Pakbon verstrekken

Je verstrekt een pakbon aan de verkooprelaties. Daarvoor zijn verschillende manieren beschikbaar. Je kunt pakbonnen verstrekken via de acties Output, E-mailen en Afdrukken. Bij Rapport verstrekken lees je meer over de keuzes die je daarbij kunt maken.

Bij de eerste optie verstrek je de pakbonnen massaal volgens de bij de verkooprelatie ingestelde voorkeur. Ook kijkt Profit voor je welke al verwerkt zijn en welke niet. Bij de overige opties verstrek je een geselecteerd (klein) deel van de pakbonnen.

Pakbon verstrekken via Output-wizard

Via de Output-wizard kun je meerdere pakbonnen digitaal verstrekken en/of afdrukken op basis van een selectie.

De Output-wizard kan rekening houden met de voorkeur verstrekkingswijze per relatie (e-mailen, afdrukken). Je kunt hier ook van afwijken door juist alle regels op één manier te verstrekken. Bijvoorbeeld allemaal e-mailen of allemaal afdrukken. Of voor allemaal een afwijkend rapport, en bij e-mailen een afwijkend berichtsjabloon, selecteren.

In de Output-wizard kun je aangeven of je alleen 'niet-verwerkte' regels wilt e-mailen/afdrukken of de hele selectie. Na het uitvoeren via de Output-wizard hebben de regels altijd de status Volledig verwerkt.

Tenslotte kun je het rapport al of niet in het dossier van de relaties op laten slaan.

Je moet, als je deze functie volledig wilt benutten, eerst de voorkeur verstrekkingswijze per relatie, de e-mailinstellingen en eventueel de boekingslay-outs en weergaven inrichten en instellen.

Pakbonnen massaal verstrekken via de Output-wizard:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.

   Let op:

   Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Bij de meeste rapporten moet je de afdruktaak afhandelen om het rapport af te drukken.

   Als het rapport niet wordt afgedrukt, kijk dan eerst of je de taak nog moet afhandelen..

2. Klik op de actie: Output.
3. Je kunt aangeven dat je alleen nog niet verwerkte offertes, orders, /ontvangten, pakbonnen, facturen enz. wilt verwerken.

   Let op:

   Normaal is een document (zoals een offerte) volledig verwerkt als dit verstrekt is op de manier die bij de Voorkeur verstrekkingswijze bij de relatie staat ingesteld. Als je de regel via de Output-wizard verwerkt via Afwijkend verstrekken, wordt de regel echter ook als Volledig verwerkt aangevinkt.

4. Selecteer eventueel een andere printer en printerlade.
5. Vink Afwijkend verstrekken aan, als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de verkoop-/inkooprelaties is ingesteld.
   1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
   2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel is vastgelegd).
   3. Selecteer een berichtsjabloon, als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mailopties hebt geselecteerd.
6. Vink Opslaan in dossier aan, als je de verzonden rapporten wilt opslaan in het dossier van de relatie(s).
7. Selecteer bij Sortering de manier van sorteren voor afdrukken.
8. Vink Aflopend aan om de rapporten van hoog naar laag te sorteren.
9. Klik op: Volgende. Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

   Je ziet nu een overzicht van welke regels op welke manier verzonden zullen worden.

   1. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze Afdrukken en klik op de actie Acties / Afdrukvoorbeeld om het rapport te controleren.
   2. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze E-mailen en klik op de actie Acties / E-mail voorbeeld.
   3. Sluit het voorbeeld.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Klik op: OK. bij de melding dat de verwerking gereed is.

    De velden Afgedrukt, Dossier, Gemaild, Voll. verw. en Verstrekt via eVerbinding zijn aangevinkt als je de corresponderende verstrekking hebt gedaan. Deze velden zijn alleen zichtbaar als je deze aan de weergave hebt toegevoegd.

Je kunt de verzonden e-mailberichten controleren.

Pakbon e-mailen

Een pakbon kun je mailen, waarbij Profit de pakbon opslaat als pdf-document en meestuurt als bijlage. Profit verstuurt het e-mailbericht naar de contactpersoon die is ingesteld voor de order/pakbon in de eigenschappen van de verkooprelatie.

Let op: 

Profit verstuurt het e-mailbericht met de digitale pakbon naar het adres E-mail werk dat is vastgelegd bij het contact voor de order/pakbon.

Heeft het contact geen adres E-mail werk of is er geen contact geselecteerd, dan wordt het adres E-mail werk van de betreffende organisatie/persoon gebruikt. Is er ook geen adres E-mail werk aanwezig bij de organisatie/persoon, dan meldt Profit dat er geen geldig e-mailadres is gevonden.

Eén pakbon e-mailen:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
2. Selecteer de pakbon die je wilt e-mailen.
3. Klik op de actie: E-mailen.

   Profit geeft aan naar wie de e-mail verstuurd is.

4. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Je kunt vervolgens in Profit controleren of het e-mailbericht is verzonden.

Pakbon afdrukken

Een pakbon druk je af en verstuur je naar de verkooprelatie. Je drukt de pakbon af op papier, slaat de pakbon op als PDF-document of mailt de pakbon.

Pakbon afdrukken:

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
2. Selecteer de factuur/facturen in de weergave die je wilt afdrukken:
   1. Klik op: Regels selectie tonen (Ctrl+S).

      

   2. Vink de regels één voor één aan (of klik op Ctrl+A om alle regels in één keer te selecteren).
3. Klik op de actie: Afdrukken.

   Je ziet vervolgens het afdrukvoorbeeld.

4. Controleer de afdrukken op het scherm.