Vrije dimensies

Profit kent standaard dimensies waarop je kunt boeken en waarover je informatie kunt opvragen. Namelijk Medewerker, Functie, Project, Projectgroep, Item en Integratie-/Artikelgroep. Deze dimensies (grondslagen) zijn van belang voor geldigheidscombinaties, tarieven en de integratie met Profit Financieel.

Als er een ander kenmerk van belang is, kun je daar een vrije dimensie voor gebruiken. Met een vrije dimensie maak je een extra ingang in de projectadministratie. Denk bijvoorbeeld aan: deelproject, hoofdproject, deelorder, locatie, etc. Door extra dimensies toe te voegen en deze bij het boeken van de nacalculatie handmatig of automatisch te vullen, kun je inzicht krijgen in de kosten op zelf te bepalen niveaus in de projectadministratie.

Vrije dimensies zijn per organisatie specifiek in te richten en kunnen gebruikt worden als grondslag.

Bovendien kun je vrije dimensies, in tegenstelling tot vrije velden, toepassen als grondslagen voor de geldigheidscombinaties, de tarieven en bij de journalisering naar Profit Financieel betrokken grootboekrekeningen en verbijzonderingscodes.

Vrije dimensies toevoegen

Je moet eerst de vrije dimensies activeren, voordat je gegevens kunt toevoegen aan de vrije dimensies. De vrije dimensies voeg je toe als vrije bestanden.

Vrije dimensies toevoegen:

In dit voorbeeld voeg je de dimensie Tariefgroep toe.

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
2. Ga naar het tabblad: Verbijzondering en dimensies.
3. Vink Dimensie (nr) gebruiken aan.
4. Vul een Omschrijving in voor de dimensie.`Tariefgroep' in dit voorbeeld.
5. Vink Datum gebruiken aan als je een datum wilt kunnen invullen
6. Vink Volgnummer tonen aan als je de volgnummers van de records in de vrije bestanden wilt gebruiken. In dit voorbeeld wil je dat.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.
8. Open de omgeving opnieuw. Nu is de toegevoegde dimensie beschikbaar.

Vrije dimensies vullen

Je voegt gegevens toe aan de vrije dimensie. Deze gegevens bestaan uit een omschrijving en eventueel een datum en volgnummer. Je kunt ook bij een vrije dimensie vrije velden en vrije tabbladen opnemen via de Management Tool.

Je kunt de vrije dimensies gebruiken in de voorcalculatie, de nacalculatie en de facturering.

Vrije dimensies vullen met gegevens:

In dit voorbeeld voeg je gegevens toe aan de vrije dimensie Tariefgroep die je in de vorige oefening hebt toegevoegd.

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Vrije dimensie / Vrije dimensie 1 tot 5.

   Je ziet in het menu de geactiveerde vrije dimensie(s) met de omschrijving die je zelf aan de dimensie hebt gegeven.

   In dit voorbeeld Tariefgroep.

   

2. Selecteer een Dimensie.

   Je kunt alleen de geactiveerde dimensies in het menu selecteren.

3. Klik op: Nieuw. 
4. Vul de velden in. 
5. Klik op: Voltooien. 
6. Voeg zo meerdere gegevens toe. Bijvoorbeeld bij de vrije dimensie Tariefgroep de keuzes Tariefgroep 2 en Tariefgroep 3 als je bij het instellen daaruit wilt kunnen kiezen.

    

Vrije dimensie koppelen aan een vrij veld:

Je kunt ook bij een vrije dimensie vrije velden en vrije tabbladen opnemen via de Management Tool. In dit voorbeeld koppel je aan een vrije dimensie een vrij veld.

In dit voorbeeld voeg je op medewerker niveau een vrij veld toe om de tariefgroep aan de medewerker te koppelen. Aan dit vrije veld koppel je de tariefgroep (vrije dimensie 2).

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de eigenschappen van de functiegroep.

   In dit voorbeeld open je de eigenschappen van de functiegroep Medewerker.

   Je krijgt een melding dat je wijziging kunt doorvoeren, als er verder geen gebruikers zijn ingelogd in het onderdeel.

3. Klik op: Ja.
4. Selecteer links het bestand (stamgegeven) waaraan je de vrije dimensie wilt toevoegen.

   In het voorbeeld selecteer je links het bestand Medewerker.

5. Open rechts het tabblad Velden als dit nog niet is geopend.
6. Klik op: Nieuw. Hiermee voeg je een nieuw vrij veld toe bij het bestand Medewerker, in dit geval.

