Dashboard Budgethouder
Dit dashboard geeft inzicht in de budgetten en de realisatie van de verbijzonderingen en/of grootboekrekeningen waarvoor een budgethouder verantwoordelijk is.
De budgethouder kan vanaf het niveau van de rapportagestructuur steeds inzoomen op de details, tot op mutatieniveau. Hierbij heeft de budgethouder inzicht in het budget, het bedrag besteed of ontvangen, het verschil, de eventuele reserveringen en verplichtingen die nog besteed moeten worden en het bedrag nog te besteden of nog te ontvangen.
Het dashboard is geautoriseerd op Budgethouder, dat betekent dat je alleen de gegevens kan zien waarvoor jij budgethouder bent. De budgethouder ziet de stand tot en met de huidige periode en de stand tot en met de afgesloten periode (mocht daarmee gewerkt worden). Verder is er nog een werkblad aanwezig waarop je gedetailleerd inzicht hebt in de kosten-budgetten.
Voorbeeld:
Je bent budgethouder voor de verbijzondering ‘Vestiging oost’. Daarom zie je in het dashboard alle budgetten en alle mutaties die geboekt zijn op die verbijzonderingscode. Je hebt ook inzicht in de realisatie (mutaties) zonder dat daar een budget tegenover staat.
Aandachtspunten
Het dashboard werkt alleen als de ingelogde gebruiker ook budgethouder is op een grootboekrekening of code verbijzondering.
Houd daarom rekening met het volgende:
- Leg je budgetten vast op grootboekrekeningen of verbijzondering?
- Is de gebruiker gekoppeld als budgethouder aan een grootboekrekening of code verbijzondering waarop het budget is vastgelegd?
- Budgeteer je op verschillende verbijzonderingsassen, dan moet er ook altijd één verbijzonderingsas gefilterd worden.
- Het is aan te raden om zowel alle kosten als alle opbrengstrekeningen te budgetteren. Kostenrekeningen worden in Profit positief gebudgetteerd (oftewel debet) en opbrengstrekeningen worden in Profit negatief gebudgetteerd (oftewel credit).
Voordat je het dashboard kunt raadplegen, moeten de volgende onderdelen zijn ingericht.
- Rapportagestructuur
De cijfers in het dashboard worden weergegeven op basis van de rapportagestructuur. Het is daarom essentieel om de grootboekrekeningen te koppelen aan een rapportagecode. Voor dit dashboard is het minimaal vereist om de grootboekrekeningen van het type Opbrengsten en Kosten te koppelen aan de juiste rapportagecodes. We raden echter aan om het hele grootboekrekeningschema te koppelen aan de juiste rapportagecodes.
|
Inhoud |
Budgetoverzicht
Inzicht in mijn budgetten als budget verantwoordelijke.
Wat kan je selecteren
Je kunt t/m periode, administratie en verbijzonderingsas. Standaard is de huidige periode zichtbaar.
Je kunt het budgetoverzicht op verschillende perioden raadplegen, namelijk:
- Huidige periode
Het budgetoverzicht wordt tot en met de huidige periode weergegeven. De huidige periode is de periode waarin de datum van vandaag valt.
- Afgesloten periode
Het budgetoverzicht wordt tot en met de afgesloten periode weergegeven. De afgesloten periode wordt bepaald op basis van de maximum periode die geblokkeerd is. Dit wordt gecontroleerd voor zowel de periodetabel als de geblokkeerde perioden per administratie. Voor beiden wordt het maximum bepaald en dan wordt voor die twee ook weer het maximum bepaald.
- Zelfgekozen periode
Het budgetoverzicht wordt tot en met de periode weergegeven die gefilterd wordt in het veld T/m periode. Op deze manier kan je zelf bepalen welke eindperiode er gehanteerd moet worden in het dashboard.
Let op!
Het kan dus zijn dat de maximum afgesloten periode in de toekomst ligt. Dan word je aangeraden om of de toekomstige jaren in de periodetabel te verwijderen, of te deblokkeren. Verwijderen is niet erg, want de jaren worden automatisch toegevoegd mocht dat nodig zijn!
Werk je met meerdere verbijzonderingsassen en je budgetteert ook op meerdere verbijzonderingsassen, dan moet je ook op één verbijzonderingsas filteren.
