Inkooprelaties uitnodigen met offerteaanvraag

Je kunt een inkoopofferte uitzetten bij een aantal inkooprelaties om zo de meest gunstige inkopen te kunnen doen. Dit doe je in twee stappen:

1. Eerst voeg je de inkooprelaties toe.
2. Vervolgens nodig je de geselecteerde inkooprelaties uit om een offerte in te dienen.

Inkooprelaties in offerteaanvraag toevoegen

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopofferte.

   Je moet de inkoopofferte zonder inkooprelatie eerst hebben toegevoegd en definitief gemaakt.

2. Selecteer de inkoopofferte zonder inkooprelatie (waarbij het veld Naam leeg is in de weergave)
3. Klik op de actie: Offerteaanvragen.

   Profit opent de eigenschappen van de (nieuwe) offerteaanvraag die bij de inkoopofferte hoort.

   (Als je juist de boekingslay-out van de inkoopofferte wilt zien of of bijvoorbeeld de gewenste leveringsdatum o.i.d. wilt wijzigen, dubbelklik je op de inkoopofferteregel).

4. Ga naar het tabblad: Offerteaanvragen.
5. Klik op: Nieuw..
6. Selecteer eventueel een andere weergave.

   Je kunt kiezen uit de weergave met alle inkooprelaties en de weergave met alleen de inkooprelaties die een eigen itemcode voor een van de artikelen hebben (en dus het artikel al eens geleverd hebben).

7. Selecteer de inkooprelatie(s).
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je ziet nu de inkooprelaties en dat in iedere regel de status van de offerteaanvraag op Onderhanden staat.

Inkooprelaties uitnodigen een offerte in te dienen (offerteaanvraag verstrekken)

Je nodigt verschillend inkooprelaties uit om een offerte uit te brengen. Deze inkooprelaties moeten correct ingericht zijn. Ook moet je hiervoor moet het berichtsjabloon van het soort Inkoopofferte uitnodiging hebben voorbereid. Tenslotte moet de inkoopofferte die je van je inkooprelaties wilt ontvangen definitief zijn.

1. Ga naar:  Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopofferte.
2. Selecteer een inkoopofferte waar geen inkooprelaties aan zijn toegevoegd.
3. Klik op de actie:  Offerteaanvragen.
4. Ga naar het tabblad: Offerteaanvragen.
5. Selecteer de gewenste Inkooprelaties.
6. Klik op de actie: Uitnodigen. Via deze actie ontvangt de inkooprelatie de offerteaanvraag via mail en OutSite en de workflow wordt opgestart (als dit is ingericht) .

   De actie E-mailen gebruik je alleen als je bijvoorbeeld ad hoc de offerteaanvraag nogmaals wilt mailen. De inkooprelatie ontvangt het bericht alleen via mail en hieraan is geen workflow verbonden. De berichtsjabloon bij deze actie richt je naar eigen inzicht in.

7. Selecteer het berichtsjabloon.

   Als je verstrekt via de actie Uitnodigen, is berichtsjabloon van het soort Offerteaanvraag uitnodiging.

8. Selecteer het rapport als je de offerteaanvraag ook als bijlage wilt verstrekken

   Je kunt bij e-mailen ook een vrije bijlage bij Bijlage selecteren. De bijlage wordt aan het dossieritem toegevoegd als bijlage. Omdat het dossier maximaal één bijlage kan bevatten kan een rapport óf een bijlage worden gekozen, niet allebei.

9. Vul eventueel tekst in bij Toelichting.

   Als je Toelichting als tag in het berichtsjabloon hebt opgenomen, komt de tekst als ad hoc aanvulling in het standaard bericht.

   Voorbeeld:

   Voor deze offerteaanvraag kun je ook het filmpje op de website op www.afas.nl bekijken voor een betere indruk van wat we zoeken.

10. Klik op: Volgende.

    Je ziet de regels die verstrekt gaan worden.

11. Klik op: Afdrukvoorbeeld als je een voorbeeld van een samengevoegd offerteaanvraag-rapport wilt zien.

    

    Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit.

12.  E-mail voorbeeld als je een voorbeeld van een samengevoegd e-mailbericht wilt zien.
13. Klik op: Voltooien. 

    De uitnodigingen worden nu verstrekt per e-mail en geplaatst op de leveranciersportal in OutSite (als je dit hebt ingericht).

14. Klik op: Opslaan en sluiten.

In de weergave met inkoopoffertes heeft de inkoopofferte de status In aanvraag.

De inkooprelaties kunnen vervolgens:

1. De offerteaanvraag beoordelen / een vraag stellen / bedanken/ een inkoopofferte indienen (als je met OutSite en de workflow werkt). Deze manier zorgt voor overzicht, grip op de communicatie en snelheid.
2. De uitnodiging in de e-mail raadplegen en per mail een offerte indienen (als je alleen met e-mail werkt). Deze manier van werken vraagt handwerk, is onoverzichtelijke en traag.