Créer/supprimer la délégation d'un employé (Modèle de délégation)

Vous liez les délégations par employé, ce qui octroie des « droits » à l’employé sur certains workflows en relation avec les employés qui relèvent d'une certaine unité organisationnelle.

Vous liez les délégations sous la ligne employé/fonction, de sorte que la délégation s'applique de la date de début jusqu'à la date de fin (le cas échéant) de la ligne de fonction. Si une nouvelle ligne de fonction est créée ultérieurement, une grande partie des données de l'ancienne ligne de fonction seront automatiquement copiées. Cela vaut également pour les délégations de la ligne de fonction.

Profit Windows

Vous pouvez créer ou supprimer une délégation pour chaque employé.

Créer une délégation :

1. Allez à RH / Employé / Employé.
2. Ouvrez un employé, onglet Fonction.
3. Ouvrez la fonction, onglet Délégation.
4. Ajoutez les lignes de délégation.

   Chaque ligne de délégation contient une délégation et une unité organisationnelle à laquelle elle s'applique.

   Dans le cadre d'une délégation, un employé reprend un ensemble de tâches d'un manager. Il faut donc toujours vérifier quelle est l'unité organisationnelle du manager. Celle-ci doit être liée dans la ligne de délégation de l'employé.

   Dans le champ Responsable de la délégation, vous sélectionnez l'employé qui est responsable de la délégation et qui est autorisé à révoquer la délégation.

   Un manager peut toujours retirer des délégations à sa propre unité organisationnelle (via InSite). Le responsable d'une délégation peut également révoquer la délégation (également en tant que responsable d'une autre unité organisationnelle).

   Exemple :

   Cas de Graaf est le manager Formations. Il peut retirer les délégations de cette unité organisationnelle. Il ne peut pas retirer les délégations d’une autre unité organisationnelle, telle que la consultance.

   Monica Bello a reçu une délégation dans l'unité d'organisation Consultance. Cas de Graaf a été nommé responsable de la délégation. Cela permet à Cas de retirer cette délégation, bien qu'il ne soit pas le manager Consultance.

Supprimer la délégation :

Pour ce faire, il existe les possibilités suivantes. En supprimant la délégation, l'autorisation (accordée automatiquement) est également révoquée. Veuillez noter que vous devez révoquer toute autorisation accordée manuellement.

• Supprimez la délégation de la ligne de fonction.
• Ajoutez une nouvelle ligne de fonction, ce qui clôturera la ligne de fonction précédente. La délégation reste en vigueur jusqu'à la date de fin de l'ancienne ligne de fonction.
• Si une ligne de fonction est mutée sur la base d’un contrat, Ajoutez une nouvelle ligne de contrat après avoir supprimé la délégation de la ligne de fonction.

InSite

Un manager peut créer ou retirer une délégation pour sa propre unité organisationnelle. Un workflow est lancé pour ajouter ou révoquer une délégation.

Créer une délégation :

1. Allez à la page Choix de profil délégation.
2. S'il y a plusieurs profils, sélectionnez le profil. S'il n'y a qu'un seul profil, cette étape est sautée.
3. Cliquez sur l'employé pour lequel vous souhaitez créer une délégation dans votre propre unité organisationnelle. Vous voyez tous les employés, l'autorisation avec filtre ne s'applique pas.
4. Sélectionnez la délégation.

   

5. Sélectionnez le responsable de la délégation, voir l'explication ci-dessus.

Retirer une délégation :

1. Allez à la page Retirer une délégation.
2. S'il y a plusieurs profils, sélectionnez le profil. S'il n'y a qu'un seul profil, cette étape est sautée.

   Cliquez sur la délégation que vous voulez retirer. Vous voyez les délégations de votre propre unité organisationnelle et les délégations dont vous êtes le délégué.

La révocation d'une délégation peut également affecter les délégations futures. Si vous révoquez une délégation en cours alors qu'il existe une ligne de fonction future avec une combinaison de la même délégation + unité organisationnelle, cette délégation est également supprimée dans la ligne de fonction future.

Vous avez plus d'options pour retirer les délégations. En effet, en tant que manager, vous voyez toutes les délégations qui relèvent de votre responsabilité :

• Un manager voit toutes les délégations de ses propres employés. Il s'agit des employés qui lui sont subordonnés selon l'organigramme, c'est-à-dire les employés des unités organisationnelles sous-jacentes.
• Un manager voit toutes les délégations qui sont présentes dans les unités organisationnelles sous-jacentes.

Consulter des délégations

Il existe différentes manières de consulter les délégations établies.

Profit Windows :

• Vous pouvez voir toutes les délégations dans RH / Employé / Aperçu / Délégation.
• Vous pouvez rendre les délégations visibles dans l'organigramme.

• Vous pouvez également voir les délégations dans l'organigramme dans les caractéristiques d'une unité organisationnelle ou d'un employé.

InSite :

• Vous pouvez voir les délégations d'un employé dans la fiche de l'employé, dans la section de la page Délégations de l'employé.
• Vous pouvez voir vos propres délégations sur votre fiche d'employé (ESS), si la section Mes délégations y a été placée.
• Vous pouvez voir toutes les délégations actuelles de tous les employés dans l’aperçu Délégations (non autorisées).

La nouvelle page du Portail des délégations est destinée aux managers qui créent et retirent des délégations et qui souhaitent avoir un aperçu des délégations en cours. Les aperçus sont expliqués sous l'image.

• Délégations de mes employés

  Un manager voit tous les employés qui sont sous sa responsabilité selon l'organigramme ET qui ont une délégation en cours. Il peut s'agir d'une délégation permanente à une unité organisationnelle sous-jacente ou à une unité organisationnelle située à un autre endroit de l'organigramme. Grâce à cette vue d'ensemble, le manager peut donc voir pour ses propres employés s'ils ont des tâches supplémentaires en raison de délégations.

  Il s'agit des employés du niveau de l'organigramme du manager et de tous les niveaux sous-jacents de l'organigramme.

• Délégations à mes unités organisationnelles

  Un manager voit toutes les délégations en cours qui relèvent de sa responsabilité sur la base de l'organigramme. Il s'agit de délégations permanentes à sa propre unité organisationnelle ou à des unités organisationnelles sous-jacentes. Grâce à cette vue d'ensemble, le manager peut ainsi voir quels workflows peuvent être traités par des délégations pour ses propres employés.

Le terme « manager » désigne un employé qui se trouve dans une unité organisationnelle en raison de sa fonction ou de sa répartition de formation. Les contrats de travail multiples sont également pris en compte. Si un manager travaille dans plusieurs unités organisationnelles en raison de contrats de travail multiples, les aperçus l’indiqueront.

La page du portail ci-dessus est basée sur l'organigramme ci-dessous.

• Beatrijs Boot s'est connectée et a vu les délégations de son propre personnel, à savoir Boris de Jong, Jean Verplancke et Viola de Lier. Jean est son collègue direct dans la même unité organisationnelle et Boris et Viola sont également sous sa responsabilité.
• Beatrice voit Viola et Gérard pour les délégations de ses unités organisationnelles. Viola est aussi sous la responsabilité de Béatrice, Gérard non. Néanmoins, Gérard apparaît également, car il s'agit de délégations à des unités organisationnelles dont Béatrice est responsable.