Offerteaanvraag via workflow inrichten

Je kunt offerteaanvragen via de workflow in de klantportal (OutSite) bij de leveranciers uitzetten. Hierdoor kun je gestructureerd met hen communiceren en tegelijkertijd grip houden op de voortgang.

De offerteaanvragen worden geregistreerd als type dossieritem Offerteaanvraag (Profit), waarmee de workflow wordt opgestart.

De workflow moet je instellen voor wat betreft de gebruikers die de workflow afhandelen.

Gebruikers/gebruikersgroepen in workflow Offerteaanvraag instellen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van type dossieritem Offerteaanvraag (Profit) (-66).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de workflow Offerteaanvraag.

   

   De meegeleverde worklow ziet er zo uit. Je kunt hier zelf wijzigingen in aanbrengen.

5. Klik eventueel op het plus-teken om de volledige workflow te zien.
6. Stel de gebruikers(groepen) in voor wie de taken bedoeld zijn:
   1. Klik op de taak: Ter beantwoording.
   2. Stel rechts bij Gebruikers, onder Taak bestemd voor, de gebruiker/gebruikersgroep in aan wie je deze taak wilt toewijzen.
   3. Klik op de taak: Ter afhandeling.
   4. Stel de gebruiker/gebruikersgroep in aan wie je deze taak wilt toewijzen.
   5. Stel eventueel een gebruikersgroep/rol in als workflowmanager voor deze specifieke workflow, afwijkend van de omgevings-workflowtaakmanager. Of stel per taak een afwijkende workflowmanager toe.
7. Stel de berichtsjablonen in als je via OutSite als je standaardteksten wil gebruiken om met de inkooprelatie te communiceren. De berichtsjablonen kun je van tevoren toevoegen of terwijl je deze taak inricht.
   1. Klik op de taak: Ter beoordeling.
   2. Vink Verzenden als dossieritem in deze taak komt aan.
   3. Selecteer een van de opties met portalgebruikers bij Aan.
   4. Selecteer bij Berichtsjabloon het al toegevoegde berichtsjabloon.

   Of klik op het veld om een nieuw berichtsjabloon toe te voegen:

   1. Klik op: Nieuw.

      Het nieuwe berichtsjabloon heeft al de juiste soort, Workflowactie.

   2. Vul de omschrijving in. 
   3. Klik op: Volgende.
   4. Vul de berichtsjabloon verder toe zoals je gewend bent.
8. Stel de overige taken/acties in, waar nodig.
9. Publiceer de workflow.
10. Sluit de workflow editor af. 
11. Als je alles voor de offerteaanvragen hebt ingericht, kun je eventueel nog de workflow voor het beoordelen van de inkoopofferte inrichten.

    Als je die niet wilt gebruiken, kun je de inkoopofferte toevoegen.