Configurer une délégation (Modèle de délégation)

La configuration des délégations détermine les workflows qui peuvent être soumis ou traités par un employé délégué.

En outre, vous pouvez ajouter des catégories de délégation basées sur vos propres types de pièces de dossier HRM. Cela vous permet d'inclure les workflows pour ces types de pièces de dossier dans une délégation. Vous avez également un aperçu direct des modèles et des pages qui appartiennent à une catégorie de délégation.

Description

Cette rubrique traite de la création de délégations, de la personnalisation des workflows et de l'autorisation. Une délégation est un ensemble de catégories de délégation (et donc de workflows HRM).

Lors de la configuration des délégations, vous avez deux options :

• Délégations de workflows HRM fournis

  Tous les workflows HRM fournis que vous pouvez déléguer sont regroupés en catégories de délégation fournies. Si un workflow HRM n'est pas repris dans une catégorie de délégation, veuillez contacter AFAS pour voir s'il peut être rendu disponible.

  Si vous voulez utiliser les workflows HRM fournis dans le modèle de délégation, vous devez faire deux choses. Tout d'abord, vous adaptez le workflow, car il existe des destinations spéciales pour les délégations. Ensuite, créez une délégation et incluez-y la catégorie de délégation.

• Délégations des propres workflows HRM

  Vous pouvez inclure vos propres workflows HRM dans une délégation. Il s'agit de workflows avec une destination d'employé qui peuvent être soumis via InSite. Vous configurez vous-même ces types de pièces de dossier et les workflows. Là encore, utilisez les destinations spéciales pour les délégations dans les workflows.

  Si vous souhaitez utiliser un type de pièces de dossier dans le modèle de délégation, vous devez créer une catégorie de délégation pour celle-ci. La catégorie de délégation et le type de pièces de dossier sont liés 1:1. Créez ensuite une délégation et incluez-y la catégorie de délégation.

Comme la délégation consiste à « externaliser » des tâches de gestion à d'autres employés, vous devez également adapter les autorisations.

La configuration pour InSite est expliquée séparément. Vous êtes maintenant prêt à attribuer des délégations aux employés.

Activation et autorisation d’une fonctionnalité

Vous activez la fonctionnalité. Vous pouvez ensuite autoriser les éléments dont vous avez besoin pour configurer cet élément.

Activation de la fonctionnalité :

Cette fonctionnalité n'est pas disponible par défaut, vous devez l’activer pour cela. Effectuez de préférence l'activation à la fin de la journée de travail ou le week-end. Une conversion aura toujours lieu pendant le processus d'activation et les employés ne pourront pas travailler dans Profit pendant cette conversion. Il est recommandé de tester d’abord une nouvelle activation dans un environnement de test avant de l'implémenter dans l'environnement réel.

Nom de l’activation à effectuer :

• Autor. employé sur base répartition de poste supplémentaire (cette activation inclut la fonctionnalité Délégation).

Configuration de l’autorisation :

1. Allez vers : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
2. Accédez à l'onglet : Gestion groupes.
3. Sélectionnez le groupe à autoriser.
4. Accédez à l'onglet : Menu.
5. Sélectionnez la case à cocher des options du menu à autoriser :
   • RH / Organisation / Configuration / Délégation
   • RH / Organisation / Configuration / Catégorie de délégation (Profit 19).
   • RH / Employé / Aperçu / Délégation
6. Allez dans l’onglet Autorisation.
7. Autoriser HRM / Employé Employé (MSS) / Fonction, onglet Délégation.

Voir aussi

• Configuration de l’autorisation

Créer une catégorie de délégation et une délégation

Une délégation détermine les workflows qui peuvent être utilisés via une délégation.

Une délégation se compose de catégories de délégation et chaque catégorie de délégation donne accès à des workflows spécifiques. Cette configuration vous permet de décider comment structurer vos délégations.

Exemple :

Vous souhaitez que les workflows relatifs aux congés et aux absences soient gérés par délégation. Si ceux-ci sont toujours gérés par les mêmes employés, vous pouvez créer une délégation qui contient les catégories Congés et Absences.

