Création d'un rendez-vous dans l'Agenda Profit

Vous ajoutez un rendez-vous unique avec plusieurs invités.

Création d'un rendez-vous :

1. Allez vers : Généralités / Agenda / Agenda.

   Attention: 

   Si vous n'êtes pas autorisé à utiliser cette fonction, ouvrez la fenêtre Généralités / Agenda / Créer rendez-vous. Profit affiche directement l'assistant de création d'un nouveau rendez-vous. Vous devez saisir vous-même la date et l'heure avant de suivre la procédure ci-dessous.

2. Allez vers : le jour et glissez avec la souris sur l'heure à laquelle vous voulez ajouter un rendez-vous.
3. A l'aide du bouton droit de la souris, cliquez dans la zone sélectionnée.
4. Cliquez sur : Nouveau rendez-vous.

   

   Vous lancez l'assistant de création d'un nouveau rendez-vous.

5. Saisissez le Sujet.
6. Sélectionnez l'emplacement ou saisissez-le manuellement dans Emplacement autre.
7. Cliquez sur l'action : Emplacements d'aperçus de disponibilité, en bas de l'écran. De cette manière, vous pouvez vérifier si l'emplacement est encore disponible.

   

8. Fermez la fenêtre en appuyant sur Esc.
9. Sélectionnez Type rendez-vous.
10. Conviez les invités souhaités (lignes de saisie). Sur la première ligne, l'organisateur/propriétaire du rendez-vous apparaît.
    1. Déterminez si vous voulez inviter une personne de contact ou un employé. Si vous choisissez Contact, ce contact n'est pas automatiquement informé via une notification par e-mail. Si vous sélectionnez un utilisateur, celui-ci doit être lié à une personne.
    2. Sélectionnez l'invité.

       Vous pouvez sélectionner d'autres invités de l'organisation à l'aide de l'action Rechercher invités.

       Vous pouvez directement créer une nouvelle personne de contact dans l'organisation au moyen de l'action Créer un nouveau contact. Profit lance l'assistant Nouveau contact. Une fois l'assistant terminé, Profit remplit automatiquement Personne / contact dans la ligne sous Type de ligne au lieu de Utilisateur.

    3. Si vous avez sélectionné une personne de contact, vous pouvez consulter les propriétés à l'aide de l'action Ouvrir contact.
    4. Vérifiez la disponibilité des employés via l'action Nécessités pour aperçu de disponibilité. Profit contrôle alors si les invités sont encore libres sur la base de leur Agenda. Vous pouvez éventuellement régler l'heure de début et de fin de votre rendez-vous selon la disponibilité des invités en déplaçant la ligne verte (heure de début) ou rouge (heure de fin). L'aperçu de la disponibilité affiche les images suivantes :

       l'invité est le propriétaire du rendez-vous.

       l’invité n’est pas le propriétaire du rendez-vous.

    5. Sélectionnez la case à cocher Propriétaire si l’invité peut agir comme tel : l’invité peut alors modifier ou supprimer le rendez-vous.
    6. Déterminez si la présence de l'invité au rendez-vous est obligatoire ou non. En cas d'Planificateur (présent personnellement), l'utilisateur peut consulter le rendez-vous dans l'agenda et le déplacer au moyen du paramètre Propriétaire. Cette fonctionnalité est très pratique pour les secrétaires, par exemple.

    

11. Déterminez si vous voulez automatiquement envoyer un e-mail (une notification) aux invités.
12. Cliquez sur : Terminer. 

    L'Agenda Profit affiche le rendez-vous.