Autorisation en combinaison avec Profit HRM
Si vous enregistrez vos employés dans Profit HRM, vous pouvez les lier aux utilisateurs de Profit. Pour chaque utilisateur connecté, Profit sait de quel employé il s’agit. Ainsi, cet utilisateur peut, par exemple, consulter ses données personnelles en tant qu’employé ou envoyer une demande de congé pour lui-même. Un chef de service peut consulter ses propres données, ainsi que celles de ses subordonnés.
Exemple :
L’utilisateur 0010 est lié à l’employé Fred Breddels.
Lorsque l’utilisateur 0010 se connecte à InSite, Profit voit qu’il s’agit de l’employé Fred Breddels. C’est pourquoi Fred Breddels peut voir ses propres données d’employé et ajouter des demandes de congés.
Cette partie est une extension de l’autorisation standard. Vous devez connaître les sujets groupes, utilisateurs et méthodes d’autorisation.
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Description
Le lien entre employés et utilisateurs passe par la personne dans Profit CRM : lorsque vous ajoutez un employé, une personne liée est automatiquement créée. En liant cette personne à l’utilisateur, vous avez lié ensemble l’utilisateur - la personne - l’employé.
Dans Profit HRM, un employé appartient toujours à une unité organisationnelle (service) déterminée. C’est pourquoi vous pouvez utiliser les unités organisationnelles pour le remplissage de groupes dans l’Outil d'autorisation. Lorsqu’un employé (=utilisateur) appartient à une unité organisationnelle déterminée, il appartient aussi au groupe d’autorisation correspondant.
Vous avez également besoin du lien employé-utilisateur pour l’Agenda Profit.
Exemple :
L’utilisateur DavidB est lié à l’employé DavidB. Cet employé apparaît dans l’organigramme sous le service ICT. De ce fait, Profit sait également que l’utilisateurDavidB appartient au service ICT.
Dans l’Outil d'autorisation, vous pouvez remplir le groupe d’autorisation Systeembeheer automatiquement avec les employés du service ICT. Il n’est ainsi pas nécessaire de définir ce groupe d’autorisation manuellement. Si d’autres employés rejoignent ce service, Profit les insérera aussi automatiquement dans le groupe d’autorisation Systeembeheer.
Vous pouvez naturellement ajouter aussi d’autres utilisateurs (qui ne sont pas liés à des employés), mais, dans ce cas, les possibilités décrites ici ne s’appliquent pas.
Méthode
- Ajout d’un utilisateur/employé
Si un nouvel employé entre en fonction, vous l’ajoutez d’abord comme employé dans Profit HRM. Ceci fait automatiquement apparaître une nouvelle personne dans Profit CRM. Vous ajoutez ensuite l’utilisateur et vous le liez à la personne. Ainsi s'établit automatiquement le lien utilisateur - personne - individu.
- Remplissage automatique de groupes sur la base de l’organigramme HRM
Vous pouvez faire en sorte que Profitremplisse automatiquement les groupes d'utilisateurs sur la base des unités organisationnelles (départements) de l'organigramme. En d'autres termes : lorsqu'un utilisateur/employé appartient à une unité organisationnelle donnée, il est automatiquement membre d'un ou de plusieurs groupes d'utilisateurs.
- Autorisation avec filtre des employés
Si vous avez Profit HRM, vous pouvez utiliser Employee Self Service (ESS) ou Manager Self Service (MSS). Avec ESS, un employé peut consulter et éventuellement modifier ses données personnelles ou, par exemple, envoyer une demande de congé. Avec MSS, un chef de service peut modifier les données de ses subordonnés. L’autorisation avec filtre joue un rôle important à cet égard.
- Autorisation d’un remplaçant
Lorsque des chefs de service se situent à des niveaux différents dans l’organigramme, vous pouvez faire en sorte que l’organigramme soit déterminant aussi bien pour le remplissage des groupes que pour l’autorisation avec filtre.
- Autorisation différente pour un chef de service (MSS)
Vous pouvez définir qu’un chef de service a accès à ses données personnelles, ainsi qu’à celles de ses subordonnés. Par défaut, un chef de service a donc les mêmes droits sur ses données personnelles que sur celles de ses subordonnés. A cet égard, il est toutefois possible de faire une distinction : un chef de service a des droits limités sur ses données personnelles et des droits étendus sur celles de ses subordonnés.
- Autorisation d’un remplaçant à l’aide d’une sélection
Pour chaque employé, vous pouvez indiquer un remplaçant qui exécute les tâches en cas de congé ou d'absence. Ce remplaçant peut aussi recevoir l’autorisation de l’employé absent.