Autorisation d’un dossier

Vous pouvez autoriser les pièces de dossier de différentes manières.

Attention: 

L’autorisation de l’onglet Destinataires s’applique aussi à l’onglet Destination.

Description

Les organisations et personnes sont enregistrées de manière centrale dans Profit CRM. Il y a en outre des types dérivés, tels qu’employeurs, relations de vente, relations d’achat et clients ‘IB’. Les types dérivés sont toujours liés à une organisation ou à une personne dans Profit CRM. Lorsque vous ajoutez, par exemple, une relation de vente, une organisation avec les données générales de la relation de vente est créée dans Profit CRM.

Du fait de cette conception, il peut arriver qu’une pièce de dossier d’un type déterminé soit également visible dans des enregistrements liés. Si vous ajoutez, par exemple, une pièce de dossier sous une relation de vente, elle est également visible dans l’organisation liée. Ce n’est pas toujours souhaitable, car la pièce de dossier peut, par exemple, contenir des informations confidentielles. C’est pourquoi vous pouvez limiter l’accès aux pièces de dossier.

Un filtre est automatiquement appliqué à certaines pièces de dossier. Dans d’autres situations, vous devez vous-même limiter l’accès.

Si vous n’appliquez aucune autorisation aux pièces de dossier, l’accès est le suivant :

  • Pièces de dossier disponibles sous des types liés

    L’accès ne dépend pas du type d’organisation ou personne à laquelle la pièce de dossier est envoyée, ni du champ Montrer en dossier.

    Pour les employés, il y a une exception : une pièce de dossier d’un employé ne peut, par défaut, être consultée qu’à travers les propriétés de l’employé. Cela ne s’applique cependant pas si, lorsque vous envoyez une pièce de dossier destinée à un employé, vous indiquez que cette pièce de dossier doit aussi être disponible sous la personne.

    Attention: 

    Modifiez les filtres des affichages si vous ne voulez pas que toutes les pièces de dossier définies pour une organisation ou personne soient partout visibles.

  • Pièces de dossier dans CRM / Dossier / Dossier

    C’est la fonction de mise à jour standard pour les pièces de dossier. L’affichage de cette fonction présente uniquement les pièces de dossier des types suivants :

    • Rapport financier
    • Courrier entrant
    • Poste sortante
    • Note
    • Document (Profit)
    • Action
    • Tous les types de pièce de dossier que vous ajoutez vous-même

    Les autres types sont affichés seulement sous leur destination. Les pièces de dossier dans le workflow sont affichées sous l’utilisateur qui doit traiter le workflow.

  • Une tâche dans le workflow a priorité sur une autorisation avec filtre.

    Une pièce de dossier peut être une archive ou une pièce de dossier de workflow. C’est une distinction importante. Normalement, vous faites en sorte, à l’aide de l’autorisation avec filtre, qu’un utilisateur ne puisse pas voir certains types de pièce de dossier.

    Exemple :

    Un utilisateur n’a pas le droit de consulter une pièce de dossier du type Déclaration. Ces pièces de dossier sont protégées par l’autorisation avec filtre. Il ne peut donc voir nulle part les pièces de dossier de ce type, sauf si une telle pièce lui parvient à travers une tâche du workflow. Dans ce cas, la pièce de dossier est affichée normalement.

Méthode