Geldigheidscombinatie

Je kunt in Profit Projecten geldigheidscombinaties definiëren om vooraf te bepalen wie op welke projecten met welke werksoorten mag boeken. Om dit in te richten moet je eerst de grondslagen bepalen.

Zo kun je met geldigheidscombinaties voorkomen dat medewerkers uren boeken op projecten waar zij niet bij betrokken zijn.

Als je geldigheidscombinaties definieert, filtert Profit automatisch in het boekingsprogramma waardoor je alleen de toegestane waarden ziet.

Voordat je geldigheidscombinaties toevoegt moet je eerst de grondslagen bepalen.

Geldigheidscombinaties werken onder de volgende voorwaarden:

• Geldigheidscombinaties werken alleen bij het boeken van uren en eenheden. Dus niet bij artikelen.
• Als je geldigheidscombinaties definieert, moet je ervoor zorgen dat je alle toegestane combinaties vastlegt. Er kan dan namelijk alleen worden geboekt op de aangemaakte geldigheidscombinaties.

Grondslag definiëren

Als je gebruik wilt maken van geldigheidscombinaties, moet je bepalen waarop je de geldigheidscombinaties wilt baseren. Je kunt maximaal drie geldigheidsbases voor de geldigheidscombinaties kiezen.

Als je geldigheidscombinaties vastlegt moeten alle boekingen, die in de nacalculatie worden ingevoerd, voldoen aan een geldigheidscombinatie.

Kies bij voorkeur voor geldigheidscombinaties gebaseerd op projectgroepen en/of integratiegroepen. Dan hoef je niet voor alle projecten en/of werksoorten aparte combinaties aan te maken. Ook hoef je dan bij het toevoegen van een project of werksoort niet ook nog een geldigheidscombinatie aan te maken.

Voorbeeld:

Je kunt via de grondslagen het volgende regelen:

• De medewerker mag alleen werkzaamheden van de integratiegroep (consultancy werkzaamheden) boeken op projecten binnen een bepaalde projectgroep (consultancy projecten). De grondslagen zijn dan: Integratiegroep en Projectgroep.

  'Medewerker' hoef je niet te gebruiken als grondslag. Je kunt al via Teams instellen welke medewerker op welk project nacalculatie mag boeken.

Definiëren waar de geldigheidscombinatie op gebaseerd is:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
2. Ga naar het tabblad: Projecten.
3. Selecteer bij Geldigheidscombinatie uit de volgende mogelijkheden:
   • Dimensie 1 t/m 5: Als je gebruik wilt maken van de vrije dimensies moet je deze eerst activeren op het tabblad Dimensies bij instellingen van de projecten.
   • Integratie-/Artikelgroep
   • Item
   • Medewerker
   • Functie
   • Project
   • Projectgroep

   Selecteer de drie geldigheidsbases aansluitend; het is niet toegestaan om Geldigheidsbasis 1 leeg te laten en Geldigheidsbasis 2 wél te vullen. Ook mag je een geldigheidsbasis maar één keer selecteren.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Klik op: Ja bij de melding.

Geldigheidscombinatie toevoegen

Na het definiëren van de basis voor de geldigheidscombinaties, kun je de precieze geldigheidscombinaties toevoegen.

Voorbeeld: Geldigheidscombinatie

Je hebt ingericht dat op een projectgroep alleen bepaalde werkzaamheden mogen worden geboekt. De grondslagen zijn:

• Projectgroep
• Integratiegroep

  Let op:

  Als één van de werkzaamheden betrekking heeft op alle projectgroepen dan vul je het volgende in:

• Projectgroep: leeg
• Integratiegroep: De werkzaamheid die op alle projecten geboekt mag worden.

Geldigheidscombinatie toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Geldigheidscombinatie.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de velden in.

   Bovenin zie je de velden van de grondslagen die je hebt ingericht.

   Je bent niet verplicht om bij elke grondslag een waarde te selecteren. Als je niets selecteert geldt de combinatie voor alle waarden van die grondslag.

4. Klik op: Voltooien. De geldigheidscombinatie verschijnt in het weergavescherm.

Geldigheidscombinatie onderhouden

Via de Eigenschappen van een geldigheidscombinatie kun je eventueel de begin- en de einddatum wijzigen, je kunt de grondslagen niet wijzigen.

Let op:

Wij raden je aan om bij een wijziging een nieuwe geldigheidscombinatie aan te maken en niet een bestaande combinatie te wijzigen. Hierdoor bouw je een historie op van de combinaties en kun je altijd nagaan welke geldigheidscombinatie op welke datum van toepassing was. Je kunt via multiselect in één keer een einddatum toevoegen aan meerdere geldigheidscombinaties.

Je kunt geldigheidscombinaties ook Verwijderen.

Geldigheidscombinaties collectief verwijderen

Je kunt de geldigheidscombinatie collectief verwijderen als daar nog geen mutaties hebben plaatsgevonden.

Geldigheidscombinaties collectief verwijderen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Geldigheidscombinatie.
2. Maak de regels selecteerbaar via Ctrl+S.
3. Vink de geldigheidscombinaties aan die je wilt verwijderen.
4. Klik op: Acties / Collectief verwijderen.
5. Klik op: Ja. 
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Geldigheidscombinaties via multiselect een einddatum instellen

Je kunt via multiselect in één keer een einddatum instellen voor meerdere geldigheidscombinaties. Deze combinaties zijn na deze einddatum niet meer geldig, maar je bewaart hiermee wel de historie van de combinaties en kun je altijd nagaan welke geldigheidscombinatie op welke datum van toepassing was.

Profit stelt de opgegeven einddatum alleen in de geldigheidscombinatieregels die nog geen einddatum hebben en waarvan de begindatum ligt voor de opgegeven einddatum.

Let op:

Je kunt deze functie niet gebruiken om een bepaalde einddatum te veranderen in een andere einddatum. In dat geval moet je de geldigheidscombinatieregels één voor één handmatig aanpassen.

Geldigheidscombinaties via multiselect een einddatum instellen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Geldigheidscombinatie.

   De weergave toont automatisch de kolom voor multiselect.

2. Selecteer de geldigheidscombinaties waarvoor je een einddatum wilt instellen.
3. Klik op de actie: Instellen einddatum.
4. Vul de einddatum in.
5. Klik op: Voltooien.

Geldigheidscombinaties importeren

Je kunt nieuwe geldigheidscombinaties importeren. Je kunt de geldigheidscombinaties niet wijzigen of verwijderen via een import.

Voordat je kunt importeren moet je eerst de grondslagen voor geldigheidscombinaties opgeven.

Geldigheidcombinaties importeren:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Import project / Geldigheidscombinatie.
2. Zie verder de algemene importbeschrijving.