Intercompany ordermanagement inrichten

Met intercompany ordermanagement handelt Profit het in-en verkoopproces tussen administraties geautomatiseerd af. Voordat je dit kunt gebruiken moet je deze functionaliteit eerst activeren en inrichten.

Hierbij kun je ook gebruikmaken van de Vaste verrekenprijs per magazijn.

Inhoud
Intercompany ordermanagement activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Intercompany ordermanagement

Deze functionaliteit kun je hierna niet meer deactiveren.

Stappen om een activering in te schakelen

Vaste verrekenprijs per magazijn activeren (optioneel)

Je kunt intercompany ordermanagement gebruiken in combinatie met de vaste verrekenprijs (VVP) per magazijn. Hiermee kun je binnen administraties werken met verschillende VVP's of binnen één omgeving met verschillende VVP's per administratie.

Activeer deze functionaliteit als je deze wilt gebruiken. Dit kan alleen als je meerdere magazijnen hebt geactiveerd.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Vaste verrekenprijs per magazijn

Deze functionaliteit kun je hierna niet meer deactiveren.

Zie ook

Magazijntoewijzing (optioneel)

Je kunt intercompany ordermanagement gebruiken in combinatie met magazijntoewijzing. Hiermee kun je bij artikelen waarvan voorraad wordt bijgehouden, aangeven dat het artikel alleen in bepaalde magazijnen opgeslagen mag worden.

Richt deze functionaliteit in als je deze wilt gebruiken. Dit kan alleen als je meerdere magazijnen hebt geactiveerd.

Voor intercompany kun je met magazijntoewijzing regelen dat de leverende administratie ook weer de artikelen kan inkopen, bij een afwijkende inkooprelatie. Zo kun je per magazijn/administratie een afwijkende inkooprelatie selecteren voor hetzelfde artikel.

Met het veld Afw. magazijn verkoop bij het onderdeel Intercompany kun je de gegenereerde intercompany verkooporder sturen naar een ander magazijn, ten opzichte van het intercompany scenario. Je kunt hier alleen een intercompany magazijn selecteren als deze voldoet aan de volgende voorwaarden:

Zie ook

Autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    • Ordermanagement / Intercompany / Intercompanyfactuur
    • Ordermanagement / Intercompany / Inrichting / Intercompanyscenario
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Autoriseer de tabbladen en acties:
    • Ordermanagement / Intercompany / Intercompany / de tabbladen en acties.
    • Ordermanagement / Item / Groeperingen / Artikelgroep / tabblad Integratie intercompany
    • Ordermanagement / Item / Groeperingen / Integratiegroep / tabblad Integratie intercompany

    Voor de journalisering van de intercompany verkoop -en inkoopfactuur en voorraad staan instellingen in de artikel- en integratiegroep om de kostprijs, inkoop en opbrengst van intercompany anders te boeken dan reguliere inkoop en verkopen.

    • Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon / actie Aanmaken ontvangst.
Tellers toevoegen

Voeg twee tellers toe:

  • 1 voor intercompany inkoopfacturen en
  • 1 voor intercompany verkoopfacturen.

Hiermee maak je inzichtelijk welke facturen van je gewone facturen zijn en welke intercompany. Deze tellers koppel je aan de nieuwe dagboeken voor intercompany.

Bijvoorbeeld met voorloop ICI voor je intercompany inkoopfacturen en ICV voor je intercompany verkoopfacturen.

Dagboeken toevoegen

Je voegt twee dagboeken toe voor het vastleggen van de intercompany journaalposten: inkoopdagboek intercompany en verkoopboek intercompany. Zorg daarnaast dat je de grootboekrekeningen voor de journalisering voor intercompany hebt toegevoegd. Bijvoorbeeld de grootboekrekeningen:

  • Nog te ontvangen intercompany facturen
  • Omzet intercompany
  • Kostprijs intercompany verkopen (gefactureerd)

Dit dagboek koppel je bij de betreffende integratiesoort.

Dagboek toevoegen:

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul een code en omschrijving in, bijvoorbeeld Inkoopdagboek intercompany of Verkoopboek intercompany.
  4. Selecteer het Soort dagboek.
  5. Selecteer de tegenrekening.
  6. Selecteer de teller voor het dagboek.
  7. Vul de overige velden in.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Integratiesoorten toevoegen

Je voegt een integratiesoort toe per administratie voor de journalisering van de intercompanyboekingen. De integratiesoort bepaalt o.a. het dagboek, factuurnummer en de omschrijving van de journaalpost van de verkoopfacturen.

