Autorisation de la modification d’une pièce de dossier

Une autorisation supplémentaire s’applique aux pièces de dossier qui se trouvent dans un workflow. Vous définissez ainsi si ces pièces de dossier peuvent être modifiées. Vous définissez cette autorisation pour chaque type de pièce de dossier. Cette autorisation s’applique uniquement aux pièces de dossier traitées à l’aide du workflow.

Lorsqu'une pièce de dossier se trouve dans le workflow, la personne à laquelle la pièce de dossier est attribuée peut modifier les propriétés dans InSite. En fonction de la tâche dans le workflow, il est possible ou non de modifier la destination. Si une pièce de dossier ne se trouve plus dans le workflow, c'est la valeur du champ Modifier du type de pièce de dossier qui s'applique. Vous pouvez définir ici qu'une pièce de dossier peut être modifiée en dehors du workflow. Le traitement de la pièce de dossier n'est pas possible dans Profit Windows !

Il s’agit des éléments suivants des pièces de dossier :

• Propriétés de pièce de dossier

  Il s’agit des champs des onglets Généralités et Champs spéciaux dans Profit Windows.

• Destination

  Par modification de la destination, nous entendons  :

  • Saisie ou modification d’un contact
  • Modification de champs dans la case En rapport avec (s'il y a lieu)
  • Saisie ou modification de champs supplémentaires (par exemple, la facture pour une relation de vente)
  • Saisie ou modification de champs supplémentaires de la pièce de dossier (par exemple, un projet). Si vous envoyez une pièce de dossier vers plusieurs destinations, il est alors impossible de modifier cette destination.

  Attention: 

  Vous ne pouvez pas modifier l’organisation ou personne à laquelle la pièce de dossier est envoyée.

• Pièce jointe

  Modification, liaison ou suppression d’une pièce jointe. Cela n’est possible que si toutes les conditions ci-dessous sont remplies :

  • La pièce de dossier n’a pas encore été archivée.
  • Le type de pièce de dossier peut être modifié (voir ci-dessous).
  • Le champ Lier fichier est sélectionné.

  Si la pièce de dossier est modifiable dans InSite, l’utilisateur peut modifier la pièce jointe dans Profit Windows. Il y a maintenant deux actions pour une pièce de dossier  : Ouvrir une pièce jointe et Modifier la pièce jointe. La première action ouvre uniquement une pièce jointe, tandis que l'utilisateur peut modifier la pièce jointe lors de la deuxième action.

  Le bouton Modifier la pièce jointe n'est disponible que si une pièce jointe est effectivement présente et prête à être traitée. Vous devez le paramétrer dans les propriétés de la pièce de dossier.

  L'action Modifier la pièce jointe est uniquement disponible si vous avez configuré le Profit Communication Center.

• Réactions

  Des réactions peuvent toujours être ajoutées aux pièces de dossier par chaque utilisateur qui peut voir la pièce de dossier.

Autorisation de la modification d'une pièce de dossier :

1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier.
3. Accédez à l'onglet : Généralités.
4. Paramétrez le champ Modifier :
   • Traitement en dehors du workflow toujours possible

     La pièce de dossier ne peut être modifiée, s’il s’agit d’une pièce de dossier de workflow, que par les utilisateurs chez lesquels elle apparaît comme tâche.

   • Traiter hors workflow si pas encore traité

     La pièce de dossier peut être modifiée tant que le champ Traité n’est pas activé. S’il s’agit d’une pièce de dossier de workflow, elle ne peut être modifiée que par les utilisateurs chez lesquels elle apparaît comme tâche.

   • Traitement en dehors du workflow pas possible

     La pièce de dossier ne peut pas être modifiée, mais s’il s’agit d’une pièce de dossier de workflow, elle peut néanmoins être modifiée par les utilisateurs chez lesquels elle apparaît comme tâche.

5. Cliquez sur : OK.