Si ces workflows sont gérés par différents employés, créez deux délégations, une pour les congés et une pour les absences.

Profit est doté d'un certain nombre de catégories de délégation permettant de gérer les workflows HRM pour les congés, les absences, les notes de frais, etc. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer ces catégories de délégation fournies. Vous déterminez par délégation les catégories de délégation que vous souhaitez utiliser.

Créer une catégorie de délégation :

1. Allez à : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Vérifiez si le type de pièces de dossier convient à une catégorie de délégation. Les conditions sont les suivantes :

   Het percentage factuurkorting. Profit neemt het % factuurkorting uit de eigenschappen van de verkooprelatie over. Profit berekent de factuurkorting over het Bruto bedrag.

   • Le type de pièces de dossier a au moins une destination Employé, telle que Employé ou Employé + Unité organisationnelle.
   • Le type de pièces de dossier est configuré pour InSite (dans les propriétés du type de pièces de dossier, onglet In & OutSite).

   Si vous devez utiliser un type de pièces de dossier dans le modèle de délégation, il doit également être autorisé correctement.

3. Allez à : RH / Organisation / Configuration / Catégorie de délégation.

   Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les délégations fournies.

   La catégorie de délégation Déclaration employé comprend également les déclarations agrégées.

4. Cliquez sur : Nouveau.
5. Cochez les types de pièces de dossier pour lesquelles vous souhaitez créer une catégorie de délégation.
6. Cliquez sur : Terminer.
7. Les catégories de délégation sont créées. Celles-ci ont toujours la même description que le type de pièces de dossier. Si la description du type de pièces de dossier change, la description de la catégorie de délégation changera également. Vous ne pouvez donc pas modifier vos propres catégories de délégation.

Consulter la catégorie de délégation :

Dans les propriétés de la catégorie de délégation, vous pouvez voir les modèles et les pages InSite liés. Vous les utilisez comme suit :

• Obtenir un aperçu des workflows liés. Ceci est particulièrement utile pour les catégories de délégation fournies. Ces catégories de délégation comprennent plusieurs workflows et l'onglet Modèles indique de quels workflows il s'agit.
• Obtenir un aperçu des pages InSite liées, ce qui est utile pour l'autorisation de ces pages.

L'onglet Délégation montre toutes les délégations qui incluent la catégorie de délégation.

Créer une délégation :

1. Allez à RH / Organisation / Configuration / Délégation.
2. Ajoutez une délégation.
3. Ouvrez la délégation et liez les catégories.

   

Configurer un workflow HRM

Les workflows HRM ont des destinations spéciales, ce qui signifie qu'ils vont vers le bon employé délégué dans la liste des tâches. Vérifiez chaque workflow HRM fourni dans une délégation et modifiez-le si nécessaire.

Distinction entre la création et la gestion des workflows

Veuillez noter la distinction entre la soumission des workflows et le traitement des workflows :

• Si vous utilisez une délégation uniquement pour envoyer des workflows, vous n'avez pas besoin de les modifier.
• Si vous utilisez une délégation pour évaluer les workflows, vous devez les modifier.

  Attention :

  Jusqu'à Profit 18 inclus, les dispositions suivantes s'appliquent : Dans le cas d'une délégation pour une unité organisationnelle (supérieure au niveau 9), le délégué peut soumettre de nouveaux workflows et traiter des workflows. Dans le cas d'une délégation pour une unité organisationnelle du niveau OP 9, le délégué peut uniquement envoyer de nouveaux workflows, pas gérer les workflows.

  À partir du Profit 19, un délégué de niveau 9 peut également gérer des workflows, si les destinations spéciales expliquées ci-dessous sont utilisées.

Délégations de niveau 9 dans l’organigramme

Dans le cas d'une délégation, les destinations utilisées sont Délégués - pièce de dossier destination, Délégués - pièce de dossier expéditeur et Délégués - pièce de dossier responsable . L'application sur le niveau 9 diffère des délégations pour les niveaux supérieurs.

Profit vérifie les conditions suivantes :

• La destination, l'expéditeur ou le responsable d'un workflow se trouve dans une unité organisationnelle de niveau 9.
• Cette unité organisationnelle dispose d'une délégation pour le workflow concerné.

