Aanlevering verzuimbestand MBO Raad

In Profit kun je de digitale verzuimbestanden voor de MBO Raad genereren.

Inhoud

Beschrijving

Voor de MBO Raad, brancheorganisatie van alle rijksbekostigde mbo-instellingen in Nederland, lever je de verzuiminformatie aan over alle medewerkers. Hiermee kan de MBO Raad betrouwbare en valide verzuiminformatie genereren over de mbo-sector.

De verzuiminformatie lever je aan met het verzuimbestand. Dit bestand lever je twee maal per jaar aan:

  • Heel kalenderjaar, dit is van januari t/m december.

    Je kunt de aanlevering toevoegen als je de salarisverwerking van januari hebt geaccordeerd.

  • Laatste twee kwartalen van een jaar plus de eerste twee kwartalen van het daaropvolgende jaar.

    Je kunt de aanlevering toevoegen als je de salarisverwerking van juli hebt geaccordeerd.

Doordat het bij de MBO Raad technisch niet mogelijk is om twee verschillende leveringen aan elkaar te koppelen, kun je alleen de gegevens over een geheel kalenderjaar of schooljaar aanleveren.

Voorbeeld:

Een administratiekantoor werkt van 2012 met Profit. Dit administratiekantoor krijgt in 2013 een nieuwe werkgever om te verlonen met Profit. De nieuwe werkgever valt onder de sector BVE.

In de schooljaaraanlevering 2012 - 2013 gaat deze nieuwe werkgever niet mee.

Opnieuw verzuimbestand aanleveren

Als de MBO Raad je verzoekt om een aanlevering van één of meerdere werkgevers te corrigeren en opnieuw te doen, dan verwijder je de aanlevering in Profit en voeg je deze opnieuw toe. In de e-mail met het nieuwe gegenereerde bestand vermeld je zelf de werkgevers die je hebt gecorrigeerd.

Verzuim vastleggen

Voor de aanlevering van de verzuimgegevens is het belangrijk dat je de eerste verzuimdag boekt op de eerste roosterdag. Volgens de MBO raad is de aanvangsdatum van de verzuimmelding, de eerste datum waarop de medewerker volgens rooster had moeten werken maar daartoe is verhinderd.

BAPO

Voor de aanlevering is het noodzakelijk dat je dit vastlegt in het rooster van de medewerker.

Cao

Je kunt het verzuimbestand over 2012 genereren als je minimaal met de Profit CAO 20120203 werkt.

Let op:

Voor de correcte gegevens over 2012, initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1 van 2012. Je verwerkt en accordeert de TWK-mutaties.

Voorbereiding

Aanlevering verzuimbestand MBO Raad toevoegen

Je kunt in Profit de aanlevering van het verzuimbestand toevoegen. Je voegt een nieuwe aanlevering toe om het verzuimbestand aan de MBO Raad te verzenden.

Tijdens het genereren van de aanlevering van het verzuimbestand, voert Profit controles uit. Als er fouten zijn opgetreden, los je deze op. Na het oplossen van de fouten kun je de aanlevering opnieuw controleren.

Voor een correcte aanlevering staan de salarisverwerkingen van de perioden van het jaar, op de status Geaccordeerd. Heeft een salarisverwerking de status Niet verwerkt of Voorlopig verwerkt, dan gaat de perioden niet mee in de aanlevering.

Bij het toevoegen van de aanlevering controleert Profit de inrichting van de werkgever en medewerker. Afhankelijk van deze inrichting gaat de werkgever en medewerkers mee in de aanleverperiode.

Aanlevering genereren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Onderwijsaanlevering.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de soort aanlevering.

    Je kunt de aanlevering toevoegen als je de salarisverwerking van januari of juli hebt geaccordeerd.

    • Januari geaccordeerd

      Je levert de gegevens aan over een heel kalenderjaar, dit is van januari t/m december.

