Teams in InSite

Je kunt de gegevens van teams en teamleden raadplegen in InSite, de intranetfunctionaliteit van AFAS.

Voordelen:

• Teamleden kunnen in InSite zelf gegevens beheren en hun projecten raadplegen.
• Je kunt in InSite workflowtaken toewijzen aan teamleden op basis van hun teamrol in het team.

Voorbereiding

• Projecten in InSite inrichten

Mijn teams in InSite raadplegen

Via de menufunctie Mijn teams in InSite open je een overzicht van de teams waarvan je teamlid bent. Vanuit dit overzicht open je een pagina met de details van een team om de gegevens te raadplegen.

Mijn teams in InSite raadplegen:

1. Open de site.
2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op: Opslaan en sluiten.
4. Klik op: Projecten.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

5. Klik op: een regel om de pagina met details van een team te openen.

   Je kunt hier de teamgegevens raadplegen.

Teams in InSite beheren

Je kunt teams en teamleden in InSite beheren. Via de menufunctie Teams open je een overzicht van de teams. Vanuit dit overzicht open je een pagina met de details van een team om de gegevens te raadplegen.

Let op:

Het team moet projectspecifiek zijn en 'Weergaveacties tonen' moet aan staan.

Teams in InSite beheren:

1. Open InSite.
2. Klik op: Projecten.
3. Klik op: Teams.

   Of open een project en klik op de link bij het veld Team.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   Je ziet een overzicht van teams met de afbeeldingen van teams. Een afbeelding van een team kun je toevoegen in de eigenschappen van een team op het tabblad Afbeelding. Je ziet een standaard afbeelding voor team als er geen afbeelding is ingevuld.

4. Klik op: een regel om de pagina met details van een team te openen.

   

   Je kunt hier de teamgegevens raadplegen. Je ziet hier ook welke projecten horen bij dit team.

5. Als je teamrol dit toestaat, kun je hier ook teamleden toevoegen, aanpassen en verwijderen. In dit voorbeeld heeft de teamrol Interne projectleider, waarmee is ingelogd, die rechten.
6. Klik op: Nieuw.

   

7. Vul de velden.
8. Klik op: Aanmaken.

   Als je bent ingelogd als projectgroepmanager of als intern projectleider dan is het mogelijk de rol van een ander teamlid aan te passen naar intern projectleider. Je krijgt dan wel een melding dat de huidige interne projectleider wordt verwijderd uit het team.

9. Je kunt vanuit een team doorklikken naar een teamlid om de pagina ‘Overzicht teamlid’ te openen. Deze pagina toont gegevens van het teamlid en de projecten en teams waarbij hij/zij betrokken is.
10. Selecteer een regel en klik op Verwijderen als je een teamlid niet in het team wilt.
11. Selecteer een regel en klik op Aanpassen als je een ander teamlid wilt selecteren of het teamlid een andere rol wilt geven, bijvoorbeeld.

Deelnemen aan team in InSite

Je kunt aangeven dat je wilt deelnemen aan het team bij een specifiek project. Dit doe je in InSite. Vervolgens wordt via de workflow beoordeeld dit goed is.

Aangeven dat je wilt deelnemen kan alleen bij projecten waarbij je nog geen lid van het team bent. Ook moet het deelnemen zijn toegestaan in de projectgroep. Daarbij is ook ingesteld om welke rol het gaat.

Deelnemen aan projectteam:

1. Open InSite.
2. Klik op Projecten.
3. Ga naar het tabblad: Alle projecten.
4. Open een project waar je geen lid van het team bent.

   

5. Klik op de actie: Deelnemen aan team.
6. Vul eventueel een Toelichting in.
7. Klik op: Aanmaken.

   Vervolgens maakt een Profit een dossieritem aan en stuurt de workflow in.

Workflowtaak afhandelen voor beoordelen aanmaken teamlid

De verantwoordelijke gebruiker krijgt de taak in zijn takenlijst. Ook via het tabblad Alle taken is het mogelijk de taak te zien.

1. Open InSite.
2. Open de taak.
3. Voeg eventueel een reactie toe.
4. Klik op de actie: Goedkeuren (of Afkeuren).

Het teamlid dat wilde deelnemen krijgt tenslotte de taak ter afhandeling:

1. Open InSite.
2. Ga naar Mijn taken.
3. Open de taak met de status Goedgekeurd.
4. Klik op de actie: Afhandelen.

Het teamlid is nu toegevoegd.

Afmelden voor team in InSite

Je kunt je afmelden voor een team. Dit moet ingericht zijn.

Afmelden is niet mogelijk als je intern projectleider bent. Wel kun je in dat geval een ander intern projectleider maken via de actie Aanpassen. In dat geval hoef je je niet meer afmelden.

1. Open InSite.
2. Ga naar: Projecten / Mijn projecten.
3. Open de eigenschappen van het project waar je teamlid bent.

   

4. Klik op de actie: Team verlaten.