansluitnummer. Dit nummer leg je vast onder de eigenschappen van de instantie bij de werkgever.

      Als zowel primair onderwijs als voortgezet onderwijs onder de werkgever valt, dan heeft de werkgever twee aansluitnummers gekregen van APG. Het afwijkende nummer leg je vast onder de eigenschappen van de cao bij de werkgever. Als een afwijkend aansluitnummer is gevuld, gebruikt Profit dit voor het betalingskenmerk.

    • {Jaar}

      Als de aanlevering over een specifiek jaar gaat, bepaalt Profit het jaar staat in vier cijfers.

    • {Periode}

      Als de aanlevering over een specifieke periode gaat, bepaalt Profit de periode in twee cijfers.

    • {Deelnr. Risicofonds}

      Dit is een nummer dat het risicofonds uitdeelt aan bevoegde gezagen. Dit nummer leg je vast onder de eigenschappen van de instantie bij de werkgever.

    • {Bevoegd gezagnr.}

      Dit is het nummer van het bevoegd gezag. Dit nummer leg je vast onder de eigenschappen van de instantie bij de werkgever.

20. Klik op: Volgende.
21. Vul het aantal dagen.
22. Selecteer de wijze waarop je de betaaldatum wilt bepalen.
23. Bij de betaalmethode Betaling via Profit Financieel selecteer je de financiële gegevens:
    1. Selecteer het dagboek.
    2. Selecteer de tegenrekening.
    3. Selecteer de crediteur.
    4. Selecteer een bankrekeningnummer.

       Als je nog geen bankrekeningnummer hebt vastgelegd voor de crediteur, dan voeg je direct een nieuwe bankrekeningnummer toe.

24. Klik op: Voltooien.
25. Klik op de actie: Werkgevers koppelen.

    Via deze actie koppel je de betalingsregel eenvoudig aan meerdere werkgevers tegelijk. Je kunt de betaling ook handmatig toevoegen onder de eigenschappen van de instantie bij de werkgever.

    1. Selecteer de betaling aan instantie.
    2. Klik op: Volgende.
    3. Selecteer de werkgever(s).

       Als je geen werkgever(s) ziet, dan heb je de instantie nog niet toegevoegd bij een werkgever.

26. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Automatische afdracht loonheffing

Functietypes toevoegen voor DUO aanlevering

Voor de DUO aanlevering voeg je functietypes toe.

Je voegt de functietypes (code en omschrijving) toe. Functietypes zijn groepen waarmee je - per werkgever - de functies indeelt.

Als je loonschalen gebruikt, moet je in de cao/arbeidsvoorwaarden een koppeling leggen tussen typen functies en loonschalen.

Type functie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Type functie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Vul de velden in.
4. Klik op: Voltooien. 

Functietypes koppelen aan loonschaal voor DUO aanlevering

Voor de DUO aanlevering koppel je de functietypes aan loonschalen.

In de cao/arbeidsvoorwaarde koppel je per functietype een schaal. De functieschaal kun je bij het vastleggen van een salarisregel bij de medewerker selecteren.

Loonschalen koppelen aan functietypes:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: Type functie/schaal.
6. Klik op: Nieuw.
7. Selecteer de combinatie van functietype en loonschaal.

   Per functietype kun je één combinatie vastleggen. De combinatie die je vastlegt kun je selecteren bij medewerker. Bij de medewerker kun je wel zelf andere combinaties vastleggen.

8. Vink Trede periodiek verhogen aan, als dit gewenst is. Hierdoor kun je de trede automatisch verhogen door een periodiek toe te kennen via Profit Payroll.
9. Klik op: Voltooien.

Instantie Algemene Pensioen Groep en Onderwijs bij werkgever toevoegen

Bij een nieuwe werkgever of bij een overstap naar Profit voeg je per ingangsdatum de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI toe aan de werkgevers waarvoor de aanlevering van DUO, VFPF of Risicofonds geldt. Vanaf deze datum is het dan mogelijk om de digitale aanleveringen te genereren.

Instantie bij werkgever toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI .
6. Klik op: Volgende.
7. Vul de velden in.
8. Vul het aansluitnummer of het contractnummer in waarmee je als werkgever bekend bent bij de instantie (ook wel bekend als het werkgever id).
9. Vul het BRIN-nummer van de werkgever en de contactpersoon in bij Onderwijs.

   Als het BRIN-nummer wijzigt, voeg je per de datum van deze wijziging, een nieuwe instantierecord met het nieuwe BRIN-nummer toe op werkgeversniveau.

10. Selecteer de digitale aanleveringen voor het onderwijs.
11. Vul het deelnemersnummer in bij Deelnr. Risicofonds, als je voor deze werkgever de aanlevering voor het Risicofonds wilt genereren.

    Dit is een nummer dat het risicofonds uitdeelt aan bevoegde gezagen.

