Ajout d'une tâche à un workflow

Vous ajoutez une tâche Pour info lorsque vous voulez informer les utilisateurs de la tâche que la pièce de dossier est parvenue à un endroit donné du workflow. Vous pouvez indiquer que vous voulez envoyer un message électronique lorsque la pièce de dossier figure dans cette tâche. Vous pouvez ajouter plusieurs tâches Pour info à une action pour envoyer, par exemple, un message aux employés dans InSite et en envoyer un autre à des clients dans OutSite par le biais de la même action. Vous ajoutez une tâche A traiter lorsqu'une tâche doit être traitée et recevra ensuite une tâche suivante. Dans une 'Tâche pour info', tous les utilisateurs qui reçoivent cette tâche doivent la traiter eux-mêmes. Dans une 'Tâche pour traitement', un seul utilisateur traite la tâche, celle-ci n'est ensuite plus affichée chez aucun utilisateur.

Vous devez lier la bonne tâche à l'action, le type de tâche ne pouvant pas être modifié ultérieurement car les deux tâches ont leur propre comportement et leurs propres propriétés. Si, malgré tout, vous avez lié un type erroné, supprimez la tâche erronée et ajoutez la tâche correcte.

Si vous ajoutez une tâche dans le workflow, les activités du workflow doivent être déterminées à nouveau, car la destination change. Cela se fait automatiquement, voir la configuration de ce processus.

Exemple : 

Ajouter une tâche à un workflow :

1. Ouvrez Profit.
2. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
3. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..
4. Accédez à l'onglet : Workflows.
5. Ouvrez les propriétés du workflow.
6. Sélectionnez l'action à laquelle vous souhaitez ajouter une tâche.

   Vous pouvez insérer une tâche entre des tâches existantes.

7. Double-cliquez sur la tâche A traiter ou Pour info.

   Vous pouvez également sélectionner la tâche puis la faire glisser sur l'action à l'aide de la souris.

8. Sélectionnez la tâche.
9. A droite, dans le cadre Propriétés, vous visualisez les données relatives au statut, aux options et un éventuel message lié du workflow. Vous pouvez modifier ces données. Vous pouvez, par exemple, ajouter des icônes, placer l'action dans une catégorie et indiquer si une réaction est obligatoire.
10. Saisissez le libellé .
11. Saisissez un libellé étendu dans Explication, pour préciser la tâche à l'utilisateur.

    L'explication que vous saisissez apparaît dans un élément de page séparé dans InSite, afin que l'utilisateur puisse la lire.

12. Cliquez sur :  derrière Tâche destinée à.

    Une tâche doit avoir au moins une destination quand vous publiez le workflow. Si ce n'est pas le cas, un message s'affiche signalant que le champ Adressé à n'est pas rempli pour la tâche {}.

13. Sélectionnez la case à cocher Afficher dans la liste de tâches, afin que la tâche soit également visible dans la liste de tâches de l'utilisateur dans InSite.
14. Cliquez sur : Sauvegarder.
15. Cliquez sur : Publier.