Voir un diagramme des délégations aux niveaux de la direction et 9

Destinations pour les délégués :

Pour chaque tâche de workflow, vous déterminez si un délégué peut l'exécuter. Utilisez les destinations suivantes pour vous assurer qu'une tâche de workflow peut être traitée par un délégué. Il s'agit d'extensions des destinations du workflow basées sur l'organigramme. Dans ces destinations, on considère toujours le manager de la destination, de l'expéditeur ou du responsable. Le manager se trouve dans l'unité organisationnelle au-dessus de l'unité organisationnelle de la destination, de l’expéditeur ou du responsable.

Dans la description ci-dessous, une distinction est faite entre les managers (jusqu'au niveau 8) et les employés (au niveau 9).

• Délégués – destination pièce de dossier

  Ce qui suit s'applique aux délégations jusqu’au niveau 8 inclus. La destination est l'employé auquel le workflow se rapporte (toujours pour les workflows HRM). Le manager de l'employé traite la tâche du workflow, il se trouve au niveau organisationnel au-dessus du niveau de l’employé. Si ce niveau a également une délégation pour le workflow, le délégué concerné obtient également des droits pour gérer la tâche du workflow.

  Exemple (jusqu’au niveau 8 inclus)

  Il y a une demande de congé pour Hein Schrijvers, il est la destination de la demande de congé.

  

  Son manager est Cas de Graaf, qui peut traiter la demande de congé. Dans l'unité organisationnelle de Cas, il existe également une délégation Congés et absences pour Annet Ramaker, qui peut donc également traiter la demande de congé.

  Dans le cas d'une délégation de niveau 9, les dispositions suivantes s'appliquent. Si l'unité organisationnelle de la destination dispose d'une délégation pour le workflow, le délégué peut traiter la tâche du workflow. Le manager de la destination peut également gérer la tâche du workflow.

  Exemple (niveau 9)

  Il y a une demande de congé pour Hein Schrijvers, il est la destination de la demande de congé.

  

  Qui obtient les droits sur la tâche du workflow :

  • Son manager est Cas de Graaf, qui peut traiter la demande de congé.
  • Dans l'unité organisationnelle de Hein Schrijvers (au niveau 9), il y a également une délégation Congés et absences pour Lisanne Krijnen et Auke de Groot. Elles peuvent donc également traiter la demande de congé.

  L'unité organisationnelle de Cas de Graaf dispose également d'une délégation Congés et absences. Comme la délégation de niveau 9 est appliquée, la délégation pour l'unité organisationnelle de Cas de Graaf n'est PAS appliquée. Paul van den Berg n'aura donc PAS de droits sur la tâche du workflow.

• Délégués – expéditeur

  Ce qui suit s'applique aux délégations jusqu’au niveau 8 inclus. Le manager de l’expéditeur de la pièce de dossier traite la tâche du workflow, il se trouve au niveau organisationnel au-dessus du niveau de l’expéditeur. Si ce niveau a également une délégation pour le workflow, le délégué concerné obtient également des droits pour gérer la tâche du workflow.

  Exemple (jusqu’au niveau 8 inclus)

  Ivo Bezemer, en tant qu'employé P&O, soumet un changement de salaire pour Marnix van den Akker.

  

  Par le biais de la destination Délégués - expéditeur, le workflow est transmis à sa manager, c'est-à-dire Simone Arends. L'unité organisationnelle de Simone comprend également la délégation Scorfi pour Monica Bello, qui peut donc également gérer le workflow.

  Dans le cas d'une délégation de niveau 9, les dispositions suivantes s'appliquent. Si l'unité organisationnelle de l’expéditeur dispose d'une délégation pour le workflow, le délégué peut traiter la tâche du workflow. Le manager de l’expéditeur peut également gérer la tâche du workflow.

  Exemple (niveau 9)

  Ted Baakman souhaite qu'un panier de fruits soit envoyé à Marnix van den Akker.