12. Klik op: Voltooien.

Functies toevoegen voor Onderwijs

Voor de aanlevering en DUO bepaal je per functie of het een bovenschoolse functie betreft en tot welke functiecategorie deze behoort. Een bovenschoolse functie is een functie die de medewerker voor meerdere scholen uitvoert.

Je bepaalt de functiecategorie op basis van de volgende mogelijkheden:

• Management (directie en bestuur)

  Dit zijn de leidinggevenden die integraal (eind)verantwoordelijk zijn voor (algehele) onderwijsinstelling (zoals leden van het schoolbestuur, directeuren en schoolleiders). Hieronder worden de categorieën 1 tot en met 4 geschaard.

• Middenmanagement

  Dit zijn personen die (al dan niet functioneel) leiding geven aan onderdelen of afdelingen binnen een onderwijsinstelling. Hieronder worden de categorieën 5 tot en met 7 geschaard.

• Onderwijsgevend personeel

  Dit betreffen personen die in direct contact met de leerlingen of deelnemers onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig de leerlingen of deelnemers ondersteunt bij de verwerving van kennis, inzicht en vaardigheden. Hieronder worden de categorieën 8 tot en met 11 geschaard.

• Onderwijsondersteunend personeel

  Dit betreffen personen die onder verantwoordelijkheid van een leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door les ondersteunende activiteiten. Hieronder worden de categorieën 12 tot en met 15 geschaard.

• Beheer- en administratief personeel

  Dit betreft het ondersteunend personeel exclusief de vier hierboven onderkende rubrieken dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het direct in contact met leerlingen of deelnemers verzorgen van onderwijs dat systematisch en planmatig de leerlingen of deelnemers ondersteunt bij de verwerving van kennis, inzicht en vaardigheden). Hieronder worden de categorieën 16 tot en met 18 geschaard.

Voor het BVE (MBO) kun je gebruik maken van de functiecategorieën 1, 6, 9, 10, 12, 13, 14, 16 en 17. Profit controleert bij het genereren van het DUO bestand of je een correcte functiecategorie hebt gekoppeld aan de functie.

Let op:

De omschrijving van de categorieën Management (1), Management met onderwijskundige taak (6) en Leraar (9) voor de sector BVE wijken af van de omschrijving in Profit. Je ziet in Profit de omschrijving van de sector VO/PO. Als je voor de sector BVE een van de categorieën nodig hebt, selecteer je de overeenkomende code.

Je kunt nieuwe functies importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Functie.

Functies inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de eigenschappen van de functie.
5. Selecteer de voorkeurwaarde bij Type functie.

   De type functie gebruikt Profit om de functieschalen te bepalen voor de DUO aanlevering. Je kunt op medewerkerniveau afwijken van de geselecteerde waarde.

6. Selecteer een functiecategorie van het DUO bij Functiecategorie.
7. Selecteer de categorie voor afvloeiing bij Afvloeiingscategorie.

   Bij het genereren van het afvloeiingsoverzicht houdt Profit hier rekening mee, als je het overzicht baseert op een afvloeiingscategorie.

8. Vink Bovenschoolse functie aan, als dit van toepassing is voor de functie. Omdat je op medewerkerniveau hiervan kunt afwijken, hoef je geen meerdere gelijkwaardige functies toe te voegen.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Functies bij werkgever importeren
• Functies toevoegen bij een werkgever

Onderwijsinstelling inrichten

Bij de werkgever leg je voor de aanlevering van het Vervangingsfonds (VF), Participatiefonds (PF) en DUO, voor elke school een onderwijsinstelling vast.

Als een BRIN-instelling van een school wijzigt, maak je een nieuwe onderwijsinstelling aan. Bij de medewerkers die onder de oude BRIN-instelling vielen, voeg je per ingangsdatum wijziging van de BRIN-instelling, een nieuwe functieregel toe.

Als een nieuwe bovenschoolse onderwijsinstelling nodig is, dan vraag je deze voor de aanleveringen aan het Vervangingsfonds op bij het Vervangingsfonds.

Een onderwijsinstelling kan meerdere locaties bevatten. Om onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende locaties is er naast de BRIN-instelling, het BRIN-volgnummer.

Onderwijsinstelling toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Onderwijsinstelling.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de code en naam van de instelling in.
6. Vul het BRIN-nummer in bij BRIN-instelling.

   Als het een fictieve onderwijsinstelling betreft, vink je eerst Bovenschoolse instelling aan en vul je hierna het BRIN-nummer.

7. Selecteer het Soort onderwijs.

   Je hebt de mogelijkheid om ook VO, MBO, HBO en BVE te selecteren als Soort onderwijs. Deze waarden zijn puur voor informatieve doeleinden.

