Nummering voorcalculatie

Aangezien je de voorcalculatie ook als offerte kunt gebruiken, kun je de voorcalculatie voorzien van een aparte nummering. Hiervoor bestaan verschillende methoden:

• Handmatige nummering:

  Als je voor elke offerte zelf het nummer wilt bepalen dan hoef je niets in te stellen. Bij het toevoegen van een voorcalculatie kun je zelf een nummer invullen. Het nummer heeft dan de betekenis die je er zelf aan toekent.

• Autonummering:

  Als het offertenummer geen bepaalde betekenis heeft kun je de nummering automatisch laten ophogen met een ingestelde stapgrootte.

• Nummer offerte gelijk aan nummer project

  Met deze instelling maak je offertes aan waarvan het nummer gelijk is aan de code van het project. Hierdoor zijn de offertes eenvoudig terug te vinden maar kun je per project slechts één offerte aanmaken. Je kunt namelijk alleen een offerte aanmaken als er nog geen offerte bestaat met hetzelfde nummer. Je kunt deze offerte wel achteraf wijzigen of aanvullen.

• Nummer offerte gelijk aan nummer project en fase

  Deze instelling kun je gebruiken als je ook met projectfasen werkt. Je maakt dan offertes aan waarvan het nummer gelijk is aan de code van het project, gevolgd door de code van de projectfase. Hierdoor kun je de offerte eenvoudig terugvinden maar je kunt per projectfase slechts één offerte aanmaken, die je achteraf kunt wijzigen of aanvullen.

Handmatige nummering

Als je voor elke offerte zelf het nummer wilt bepalen dan hoef je niets in te stellen. Bij het toevoegen van een voorcalculatie kun je zelf een nummer invullen. Het nummer heeft dan de betekenis die je er zelf aan toekent.

Nummering voorcalculatie instellen:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
2. Ga naar het tabblad: Projecten.
3. Vink Geldigheidscombinaties gebruiken aan, als Profit tijdens het boeken van na- en voorcalculatieregels moet controleren op geldigheidscombinaties. Als je dit veld niet aanvinkt voert Profit deze controle alleen uit tijdens het invoeren van nacalculatieregels.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Autonummering

Als het offertenummer geen bepaalde betekenis heeft kun je de nummering automatisch laten ophogen met een ingestelde stapgrootte.

Automatische projectnummering instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Autonummering.
2. Open de eigenschappen van Voorcalculatie.
3. Vul een waarde in bij Voorloopgedeelte.

   Als je codes wilt gebruiken, die altijd met dezelfde cijfers of letters beginnen, dan vul je in dit veld het vaste deel van de code in. Je kunt hier maximaal 5 cijfers en/of letters opgeven. Als je bijvoorbeeld codes wilt gebruiken, die altijd beginnen met het jaartal, kun je in dit veld het huidige jaartal invullen. Als je alfanumerieke codes wilt gebruiken, die beginnen met een bepaalde letter, dan kun je hier de gewenste letter opgeven.

4. Vul in het veld Startwaarde het eerste getal in van de nummerreeks die je wilt gebruiken.

   Elk nummer dat wordt uitgedeeld, krijgt de maximale lengte. Om dit te bereiken wordt het nummer eventueel aangevuld met voorloopnullen. Voor het eerstvolgende uit te delen nummer wordt de startwaarde verhoogd met 1.

   De lengte van de startwaarde is afhankelijk van de waarde in het veld Totale lengte en of je een voorloopgedeelte hebt ingevuld. Vul je niet het maximaal aantal posities in, dan wordt links aangevuld met nullen.

   Voorbeeld:

   Totale lengte: 8

   Voorloopgedeelte: P

   Startwaarde: 0

   Het eerstvolgende nummer wordt P0000001.

   Als je wilt beginen met nummer P00001000, dan moet je als startwaarde 999 invullen.

   Profit nummert altijd door op basis van het laatst uitgedeelde nummer.

   Voorbeeld:

   Startwaarde: 300.

   De verkooporders hebben de nummers 6000300 t/m 6000899. Het nummer 60000700 is niet in gebruik, want deze factuur is verwijderd uit Profit.

   Je wijzigt de startwaarde in 400. Als je een verkooporder toevoegt, krijgt deze nummer 60000700.

5. Wijzig eventueel de stapgrootte met een getal waarmee het nummer moet worden opgehoogd. Standaard wordt een stapgrootte van 1 gehanteerd.

   Voorbeeld: Stapgrootte

   Stapgrootte:10

   Startwaarde:10000

   Nummering: 10010, 10020, 10030, etc.

6. Vul het aantal posities in dat totaal gebruikt mag worden voor de nummering. De maximale totale lengte van een nummer is 9 posities.
7. Vink Standaard autonummering gebruiken aan om de autonummering standaard toe te passen. Je kunt eventueel nog afwijken door Autonummering in de betreffende functie uit te vinken. Dat is alleen toegestaan als je Gebruiker mag afwijken hebt aangevinkt.
8. Vink Gegenereerd nummer melden aan om het automatisch gegenereerde nummer te melden. Deze melding verschijnt aan het einde van de wizard van het toevoegen van een gegeven.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Nummer offerte gelijk aan nummer project

Met deze instelling maak je offertes aan waarvan het nummer gelijk is aan de code van het project. Hierdoor zijn de offertes eenvoudig terug te vinden maar kun je per project slechts één offerte aanmaken. Je kunt namelijk alleen een offerte aanmaken als er nog geen offerte bestaat met hetzelfde nummer. Je kunt deze offerte wel achteraf wijzigen of aanvullen.

Nummer offerte gelijk aan project instellen:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
2. Ga naar het tabblad: Projecten.
3. Vink Nummer offerte gelijk aan nummer project aan.

   Let op:

   Als je dit veld aanvinkt dan zie je in de eigenschappen van het project de actieknop (F8) Voorcalculatie. Je gebruikt deze knop voor het toevoegen van een voorcalculatie/offerte vanuit een project.

4. Vink Geldigheidscombinaties gebruiken aan, als Profit tijdens het boeken van na- en voorcalculatieregels moet controleren op geldigheidscombinaties. Als je dit veld niet aanvinkt voert Profit deze controle alleen uit tijdens het invoeren van nacalculatieregels.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Nummer offerte gelijk aan nummer project en fase

Deze instelling kun je gebruiken als je ook met projectfasen werkt. Je maakt dan offertes aan waarvan het nummer gelijk is aan de code van het project, gevolgd door de code van de projectfase. Hierdoor kun je de offerte eenvoudig terugvinden maar je kunt per projectfase slechts één offerte aanmaken, die je achteraf kunt wijzigen of aanvullen.

Offertenummer gelijk aan projectnummer en fase instellen:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
2. Ga naar het tabblad: Projecten.
3. Vink Offertenr. gelijk aan projectnummer en fase aan.
4. Vink Geldigheidscombinaties gebruiken aan, als Profit tijdens het boeken van na- en voorcalculatieregels moet controleren op geldigheidscombinaties. Als je dit veld niet aanvinkt voert Profit deze controle alleen uit tijdens het invoeren van nacalculatieregels.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.