  

  Qui obtient les droits sur la tâche du workflow :

  • Par le biais de la destination Délégués - expéditeur, le workflow est transmis au manager de Ted Baakman, c’est-à-dire Jean Verplancke.
  • Dans l'unité organisationnelle de Ted Baakman (au niveau 9), il y a également une délégation Panier de fruits pour Arend te Bogter, qui peut donc lui aussi traiter la demande.

  Qui obtient des droits sur la tâche de workflow :

  • L'unité organisationnelle de Jean Verplancke dispose également d'une délégation Panier de fruits. Comme la délégation de niveau 9 est déjà appliquée, la délégation pour l'unité organisationnelle de Jean Verplancke n'est PAS appliquée. Karin Blokland n'a aucun droit sur la tâche du workflow.
  • L'unité organisationnelle P&O dispose également d'une délégation Panier de fruits. Elle se trouve à un endroit différent de l'organigramme et n'est pas appliquée.
• Délégués – responsable

  Ce qui suit s'applique aux délégations jusqu’au niveau 8 inclus. La pièce de dossier a un responsable spécifique. Pour cette destination, le manager du responsable traite la tâche du workflow. Il est situé au niveau de l'organigramme, au-dessus du niveau de l'expéditeur. Si ce niveau a également une délégation pour le workflow, le délégué concerné obtient également des droits pour gérer la tâche du workflow.

  Exemple (jusqu’au niveau 8 inclus)

  Jesper van der Würst lance un workflow d’entrée en service pour un nouvel employé. Il désigne Mirjam van de Enden responsable de la pièce de dossier.

  

  Par le biais de la destination Délégués - responsable, le workflow est transmis à sa manager, c'est-à-dire Simone Arends. Dans l'unité organisationnelle de Simone, il y a également une délégation Entrée en service pour Beatrijs Boot, qui peut donc également gérer le workflow.

  Dans le cas d'une délégation de niveau 9, les dispositions suivantes s'appliquent. Si l'unité organisationnelle du responsable dispose d'une délégation pour le workflow, le délégué peut traiter la tâche du workflow. Le manager du responsable également traiter la tâche du workflow.

  Exemple (niveau 9)

  Jesper van der Würst lance un workflow d’entrée en service pour un nouvel employé. Il désigne Mirjam van de Enden responsable de la pièce de dossier.

  

  Qui obtient les droits sur la tâche du workflow :

  • Par le biais de la destination Délégués - responsable, le workflow est transmis à la manager de Mirjam van de Enden, c'est-à-dire Simone Arends.
  • Dans l'unité organisationnelle de la responsable Mirjam van de Enden (au niveau 9), il y a également une délégation Entrée en service pour Tirza Cools, qui peut donc également traiter la demande.

  Qui n'obtient pas de droits sur la tâche du workflow :

  • L'unité organisationnelle de Simone Arends dispose également d'une délégation Entrée en service. Comme la délégation de niveau 9 est déjà appliquée, la délégation pour l'unité organisationnelle de Simone Arends n'est PAS appliquée. Monica Bello n'obtient donc PAS de droits sur la tâche du workflow.

Modifier des workflows :

1. Allez à : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Allez dans l'onglet Workflow et ouvrez le workflow.
3. Sélectionnez la tâche du workflow et ouvrez Tâche destinée à.

   

4. Liez la bonne destination. Cochez la case Afficher dans la liste des tâches pour afficher la tâche dans la liste des tâches (Mes tâches) dans InSite.

   Si l'option Afficher dans la liste des tâches est également cochée pour le manager, la tâche apparaîtra dans la liste des tâches du manager et du délégué. Si la tâche est accomplie par l'un d'entre eux, elle disparaît de la liste des tâches de tout le monde.

   

5. Publiez le workflow.

Autorisation - Donner aux délégués des droits sur les employés

Tous les workflows de délégation incluent la destination employé (comme les absences, les congés, l’entrée en service, etc.). Par conséquent, les délégués doivent également avoir des droits sur les employés du département pour lequel ils ont une délégation.

Lors de l'attribution d'une délégation à un employé, une ligne de formation « vide » est automatiquement créée. Vous pouvez l'utiliser pour faire automatiquement du délégué un membre d'un groupe d'utilisateurs, afin que le délégué obtienne également les droits nécessaires. Pour ce faire, vous devez remplir le groupe d'utilisateurs sur la base d’une sélection.

