Automatische projectfactuur

Bij automatische facturering op 'regiebasis' belast je de in de nacalculatie geboekte uren, eenheden, materialen, inkoopfacturen en financiële kosten één op één door op een factuur aan de opdrachtgever.

Als je dit wilt moet je bij het boeken van de nacalculatie aangeven dat je de regels wilt doorbelasten. In deze regels is dan het veld Doorbelasten aangevinkt. Ook moet je de regels hebben gereedgemeld voor facturering. Regels waarbij dit niet het geval is, komen niet op de factuur.

De automatische facturering verloopt in een aantal stappen, waarbij je de te factureren bedragen controleert.

• Eerst accordeer je de nacalculatieregels.
• Vervolgens meld je de nacalculatieregels gereed voor facturering. Gereedmelden van regels kan pas na accordering.
• Na gereedmelding worden de regels klaargezet voor facturering. Nacalculatieregels, die klaargezet zijn voor facturering, kun je niet meer wijzigen. Hierdoor bewaar je de aansluiting tussen de oorspronkelijke boekingen en de facturen.
• Als je eerst conceptfacturen genereert voordat je gaat factureren, kun je deze concepten raadplegen en eventueel bewerken. Vervolgens moet je de concepten vrijgeven voor facturering waarna je de definitieve projectfacturen aanmaakt.

  De te factureren regels worden in de volgende stap daadwerkelijk afgedrukt op facturen.

• Profit kan de factuurregels verzamelen per relatie (ook over modules heen) of per project. Hierdoor kun je één factuur per relatie genereren maar ook per project. Optioneel kun je de regels bij het afdrukken groeperen en eventueel verdichten als je de regels niet stuk voor stuk op de factuur wilt afdrukken.
• Je kunt facturen altijd opnieuw afdrukken. Verder kun je instellen of je automatisch gegenereerde facturen achteraf wilt kunnen wijzigen.

Lees hier meer over automatische projectfacturen bij OHW Totalen/concepten. Daarbij werkt e.e.a. net iets anders.

Let op: 

Lees hier meer over de hiërarchie volgens welke wordt bepaald welke lay-out wordt gebruikt.

Alleen als je factureert per project bepaalt Profit het rapport via de hierboven uitgelegde hiërarchie. Als je factureert per verkooprelatie dan kan er in elke regel een ander projectnummer staan, en is het rapport dat in de eigenschappen van het project staat dus niet van toepassing.

Factuur(regels) die voortkomen uit automatisch factureren kun je niet meer verwijderen. Naderhand kun je alleen de regelprijs op 0 stellen of de factuur crediteren.

Automatisch projectfacturen factureren:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Automatisch factureren.
2. Stel het snelfilter in op Administratie, als je meerdere administraties hebt en niet voor alle administraties wilt factureren.
3. Vink de te factureren regels aan.

   Let op:

   Regels die bestemd zijn voor de over verschillende modules gecombineerde Verzamelfactuur zie je hier niet terug. Die zie je via de functie Verzamelfactuur.

4. Klik op de actie: Genereren.
5. Selecteer bij Factuurdatum een andere datum als je een andere factuurdatum wilt gebruiken.
6. Selecteer bij Lay-out projectfactuur eventueel een afwijkende lay-out.
7. Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan als je de facturen direct wilt e-mailen of afdrukken. Dit doet Profit volgens de standaard instellingen. Wil je deze niet gebruiken? Verstrek dan ná genereren en vink dit veld niet aan.

   

   Let op: 

   Als je kiest voor automatisch factureren genereer je de facturen direct, ook als je besluit de facturen niet automatisch te verstrekken. Aangezien bij de relaties/deelnemers wel is vastgelegd dat er facturen zijn gemaakt, zijn deze regels hierna niet meer zichtbaar in de functie Automatisch factureren. Je kunt de facturen dan alleen nog e-mailen/afdrukken via de Factureren-weergave.

8. Vink Alle facturen journaliseren na voltooien aan als je wilt dat het journaliseren van de facturen start direct ná het genereren van de facturen.

   Let op:

   Als je Alle facturen journaliseren na voltooien aanvinkt, dan worden alle openstaande facturen voor alle administraties waar je recht op hebt, gejournaliseerd.

   Als je eerder in de wizard een specifieke administratie hebt geselecteerd, dan wordt dit genegeerd.

   Als je Alle facturen journaliseren na voltooien aanvinkt, vink dan eventueel ook aan:

   • Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum
   • Datum boeking facturen
9. Klik op: Voltooien.

Als je de facturen nu niet verstrekt, kun je dat later nog doen via de Output-actie in de weergave Facturen.

Toeslagregels

Bij het genereren van een automatische projectfactuur genereert Profit, als er minimaal één regel aanwezig is waarin het veld Percentage factuurtoeslag is gevuld én als het veld 'Werksoort factuurtoeslag' is ingevuld, een extra regel. Als er meerdere toeslagregels aanwezig zijn met verschillende btw-tariefgroep, genereert Profit voor elke btw-tariefgroep een aparte toeslagregel. Deze regels hebben regeltype 5 = Overhead/toeslag.

Het gebruik van toeslagregels is niet mogelijk als je factureert op basis van Concepten.