   

7. Vul de velden in. 
8. Selecteer Bestandskoppeling bij Veldtype.
9. Vul bij Label en Kolomtekst de naam van de vrije dimensie in. De naam van de vrije dimensie heb je ingesteld in de projectinstellingen op het tabblad Dimensies.

   Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit: 

   

   Let op: het veldtype moet Bestandskoppeling zijn.

10. Selecteer bij Koppeling naar bestanden het bestand van de vrije dimensie. Dit bestand heeft niet de nieuwe naam maar Vrije dimensie 1 of Vrije dimensie 2, etc.
11. Als je met ESS en MSS werkt en je wilt dat de manager-gebruiker ook bij zijn eigen gegevens het nieuwe tabblad en veld kan zien, moet je bovenstaande ook doen op tabblad Tabbladen: Medewerker (ESS).
12. Klik op: Voltooien.
13. Klik op Annuleren om het scherm af te sluiten.

Nieuwe Veld met de bestandskoppeling op een nieuw tabblad opnemen:

1. Selecteer in de Management tool rechts het tabblad Tabbladen.
2. Klik op: Nieuw.
3. Geef het tabblad een naam en verplaats het veld naar het nieuwe tabblad.

   In dit voorbeeld geef je het tabblad de naam Projectgegevens en verplaats je Tariefgroep daarheen.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je opent automatisch de Autorisatie tool.

   In dit voorbeeld autoriseer je de gebruiker Cursist voor het nieuwe tabblad Projectgegevens dat je zojuist hebt toegevoegd aan Medewerker.

5. Selecteer in de autorisatie de gebruiker Cursist.
6. Selecteer het tabblad Projectgegevens.
7. Selecteer Onderhouden bij de autorisatie van het geselecteerde onderdeel.
8. Sluit de Autorisatie tool.
9. Sluit de Management tool.

Je kunt in dit voorbeeld nu bij medewerkers op het tabblad Projectgegevens de vrije dimensie gegevens invullen.

Vrije dimensie gegevens invullen:

1. Ga naar: de functie waar je de vrije dimensie voor hebt toegevoegd.

   In dit voorbeeld is dat Projecten / Project / Medewerker.

2. Open de eigenschappen van de entiteit. In dit voorbeeld van de medewerker Johan Jansen.
3. Ga naar het tabblad: Projectgegevens.
4. Vul de waarde in bij de dimensie. In dit geval Tariefgroep 1 bij Tariefgroep.
5. Ga naar het tabblad: Contact/Overige en vul bij E-mail privé.

Om de dimensies als grondslag te kunnen gebruiken moet je een veld in de boekingslay-out van de nacalculatie toevoegen dat de waarde van de dimensie overneemt van het stamgegeven waarvan de dimensie getoond wordt.

Boekingslay-out wijzigen:

In dit voorbeeld wijzig je de boekingslay-out voor nacalculatie.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de eigenschappen van de boekingslay-out Nacalculatie per regel (Profit).

   Profit verschijnt met een melding.

3. Klik op: Ja.
4. Neem onderstaande gegevens over:

   

5. Klik op: Voltooien.
6. Ga naar het tabblad: Regel.
7. Voeg het veld Tariefgroep toe in de regel.
8. Open het tabblad Regel velden.
9. Selecteer het veld Tariefgroep.
10. Selecteer bij Overnemen uit het veld Tariefgroep bij de Medewerker-velden.
11. Bij Overnemen uit: opent de velden van Medewerker. In dit voorbeeld is het onderste veld Tariefgroep.
12. Klik op: Opslaan en sluiten. 
13. Sluit de boekingslay-out af.
14. Maak een boeking in de nacalculatie per regel om te controleren of het veld, in ons voorbeeld Tariefgroep, in deze nacalculatie staat.
15. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per regel.
16. Selecteer de nieuwe boekingslay-out. Bijvoorbeeld Nacalculatie per regel (Cursus) als je een nieuwe boekingslay-out hebt toegevoegd.

Om de tariefgroep te kunnen gebruiken zul je in de instellingen de grondslagen moeten aanpassen. Ook de tarieven zul je dan opnieuw moeten aanmaken.

Vrije dimensies importeren

Je kunt gegevens bij een vrije dimensie importeren. Deze gegevens bevat een omschrijving en eventueel een datum en volgnummer.

Als je bij de import op vrije dimensies bestaande waarden wilt wijzigen (updaten). Als je bij de import het veld Volgnummer importeert dan moet de waarde van dit veld numeriek zijn en mag maximaal 9 tekens bevatten.

Gegevens vrije dimensie importeren:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Import / [Naam van de vrije dimensie].

   De naam van de vrije dimensie heb je ingesteld in de projectinstellingen op het tabblad Dimensies.

2. Zie verder de algemene importbeschrijving.