Het is toegestaan om voor de integratiesoorten hetzelfde dagboek en nummering (teller) te gebruiken voor alle facturen, echter om je intercompanyfacturen hiervan te onderscheiden is het advies om hiervoor een apart dagboek te gebruiken met een aparte teller.

Het inrichten van verbijzondering van intercompany facturatie binnen ordermanagement is niet mogelijk.

Voor de journalisering van intercompany verkoop- en inkoopfactuur en voorraad houdt Profit rekening met de inrichting van integratiegroepen en artikelgroepen. Het is immers gewenst om de kostprijs, inkoop en opbrengst van intercompany anders te boeken dan reguliere inkoop en verkopen.

Voor handmatige intercompany facturen kijkt Profit naar de integratiesoorten met Intercompany in de omschrijving.
Voor facturen die je toevoegt op basis van de pakbon kijkt Profit naar de integratiesoort Verkoopfacturen Ordermanagement.

Je moet voor deze functie geautoriseerd zijn.

Integratiesoort voor intercompany facturen en mutaties toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer bij Administratie een administratie als je werkt met meerdere administraties. Per administratie kun je een integratiesoort maar één keer toevoegen.
  4. Selecteer de factureringsmethode bij Integratiesoort. Voor Intercompany zijn dit:
    • Intercompany verkoop ordermanagement
    • Intercompany inkoop ordermanagement

    De intercompany integratiesoorten zijn alleen beschikbaar als je Intercompany ordermanagement hebt geactiveerd.

  5. Selecteer bij Dagboek het dagboek waarop je de intercompanyfacturen wilt boeken.

    Als je wilt kun je hiervoor een apart dagboek gebruiken waaraan je een teller koppelt.

  6. Selecteer bij Dagboek creditfacturen het dagboek in waarop Profit de creditfacturen moet boeken. Je kunt hier hetzelfde dagboek selecteren als hierboven voor het journaliseren van de facturen, maar je kunt hier ook een ander dagboek kiezen.
  7. Selecteer bij Omschrijving financieel de omschrijving voor de journaalpost die Profit moet gebruiken bij het boeken in Profit Financieel. Profit bepaalt de omschrijving tijdens het journaliseren.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Integratie- en artikelgroep toevoegen

Voor de journalisering van de intercompany verkoop -en inkoopfactuur en voorraad zijn na activering van intercompany instellingen toegevoegd aan de artikel- en integratiegroep. Je wilt immers de kostprijs, inkoop en opbrengst van intercompany anders boeken dan reguliere inkoop en verkopen.

Voeg meerdere integratiegroepen en/of artikelgroepen toe of wijzig de bestaande op het tabblad Integratie intercompany.

Daarbij vul je ook de velden voor de Rek. opbrengst en Rek. inkoop.

Administratie als inkoop-/verkooprelatie

Voor de functionaliteit Intercompany moet in de administratie-instellingen de juiste organisatie aan de administratie zijn gekoppeld. De organisatie van de administratie (BV) moet je in Profit CRM bij Organisaties/personen hebben vastgelegd. Dit moet je voor alle administraties vastleggen. Ook moet de organisatie zowel een verkooprelatie/debiteur als inkooprelatie/crediteur zijn.

Administratie-instellingen voor intercompanyfacturering inrichten:

  1. Open de gewenste administratie.
  2. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Controleer of bij Organisatie/persoon de organisatie (of persoon) is geselecteerd.

    Selecteer de organisatie/persoon voor deze administratie bij Organisatie/persoon. Profit neemt dan automatisch de gegevens over van de organisatie, zoals KvK-nummer, contactpersoon en telefoonnummer. Voor de functionaliteit intercompany moet in dit veld de juiste organisatie gekoppeld zijn. Hiermee kan Profit de juiste btw-plicht ophalen.

    Als je de organisatie/persoon niet kunt vinden, dan kan het zijn dat deze nog niet bestaat. Voeg eerst de organisatie toe in CRM om deze hier te kunnen selecteren.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
  6. Open de omgeving opnieuw om de wijzigingen door te voeren.

Gegevens organisatie/persoon van de administratie raadplegen in CRM:

De organisatie die is gekoppeld aan de administratie moet de organisatie zowel een verkooprelatie/debiteur als inkooprelatie/crediteur zijn. Raadpleeg in CRM in de weergave van organisatie/persoon van welke type de organisatie is, zoals verkooprelatie, inkooprelatie, werkgever, debiteur, crediteur, etc.

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.