Attention :

Vous ne verrez pas les lignes de formation « vides » découlant des délégations dans Profit, mais vous pouvez les utiliser dans les filtres décrits sur cette page.

Exemple :

Monica Bello reçoit une délégation pour l'unité organisationnelle Employés OBS De Regenboog. Cela crée une règle de distribution de la formation 0 % sur l'OBS De Regenboog.

• 100 % des employés OBS De Regenboog (= propre département)
• 0 % OBS De Regenboog (= délégation)

Sur la base de ces règles, vous pouvez alimenter automatiquement les groupes d'utilisateurs en fonction d'une sélection, voir les étapes ci-dessous. Monica est donc membre du groupe d'utilisateurs Employés OBS De Regenboog pour l'exécution de son propre travail. Elle devient membre d’OBS De Regenboog en tant que déléguée.

Vous pouvez faire automatiquement des employés des membres d'un groupe d'utilisateurs en remplissant le groupe d'utilisateurs sur la base d’une sélection.

Attention :

Avec cette configuration, l'autorisation est automatisée. Par conséquent, il peut arriver qu'un délégué obtienne plus de droits que souhaité, ce qui est bien sûr différent pour chaque organisation/client.

Si un délégué se voit attribuer trop de droits, vous devez abandonner le principe ci-dessus et définir l'autorisation manuellement.

Un employé qui a des droits sur tous les employés via une autorisation avec filtre peut être limité dans ces droits par un « filtre de délégation » (et donc ne plus avoir accès à tous les employés).

Dans les étapes ci-dessous, vous utilisez une sélection pour remplir un groupe d'utilisateurs pour un niveau organisationnel avec des délégués. Vous associez une autorisation avec filtre à ce groupe d'utilisateurs afin de donner à ce groupe des droits sur certains employés.

Les exemples ci-dessous sont basés sur les modèles pour les nouveaux environnements Profit. Un groupe d'utilisateurs est créé qui accorde des droits aux employés du niveau 9. Utilisez ceci comme point de départ pour les groupes d'utilisateurs dont vous avez besoin.

Étapes :

• Étape 1 : Ajouter une sélection
• Étape 2 : Modifier une sélection existante
• Étape 3 : Créer un groupe d'utilisateurs
• Étape 4 : Créer et lier une autorisation avec filtre

Étape 1 : Ajouter une sélection :

Vous créez une nouvelle sélection pour les employés avec une délégation.

1. Allez à : Généralités / Configuration / Sélection.
2. Créez une sélection basée sur l'utilisateur.
3. Ajoutez le champ Délégation à la vue que vous allez utiliser pour le filtrage.
4. Utilisez, par exemple, le filtre suivant. Il filtre les employés de niveau 9 qui ont une délégation et sont en service. Si vous avez des délégations pour d'autres niveaux de l'organigramme, vous devez également créer des sélections pour celles-ci.

   

Étape 2 : Remplacer les sélections existantes :

Recherchez les sélections existantes où les groupes d'utilisateurs sont remplis sur la base de l'organigramme. Après tout, les délégations créent des lignes de formation « vides » parmi les employés, ce qui signifie que les délégués répondent à une certaine sélection et deviennent ainsi membres d'un certain groupe d'utilisateurs. Dans cette situation, vous excluez les délégués avec un filtre sur le champ Délégation.

S'il existe déjà des sélections, vous devez créer de nouvelles sélections, en ajoutant d'abord le champ Délégation à l'ensemble de données. Liez la nouvelle sélection au groupe d'utilisateurs (voir l'étape ci-dessous).

Étape 3 : Groupe d’utilisateurs Configurer des délégués :

1. Allez à : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
2. Créer un groupe d'utilisateurs basé sur une sélection.
3. Liez la sélection au groupe d’utilisateurs.

   

4. Cliquez sur : Terminer.
5. Le groupe d'utilisateurs n'est pas à jour tant qu'il n'est pas actualisé. Après l’actualisation, le groupe d'utilisateurs de cet exemple contient les employés qui ont une délégation pour le niveau 9.