De grootboekrekeningen, waarvoor je als budgethouder verantwoordelijk bent, worden weergegeven in de rapportagestructuur. Dit is vooral van belang als je verantwoordelijk bent voor een gehele kostenplaats (bijvoorbeeld een hele vestiging of een geheel filiaal).
In het overzicht met de rapportagestructuur worden de volgende gegevens weergegeven:
- Budget
Het budget van het betreffende niveau in de rapportagestructuur. Uiteindelijk is het meest gedetailleerde niveau het niveau van de grootboekrekening.
- Besteed / Ontvangen
Dit is het gerealiseerde bedrag. Voor kostenrekeningen is dit het bestede bedrag en voor opbrengstrekeningen is dit het ontvangen bedrag.
- Verschil
Dit is het verschil tussen het Budget en het Besteed / Ontvangen bedrag. Mocht het budget overschreden zijn, dan wordt het verschil rood gemarkeerd.
- Reservering / verplichting
Dit is het bedrag dat gereserveerd is of dat verplicht is. Dit zijn in de meeste gevallen kosten die al gereserveerd zijn via een reservering, of kosten waarvoor al een verplichting is aangegaan met een specifieke leverancier door het vastleggen van een verplichting.
- Nog te besteden / Nog te ontvangen
Het verschil minus de Reservering / verplichting is het nog te besteden / nog te ontvangen bedrag. Als dit bedrag het budget overschrijdt, dan wordt het bedrag rood weergegeven.
Onder het budgetoverzicht met de rapportagestructuur worden de financiële mutaties weergegeven die de grondslag vormen voor de weergegeven bedragen. Wordt er een bepaald niveau in de rapportagestructuur gefilterd, dan worden ook alleen die betreffende financiële mutaties weergegeven.
Is de financiële mutatie een inkoopfactuur of verkoopfactuur? Dan zijn de velden Debiteur / crediteur en Factuurnummer gevuld. Het veld factuurnummer is dan een hyperlink. Klik op de hyperlink om de eigenschappen van de inkoopfactuur of verkoopfactuur te openen in InSite. Op deze manier heb je inzicht in de daadwerkelijke inkoopfactuur of verkoopfactuur (tot op PDF niveau).
Inzicht in kosten
In dit werkblad wordt inzicht gegeven in het budget voor de kosten. Ben je geen budgethouder van een kostenrekening, dan gebruik je dit deel van het dashboard niet.
Wat kan je selecteren
Je kunt t/m periode, administratie en verbijzonderingsas. Standaard is de huidige periode zichtbaar.
Er zijn twee visualisaties aanwezig op dit werkblad, namelijk een tabel met de grootboekrekeningen waarvoor je als budgethouder verantwoordelijk bent en een grafiek waarin je het budget kan vergelijken met de realisatie.
Tabel Kosten budget per grootboekrekening
De tabel waarin per grootboekrekening inzicht wordt gegeven in het kostenbudget. Deze tabel bevat de volgende gegevens:
- Grootboekrekening
Het nummer en de omschrijving van de grootboekrekening. Er worden in deze tabel alleen kostenrekeningen (type rekening is 4 – Kosten) weergegeven.
- Budget
Het budget van de betreffende grootboekrekening.
- Besteed
Dit is het saldo van de gerealiseerde kosten (besteed).
- Reservering / verplichting
Dit is het saldo van de verplichtingen, de verplichtingen op de reserveringen en de reserveringen.
- Nog te besteden
Dit is de ruimte die er nog over is om nog vrij te besteden als het bedrag positief is. Dit is dus het saldo wat er overblijft als het budget verminderd wordt met het bestede bedrag en de reserveringen en verplichtingen. Is dit saldo negatief, dan is het kosten budget overschreden en wordt dit bedrag met een rode kleur weergegeven.
Grafiek Kosten budget: verdeling besteed en nog te besteden
In deze grafiek wordt gevisualiseerd wat de verdeling is van het budget. De verdeling is opgedeeld in:
- Besteed
Dit is het saldo van de bestede kosten.
- Reservering/verplichting
Dit is het saldo van de verplichtingen, de verplichtingen op de reserveringen en de reserveringen.
- Nog te besteden
Dit is de ruimte die er nog over is op nog vrij te besteden. Dit is dus het saldo wat er overblijft als het budget verminderd wordt met het bestede bedrag en de reserveringen en verplichtingen.