    • Juli geaccordeerd

      Je levert de gegevens aan over de laatste twee kwartalen van een jaar plus de eerste twee kwartalen van het daaropvolgende jaar.

  4. Klik op: Volgende.

    Profit toont de salarisverwerkingen van de werkgevers die meegaan in de aanlevering.

  5. Klik op: Voltooien.

Aanlevering verzuimbestand MBO Raad raadplegen

Je kunt in Profit de aanlevering van het verzuimbestand raadplegen, als er bij het genereren fouten zijn opgetreden of om de inhoud van het digitale bestand te controleren. Dit is afhankelijk van de status van de onderwijsaanlevering.

Onderwijsaanlevering raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Onderwijsaanlevering.
  2. Selecteer de onderwijsaanlevering.
  3. Open de eigenschappen van de onderwijsaanlevering.
  4. Als de status van de onderwijsaanlevering Gecontroleerd met fouten is, toont Profit de fouten die je kunt oplossen.
    • Als de status van de onderwijsaanlevering Gecontroleerd zonder fouten is, toont Profit de inhoud van het bestand. Je hebt in het bestand de beschikking over een drilldown-functie. Dat wil zeggen dat je kunt inzoomen op de getoonde regels, zodat de details van een regel zichtbaar worden.
    • Als je geen gegevens voor de BAPO ziet, dan heb je dit niet ingericht op medewerkerniveau. Je vult de BAPO in het rooster van de medewerker.

Let op:

De Medewerkernaam en Medewerkercode worden niet meegeleverd in de aanlevering. Deze zijn alleen zichtbaar in het bestand in Profit.

Aanlevering verzuimbestand MBO Raad controleren

Als je de fouten hebt opgelost in de onderwijsaanlevering, kun je deze opnieuw controleren.

Onderwijsaanlevering controleren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Onderwijsaanlevering.
  2. Selecteer de onderwijsaanlevering.
  3. Klik op de actie: Controleren.
  4. Geef eventueel aan of je de wijzigingen in stamgegevens wilt meenemen.
  5. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

    Profit voert een controle uit op de jaaraanlevering en bouwt deze opnieuw op.

Verzuimbestand MBO Raad genereren

Als de aanlevering de status Gecontroleerd zonder fouten heeft, kun je in Profit het digitale bestand genereren.

Let op:

Je kunt de digitale bestanden maar één keer per aanleverperiode genereren. Na het genereren van de digitale bestanden kun je deze niet meer wijzigen.

Tijdens het genereren voert Profit controles uit. Dit betreft onder andere controles op verplichte velden en het verband tussen bepaalde gegevens. Hierdoor wordt de kans op fouten na het insturen sterk verminderd. Indien tijdens het genereren van het bestand meldingen komen, kan het voorkomen dat deze meldingen betrekking hebben op de verloning. Je voert de benodigde wijzigingen in de verloning door en accordeert de actuele (correctie)periode. Op deze manier los je eventuele fouten in het bestand met een (geaccordeerde) correctieperiode op.

De MBO Raad hanteert het begrip dienstverhouding, maar dit is voor de MBO Raad hetzelfde als het begrip arbeidsrelatie. Omdat voor het DUO deze term gebruikt wordt, wordt deze ook gebruikt in de aanlevering van het verzuimbestand voor de MBO raad.

Bestand genereren:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Onderwijsaanlevering.
  2. Selecteer de onderwijsaanlevering.
  3. Klik op de actie: Bestand genereren.

    Profit slaat het bestand op de opgegeven bestandslocatie op.

    Het gegenereerde zip-bestand bevat per werkgever vier bestanden. Deze bestanden hebben de volgende onderwerpen:

    • Verzuim
    • Arbeidsrelatie
    • FTE
    • BAPO

    Let op:

    In verband met veiligheidsoverwegingen is het niet mogelijk om het ZIPbestand uit te pakken. De inhoud van de bestanden is zichtbaar in de weergaven.