    Je ziet direct in de kolommen van deze weergave de typen van de organisatie/persoon waarin deze voorkomt in de database van Profit. Een Organisatie en een Persoon kunnen meer dan één type zijn, bijvoorbeeld zowel een debiteur als crediteur zijn.

  2. Raadpleeg je organisatie van de administratie. Gebruik het filter om de organisatie te selecteren.

    De organisatie/persoon die aan je aan de administratie gekoppeld hebt kun je ook direct in de weergave raadplegen; het veld Administratie is in dat geval aangevinkt. Je kunt de weergave aanpassen en het veld Administratie toevoegen als je dit veld niet ziet.

    Het veld Debiteur en het veld Crediteur moet ook zijn aangevinkt.

Verstrekkingswijze intercompanyfacturen bij de verkooprelatie/debiteur (administratie) instellen:

De intercompany verkoopfactuur is een apart rapport, waarvan je de verstrekkingswijze aan de administratie (als verkooprelatie) kunt instellen.

  1. Ga naar:
    • Projecten / Project / Verkooprelatie
    • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
    • Financieel / Debiteur / Debiteur
  2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie, de organisatie (administratie) waaraan je de intercompany verkoopfactuur verstrekt.
  3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
  4. Klik op de actie: Onderhouden.

    Je ziet bovenin de boekingslay-out wat de algemene instelling bij deze relatie is qua verstrekkingswijze en contact.

  5. Klik op: Nieuw.
  6. Selecteer Nieuw.
  7. Selecteer bij Type rapport het rapport voor Intercompany verkoop ordermanagement (in het geval van facturen voor intercompany projecten) of Intercompanyfactuur (ordermanagement) (in het geval voor intercompany ordermanagement).
  8. Selecteer een waarde bij Verstrekkingswijze.
  9. Selecteer het Contact.
  10. Klik op: Voltooien.

Btw-gegevens bij intercompany

Voor een correcte afhandeling van de btw is het belangrijk te weten welke btw-gegevens Profit gebruikt voor intercompany. Deze gegevens moet je controleren:

  1. Controleer de btw-plicht bij de debiteur van de organisatie (in de financiële administratie) die gekoppeld is aan de werkgever/medewerker.

    De btw-plicht gegevens van de administratie kun je raadplegen in de eigenschappen van verkooprelatie/debiteur op het tabblad Debiteur, waarbij de verkooprelatie/debiteur de organisatie is die gekoppeld is aan de administratie (bij intercompany projecten de administratie die is vastgelegd bij de werkgever van de medewerker).

    Bij de intercompany facturen wordt de btw-plicht gebruikt van de debiteur van de organisatie (in de financiële administratie) die gekoppeld is aan de administratie.

    Als bijvoorbeeld bij de debiteur btw-plicht ICP Verkopen binnen EU is ingesteld wordt in de intercompany inkoopfactuur/journaalpost ICP plicht Inkopen binnen EU gehanteerd.

    Als de administraties van de Intercompanyfacturering tot dezelfde Fiscale Eenheid behoren, dan wordt de Btw-plicht Geen btw (intercompany) gehanteerd.

  2. Controleer het btw-nummer van de leverende administratie bij de crediteur.

    Het btw-nummer van de leverende administratie op de intercompany-factuur wordt uit inkooprelatie van de gekoppelde organisatie gehaald. Als echter het btw-nummer van de inkooprelatie niet bekend is dan wordt het btw-nummer vanuit de administratie gehaald.

    Het btw-nummer van de administratie kun je raadplegen in de eigenschappen van inkooprelatie/crediteur op het tabblad Crediteur, waarbij de inkooprelatie/crediteur de organisatie is die gekoppeld is aan de administratie.

Verkooprelatieprofiel

Voor het verstrekken van de intercompanyfactuur aan de administratie stel je het verkooprelatieprofiel in. De intercompanyfactuur verstuur je natuurlijk digitaal.

Verkooprelatieprofiel inrichten voor intercompanyfacturering:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  2. Open de eigenschappen van het verkooprelatieprofiel dat gekoppeld is aan de verkooprelaties.

    Afhankelijk van de situatie gebruik je een eigen verkooprelatieprofiel of het standaard verkooprelatieprofiel, dit is het verkooprelatieprofiel met de sterretjes (*****).