Tip:
Zet je muispijltje op de tekst ‘Verdeling’ die voor de staaf in het diagram staat. Er wordt een tooltip getoond met de specifieke bedragen van de verdeling.
Inzicht in opbrengsten
In dit werkblad wordt inzicht gegeven in het budget voor de opbrengsten. Ben je geen budgethouder van een opbrengstrekening, dan gebruik je dit deel van het dashboard niet.
Wat kan je selecteren
Je kunt t/m periode, administratie en verbijzonderingsas. Standaard is de huidige periode zichtbaar.
Er zijn twee visualisaties aanwezig op dit werkblad, namelijk een tabel met de grootboekrekeningen waarvoor de betreffende budgethouder verantwoordelijk is en een grafiek waarin je het budget kan vergelijken met de realisatie.
Tabel Opbrengsten budget per grootboekrekening
De tabel waarin per grootboekrekening inzicht wordt gegeven in het opbrengsten budget. Deze tabel bevat de volgende gegevens:
- Grootboekrekening
Het nummer en de omschrijving van de grootboekrekening. Er worden in deze tabel alleen opbrengstrekeningen (type rekening is 3 – Opbrengsten) weergegeven.
- Budget
Het budget van de betreffende grootboekrekening.
- Ontvangen
Dit is het saldo van de ontvangen opbrengsten.
- Nog te ontvangen
Dit is het saldo van de nog te ontvangen opbrengsten. Dit is dus het verschil tussen het budget en de ontvangen opbrengsten. Als het bedrag positief is betekent dit dat er nog opbrengsten binnen moeten komen en dan wordt dit bedrag in het rood weergegeven. Met andere woorden: het budget is nog niet gehaald. Is dit bedrag negatief, dan is het budget gehaald.
Grafiek Opbrengsten budget: verdeling ontvangen en nog te ontvangen
In deze grafiek wordt gevisualiseerd wat de verdeling is van het budget. De verdeling is opgedeeld in:
- Ontvangen
Dit is het saldo van de gerealiseerde kosten (besteed).
- Nog te ontvangen
Dit is de ruimte die er nog over is op nog vrij te besteden. Dit is dus het saldo wat er overblijft als het budget verminderd wordt met de realisatie en de reserveringen en verplichtingen.
Tip:
Zet je muispijltje op de tekst ‘Verdeling’ die voor de staaf in het diagram staat. Er wordt een tooltip getoond met de specifieke bedragen van de verdeling.
Deelbudgethouder
In dit werkblad wordt inzicht gegeven in de eventuele deelbudgethouders die vastgelegd zijn. Een deelbudgethouder wordt vastgelegd in een reservering. Een reservering kan gebruikt worden om het budget van een grootboekrekening op te delen in verschillende deelbudgetten en daar per deelbudget een deelbudgethouder verantwoordelijk voor te maken. Maak je geen gebruik van deelbudgethouders dan gebruik je dit deel van het dashboard niet.
Wat kan je selecteren
Je kunt t/m periode, verbijzonderingsas en administratie. Standaard is de huidige periode zichtbaar.
Er is één visualisatie aanwezig in dit werkblad, namelijk een draaitabel met inzicht in de bedragen per deelbudgethouder.
Let op!
Dit is een overzicht voor de budgethouder (degene die hoofd verantwoordelijk is voor het totale budget van de grootboekrekening). De deelbudgethouder zelf heeft inzicht in zijn deelbudget via InSite.
Draaitabel Deelbudgethouders
In deze draaitabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende deelbudgethouders die vastgelegd binnen de reserveringen van de budgetten waarvoor je als budgethouder verantwoordelijk bent.
Het overzicht laat eerst het totaal per deelbudgethouder zien. Eventueel kan de deelbudgethouder opengeklapt worden om inzicht te krijgen voor welke gedeelte van de grootboekrekening de deelbudgethouder verantwoordelijk is.
De volgende velden zijn aanwezig:
- Bedrag
Dit is het reserveringsbedrag waarvoor de deelbudgethouder verantwoordelijk is.
- Gerealiseerd
Dit is het gerealiseerde bedrag op de reservering waarvoor de deelbudgethouder verantwoordelijk is.
- Saldo
Dit is het openstaand saldo van de reservering waarvoor de deelbudgethouder verantwoordelijk is (het reserveringsbedrag minus het gerealiseerde bedrag).