8. Selecteer de regio waarin de instelling valt voor de vakanties.
9. Vink Bovenschoolse instelling aan, als het een fictieve onderwijsinstelling betreft.
10. Vul het aantal FTE in per werkdag, voor het standaardrooster.

    Wanneer je in InSite een roosterwijziging doorvoert (eventueel in combinatie met een contractwijziging) wordt het aantal FTE overgenomen. Je kunt deze voorkeur overschrijven door een afwijkend standaardrooster te vullen via InSite of ProfitProfit via: HRM / Organisatie / Cao.

11. Klik op: Volgende.
12. Vul de naam en het adres van de locatie in.
13. Vul indien aanwezig het BRIN-volgnummer in.
14. Klik op: Voltooien.

Onderwijslocatie toevoegen:

Als een onderwijsinstelling meerdere locaties heeft, voeg je deze toe:

1. Ga naar: Algemeen / Locatie / Locatie.
2. Klik op: Nieuw en vul de omschrijving in.
3. Geef met de velden Locatie beschikbaar voor afspraken en Locatie beschikbaar voor evenementen aan of de locatie gebruikt mag worden voor een afspraak of cursusevenement.

   Met het veld Locatie beschikbaar voor HRM heb je de mogelijkheid om het adres in HRM te gebruiken (voor declaratie en andere doeleinden).

4. Vul de overige velden in en klik op: Volgende.
5. Klik op: Voltooien.
6. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever en open de eigenschappen van de werkgever.
7. Ga naar het tabblad: Onderwijsinstelling en open de onderwijsinstelling.
8. Ga naar het tabblad: Onderwijslocatie en klik op: Nieuw.
9. Selecteer de Locatie.
10. Klik op: Voltooien.

Adres van de onderwijslocatie wijzigen:

Je wijzigt het adres van een onderwijslocatie via Algemeen / Locatie / Locatie, niet via de eigenschappen van de werkgever. Na het wijzigen van het adres moet je de werkgever opnieuw openen om het adres te zien.

Fusie van onderwijsinstellingen vastleggen

Als sprake is van een fusie tussen onderwijsinstellingen (scholen) dat leg je de fusie vast in de eigenschappen van de nieuwe onderwijsinstelling. Profit houdt hiermee rekening bij het genereren van het afvloeiings- en het jubileaoverzicht.

Fusie van onderwijsinstellingen vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Onderwijsinstelling.
4. Open de eigenschappen van de onderwijsinstelling.
5. Ga naar het tabblad: Fusie.
6. Klik op: Nieuw.
7. Selecteer de onderwijsinstelling waarmee is gefuseerd.
8. Vul de fusiedatum.

   Dit is de datum waarop de nieuwe onderwijsinstelling of bestuur is gestart. Dit betekent dat deze datum vaak op de eerste van de maand valt. Indien een medewerker een dienstverband of loopbaanregel bij de voorgaande onderwijsinstelling of bestuur heeft en deze valt eindigt een dag voor de fusiedatum, dan wordt deze meegeteld bij het opstellen van de overzichten.

9. Klik op: Voltooien.

Fusie van besturen vastleggen

Als sprake is van een fusie tussen besturen (werkgevers), dan leg je de fusie vast in de eigenschappen van de nieuwe werkgever. Profit houdt hiermee rekening bij het genereren van het afvloeiings- en het jubileaoverzicht voor de sector Onderwijs.

Het vastleggen van een fusie is alleen mogelijk als de functionaliteit Onderwijs is geactiveerd.

Fusie van werkgevers vastleggen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Fusie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de werkgever waarmee is gefuseerd.
6. Vul de fusiedatum in.

   Dit is de datum waarop de nieuwe onderwijsinstelling of bestuur is gestart. Dit betekent dat deze datum vaak op de eerste van de maand valt. Indien een medewerker een dienstverband of loopbaanregel bij de voorgaande onderwijsinstelling of bestuur heeft en deze valt eindigt een dag voor de fusiedatum, dan wordt deze meegeteld bij het opstellen van de overzichten.

7. Klik op: Voltooien.

Formatieplaats inrichten voor Onderwijsaanlevering

Na het activeren van de functionaliteit Onderwijs, kun je een formatieplaats koppelen aan een onderwijsinstelling. Bij het toevoegen van een nieuwe formatieplaats kun je direct een onderwijsinstelling opgeven.

Profit zal na het koppelen van een formatieplaats aan een onderwijsinstelling, de onderwijsinstelling doorvoeren bij de gekoppelde medewerkers zonder onderwijsinstelling.

Als je geen gebruik maakt van formatieplaatsen, kun je per medewerker een onderwijsinstelling vastleggen.

Formatieplaats inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Formatiebeheer.
2. Open de eigenschappen van de formatieplaats.
3. Selecteer de betreffende onderwijsinstelling bij Onderwijsinstelling.

   Je kunt een onderwijsinstelling selecteren als het veld Werkgever gevuld is.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.