  3. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.
  4. Controleer/selecteer het gewenste rapport.
  5. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.
  6. Controleer/selecteer de e-mail berichtsjabloon bij Intercompanyfactuur als je de intercompanyfacturen verstrekt via e-mail.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Rekening-courant intercompanyfacturering inrichten

Je kunt bij de rekening-courantverhouding, waarbij je de rekening-courantkoppeling hebt vastgelegd tussen de ene administratie en de andere administratie, Toepassen voor afletteren intercompanyfacturen aanvinken als je wilt dat de journaalposten automatisch tegen elkaar worden afgeletterd. Als je dit niet aanvinkt dan krijg je bij het journaliseren van intercompany kostenplaats een openstaande post en kun je deze zelf tegen elkaar afletteren.

Rekening-courant inrichten:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Inrichting rekening-courant.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer in de velden Nummer bronadministratie en Grootboekrekening de gegevens van de eerste administratie, waarin je de dagelijkse boekingen verwerkt.
  4. Selecteer in de velden Nummer doeladministratie en Grootboekrekening de gegevens van de andere administratie waarmee je de rekening-courantverhouding onderhoudt.
  5. Selecteer het speciaal aangemaakte dagboek in de andere administratie bij Dagboek.
  6. Vink Toepassen voor afletteren intercompanyfacturen aan aan als je wilt dat Profit de journaalposten tegen elkaar aflettert.
  7. Klik op: Voltooien.

Meer informatie:

Intercompanyscenario

Je legt de toegestane intercompanyscenario’s vast die er zijn tussen administraties binnen één omgeving. Je bepaalt hiermee de rekeningcourantverhouding tussen de ene administratie en de andere administratie. Wanneer bijvoorbeeld administratie 1 mag inkopen bij administratie 3 via intercompany dan moet dat vastgelegd zijn in een intercompanyscenario.

Het intercompanyscenario bevat ook instellingen over de werking van intercompany zoals wijze van integratie verkooporder en ontvangst, verkooporders per magazijn en afwijkend btw-plicht.

Je kunt verschillende intercompany scenario's maken. Bijvoorbeeld per btw-plicht of per magazijn. Profit kiest dan bij het inkoop- en verkoopproces het intercompanyscenario dat het best schikt op basis van de inkoop- en verkooprelaties van de administraties en de gegevens die je hebt geselecteerd.

Een unieke intercompany scenario mag maar één keer voorkomen. De volgende velden maakt een intercompany scenario uniek:

  • Administratie inkoop
  • Magazijn inkoop
  • Administratie verkoop
  • Magazijn verkoop

Intercompanyscenario toevoegen:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Intercompany / Inrichting / Intercompanyscenario .
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul een duidelijke omschrijving in voor het intercompanyscenario.
  4. Selecteer bij Inkoop vanuit de inkopende administratie.

    Hier zoekt Profit automatisch de verkooprelatie erbij voor Verkooprelatie bij het onderdeel Verkoop aan. Zorg daarom dat de organisatie, gekoppeld aan deze administratie, een verkooprelatie/debiteur is.

  5. Selecteer bij Verkoop aan de verkopende administratie.

    Hier zoekt Profit automatisch de inkooprelatie erbij voor Inkooprelatie bij het onderdeel Inkoop aan. Zorg dat de organisatie, gekoppeld aan deze administratie, een inkooprelatie/crediteur is.

  6. Selecteer een Magazijn als je meerdere magazijnen hebt. Als je vaste verrekenprijs per magazijn hebt ingericht, dan wordt bij de integratie met dit scenario rekening gehouden en verrekend.
  7. Selecteer de instellingen over de werking van intercompany voor de wijze van integratie voor Verkooporder en Ontvangst.

    Stel bij Ontvangst bijvoorbeeld Ontvangst aanmaken bij gereedmelden pakbon in, wanneer je magazijn in het zelfde pand zit als je verkopende administratie. De ontvangst wordt dan automatisch aangemaakt Bij het gereedmelden van de pakbon, in plaats van dat je de ontvangst handmatig boekt. Dit scheelt tijd en heb je minder kans op fouten.

  8. Vink Verkooporder per magazijn aan indien van toepassing.
  9. Klik op: Voltooien.

Boekingslay-out inrichten

Als je Intercompany hebt geactiveerd, dan heb je een standaard boekingslay-out voor de intercompany verkoopfactuur: Intercompany verkoopfactuur (Profit). Deze bevat een extra veld:

  • Intercompany scenario

Op die manier kan hier ook op geboekt worden. Je kunt de boekingslay-out van de intercompany verkoopfactuur naar wens aanpassen.

In de weergave van Intercompanyfactuur, zie je deze velden dan ook terug en kun je er eenvoudig op filteren.

Direct naar

  1. Intercompany ordermanagement
  2. Intercompany Ordermanagement activeren en inrichten