Étape 4 : Créer et lier une autorisation avec filtre :

Vous créez une autorisation avec filtre qui accorde des droits aux employés sur un niveau défini. Vous liez cette autorisation avec filtre au groupe d'utilisateurs avec les délégués.

1. Allez vers : Extra / Gestion données filtres (ou cliquez sur ).

   

2. Créer un filtre d’employé.
   • La balise [UO] vous permet de filtrer par unité organisationnelle et par lieu de formation.
   • Le filtre « La délégation est vide » est important s'il y a plusieurs délégués sur une UO. Si vous n'avez pas appliqué le filtre « La délégation est vide », les délégués auront également des droits les uns sur les autres. Toutefois, les droits ne doivent être accordés qu'aux employés de l'unité organisationnelle.

   

3. Activez le filtre dans le groupe d'utilisateurs.

   

Filtre manuel sur l'unité organisationnelle :

Si vous devez affiner l'autorisation, vous pouvez définir les autorisations avec filtre manuellement.

Dans l'exemple ci-dessous, Pieter est manager Consultance. Monica Bello a une délégation pour cette unité organisationnelle, elle est donc affichée dans le résultat du filtre :

Si cela n'est pas souhaité, vous pouvez utiliser des filtres sur le champ Délégation, par exemple :

Autorisation - Donner aux délégués des droits sur les pages InSite

Les délégués doivent avoir accès aux pages InSite nécessaires, vous devez l'autoriser.

Dans les étapes ci-dessous, créez un groupe d'utilisateurs pour une délégation. Les membres de ce groupe d'utilisateurs ont le droit de lancer de nouveaux workflows et d’évaluer les workflows.

Étapes :

• Étape 1 : Créer une nouvelle fonctionnalité
• Étape 2 : Créer une nouvelle sélection
• Étape 3 : Configurer un groupe d'utilisateurs

Étape 1 : Créer une nouvelle fonctionnalité :

Vous créez une nouvelle fonctionnalité qui ne contient que les pages nécessaires à la délégation.

1. Allez à : Généralités / In & OutSite / Configuration / Fonctionnalité.
2. Créez une nouvelle fonctionnalité à partir d'une fonctionnalité existante. Souvent, une fonctionnalité commençant par MSS/ est un bon point de départ. Par exemple, pour une délégation Absences, vous faites une copie de MSS/ Absences.
3. Supprimez toutes les pages dont vous n'avez pas besoin pour la délégation.

   

4. Allez à : Généralités / In & OutSite / Configuration / Rôle d'autorisation.
5. Créez un nouveau rôle d'autorisation lié à la nouvelle fonctionnalité.

   

Étape 2 : Créer une nouvelle sélection :

Vous créez une nouvelle sélection pour les employés ayant une certaine délégation. Vous associez cette sélection au bon groupe d'utilisateurs à l'étape 3.

1. Allez à : Généralités / Configuration / Sélection.
2. Créez une sélection basée sur l'utilisateur.
3. Ajoutez le champ Délégation à la vue que vous allez utiliser pour le filtrage.
4. Utilisez, par exemple, le filtre suivant :

   

Étape 3 : Configurer un groupe d'utilisateurs :

1. Allez à : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
2. Créer un groupe d'utilisateurs basé sur une sélection.
3. Liez la sélection au groupe d’utilisateurs.

   

4. Cliquez sur : Terminer.
5. Le groupe d'utilisateurs n'est pas à jour tant qu'il n'est pas actualisé.
6. Liez le groupe d’utilisateurs au rôle d’autorisation.

   

Autorisation - autoriser les délégués sur les pièces du dossier

Le type de pièces de dossier contient deux paramètres qui influencent l'autorisation lors de la soumission ou de la consultation d'un type de pièces de dossier. La description ci-dessous s'applique aux types de pièces de dossier fournis et libres.

Attention :

Les paramètres ci-dessous s'appliquent à l'ensemble de Profit, et pas seulement au modèle de délégation. Voir aussi l'explication générale Autoriser le dossier.