Autorisation avec filtres de données
A l'aide de l'autorisation avec filtre, vous définissez des filtres pour les tables auxquelles vous voulez limiter l'accès. C’est, par exemple, possible pour les employés, pièces de dossier, organisations, relations d’achat et de vente et comptes du grand livre.
Description
Lorsqu’un utilisateur consulte un affichage auquel s’applique une autorisation avec filtre, Profit laissera passer les données sur base de ses filtres actifs. Les filtres non actifs sont ignorés. Si aucun filtre n’est actif, l’utilisateur ne voit donc aucune donnée. Si plusieurs filtres sont actifs, l’accès accordé est la "somme" des accès correspondants.
Exemple détaillé
Un affichage comporte toutes les pièces de dossier présentes dans Profit. Tous les employés ont droit à cet affichage. A l’aide de l’autorisation avec filtre, vous voulez parvenir au résultat suivant :
- Des employés ayant un rôle d'autorisation ICT n'ont accès qu'aux demandes ICT.
- Des employés ayant un rôle d'autorisation ''Support'' n'ont accès qu'aux demandes de support.
- Le chef de service ICT/Support a accès aux demandes ICT et aux demandes de support.
- Le directeur général a accès à toutes les pièces de dossier.
Pour parvenir à cela, vous avez besoin de trois filtres. Le filtre ICT ne tolère que des demandes ICT. Vous l’activez pour le rôle d'autorisation des employés ICT. Le filtre Support ne tolère que des demandes de support. Vous l’activez pour le rôle d'autorisation des employés Support. Pour le chef de service ICT/support, activez les deux filtres. Profit laisse passer les pièces de dossier des deux filtres (par "addition" de ces filtres).
Pour le directeur général, vous utilisez le filtre 'Tout'. Ce filtre laisse passer toutes les pièces de dossier, ce qui permet au directeur général de les voir toutes.
L’exemple ci-dessus est d’une structure limitée. Dans la pratique, vous avez aussi besoin de filtres pour les employés d’autres services. Les employés du service achat, par exemple, peuvent voir uniquement les demandes d’achat, les employés du service vente uniquement les factures de vente, etc. Vous devez également ajouter des filtres pour ces groupes.
Droits effectifs
Les droits effectifs sont constitués pour chaque utilisateur par :
- Tous les droits de groupe de l’utilisateur, avec application de l’autorisation la plus étendue. Si un filtre est activé pour un employé à travers un groupe et pas à travers l’autre, ce filtre est activé.
- Les dérogations au niveau de l’utilisateur, qui ont priorité sur les droits de groupe. Cela vous permet aussi bien d’étendre que de restreindre l’accès.
Vous définissez à l’aide d’une table (telle celle des pièces de dossier) si vous voulez utiliser des filtres. Lorsque vous activez l’utilisation de filtres dans une table, l’accès passe entièrement à travers les filtres pour tous les groupes et utilisateurs. Vous devez donc ajouter immédiatement tous les filtres nécessaires et activer les filtres appropriés par groupe/utilisateur. Si vous omettez de le faire, les utilisateurs n’ont plus aucun accès aux données de la table concernée.
Exemple :
Un affichage montre par défaut toutes les pièces de dossier. Si vous activez l’accès Suivant filtre, plus aucun utilisateur n’a accès aux pièces de dossier. Si vous avez ajouté les filtres et les avez activés pour les groupes, ces derniers y ont en revanche à nouveau accès, sur la base des filtres activés.
Méthode
- Ajout de filtres de données
Vous ajoutez des filtres de données pour les tables dont vous voulez limiter l’accès.
- Activer un filtre pour un groupe
Activez les filtres de données appropriés pour chaque groupe. Tant que vous n’avez activé aucun filtre, les utilisateurs ne peuvent pas consulter les données de l’élément concerné.
- Déroger à un filtre de groupe pour un utilisateur
Vous pouvez définir des filtres pour un utilisateur si vous voulez déroger aux filtres de groupe. Il est conseillé d’être prudent en la matière. L’autorisation de groupe est en effet plus facile à gérer que l’autorisation d’utilisateur.
- Désactiver un filtre
Vous pouvez définir pour une table que les utilisateurs y ont un accès total. Dans ce cas, Profit n’applique plus les filtres.
- Ajouter des filtres d’autorisation dans Profit Fiscal
Vous devez définir un filtre d'autorisation dans Profit Fiscal.
- Particularités des filtres de données (autorisation avec filtre)
Dans ce sujet, vous trouvez des informations sur les filtres de données d’un fonctionnement différent ou sur les filtres qui sont difficiles à trouver.