Envoi d'un e-mail à partir d'un workflow (tâche ou action)

Vous pouvez lier un modèle de message de à une tâche ou une action. Lorsque la pièce de dossier arrive dans la tâche ou dans l'action, le message lié est automatiquement envoyé à la personne que vous avez sélectionnée.

Pour déterminer l'adresse e-mail, le système examine d'abord si une adresse e-mail a été saisie pour l'utilisateur. Si ce n'est pas le cas, le système examine si le champ E-mail professionnel est rempli au niveau de la personne. Si aucune adresse e-mail n'a été saisie ici non plus, aucun message (e-mail) n'est envoyé.

Sur une installation locale, la file d'attente doit être activée pour permettre la mise à jour des workflows et l'envoi des e-mails à partir d'un workflow.

Plus d'informations :

Activation de la file d'attente

Envoi d'un message

Il faut tenir compte d'un certain nombre de point lors de l'envoi d'un message :

• Pour InSite, vous pouvez lier uniquement des modèles de message aux Tâches. Après la dernière action, vous avez toutefois la possibilité d'ajouter une tâche de traitement afin de pouvoir envoyer un message.
• Si vous sélectionnez la case à cocher Envoyer message au lancement de l'action dans une action, Profit examine la destination de la tâche dans l'action précédente. La destination définie dans cette tâche reçoit le message.
• L'envoi d'un message lors de l'Action d'une tâche est possible uniquement pour OutSite.
• Dans une langue A titre d'information, vous pouvez configurer de traiter immédiatement le workflow après l'envoi du message.

  Plus d'informations :

  Envoi d'un mail à titre d'information sans tâche

• Dans OutSite, un message peut donc être envoyé à deux moments :
  • Lorsque le workflow arrive dans une Tâche déterminée. A ce moment-là, un mail standard est envoyé à tous les utilisateurs de cette tâche.
  • Lorsque l'on clique sur une action. A ce moment-là, le mail du modèle de message sélectionné est envoyé à l'utilisateur ou aux utilisateurs définis. Cela fonctionne uniquement dans OutSite.

Créer un modèle de message :

Avant d'envoyer un mail à partir d'un workflow, vous créez d'abord un modèle de message. Un modèle de message est utilisé afin de générer automatiquement un e-mail à partir de Profit. Vous définissez le texte standard de l'e-mail dans le modèle de message.

Lien d'un modèle de message à une tâche ou action du workflow pour OutSite :

1. Ouvrez Profit.
2. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
3. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier..
4. Accédez à l'onglet : Workflows.
5. Ouvrez les propriétés du workflow.
6. Cliquez sur : la première action du workflow. (Le message est envoyé lorsque l'action est sélectionnée).

   Vous pouvez également sélectionner une tâche. Le message est envoyé lorsque le workflow arrive au niveau de la tâche.

7. Ouvrez le cadre Message.
8. Sélectionnez la case à cocher Envoyer message au lancement de l'action.

   Sous une tâche, sélectionnez la case à cocher Envoyer message si la pièce de ce dossier arrive au niveau de cette tâche.

9. Sélectionnez le destinataire.
   • Toutes les personnes de contact de l'organisation

     Lorsque la destination est une organisation, toutes les personnes de contact reçoivent un e-mail.

     Lorsque la destination est une personne, la personne concernée reçoit un e-mail.

   • Tous les utilisateurs du portail de l'organisation

     Les utilisateurs du portail sont des personnes qui peuvent uniquement accéder aux données dans Profit via un portail et non via d'autres applications.

     Lorsque la destination est une organisation, toutes les personnes de contact définies comme utilisateur de portail reçoivent un e-mail.

     Lorsque la destination est une personne, la personne concernée définie comme utilisateur de portail reçoit l'e-mail.

     Exemple : lors de l'envoi d'une pièce de dossier, vous sélectionnez une organisation. Cette organisation compte 5 personnes de contact, dont 3 sont des utilisateurs du portail (elles peuvent se connecter à OutSite ou au portail client). Ces 3 personnes de contact reçoivent alors un e-mail.

   • Expéditeur (utilisateur du portail)

     Lorsque l'expéditeur est défini comme utilisateur de portail, il reçoit l'e-mail.

     Vous pouvez utiliser ces destinataires uniquement si le portail d'OutSite est utilisé, pas InSite.

   • Personne de contact de la pièce de dossier

     Lorsque la destination est une organisation, mais qu'aucune personne de contact n'a été remplie : aucun e-mail n'est envoyé.

     Lorsque la destination est une organisation et qu'une personne de contact a été remplie : la personne de contact définie comme utilisateur de portail reçoit l'e-mail.

     Lorsque la destination est une personne : la personne concernée définie comme utilisateur de portail reçoit un e-mail.

     Exemple : lorsque vous sélectionnez une personne de contact lors de l'envoi d'une pièce de dossier, cette personne reçoit un e-mail. Elle doit cependant être un utilisateur du portail.

   Attention:

   Si vous sélectionnez personne de contact de la pièce de dossier et que vous avez activé la destination Organisatie + contactpersoon , un e-mail sera envoyé uniquement si vous avez également ajouté la personne de contact à une organisation.

   • Personne de contact de l'article du dossier (utilisateurs du portail)

     Un email est envoyé à la personne de contact de l'élément de dossier. Cette personne de contact doit être un utilisateur (du portail) pour recevoir un e-mail.

     - Si l'élément de dossier a été déposé auprès d'un organisme sans personne de contact, aucun e-mail ne sera envoyé.

     - Si l'élément de dossier a été déposé auprès d'un organisme disposant d'une personne de contact, un email sera envoyé à cette personne de contact.

     - Si l'élément de dossier a été remis à une personne, un e-mail sera envoyé à cette personne.

   • Utilisateurs de la tâche (utilisateurs du portail)

     Si ce destinataire est choisi dans une action, le message est envoyé aux utilisateurs de l'ancienne tâche et pas à ceux de la nouvelle tâche.

     Exemple : lors de l'envoi d'une pièce de dossier, vous sélectionnez une organisation. Cette organisation compte 5 personnes de contact, dont 3 sont des utilisateurs du portail (elles peuvent se connecter à OutSite ou au portail client). Parmi ces 3 utilisateurs du portail, un seul dispose des droits sur la tâche (qui appartient à un groupe que vous avez sélectionné dans Destiné à). Cette personne de contact est la seule à recevoir un e-mail.

   • Utilisateurs de la tâche (utilisateurs Profit)

     Si ce destinataire est choisi dans une action, le message est envoyé aux utilisateurs de l'ancienne tâche et pas à ceux de la nouvelle tâche.

     Chaque utilisateur de Profit qui peut traiter la tâche reçoit un e-mail.

10. Sélectionnez la case à cocher Afficher dans la liste de tâches, sinon l'utilisateur ne voit pas le workflow et aucun e-mail ne peut être envoyé.
11. Sélectionnez le modèle de message.
12. Cliquez sur : Sauvegarder.
13. Cliquez sur : Publier.