Remplissage automatique des groupes d'utilisateurs sur la base de l'organigramme HRM

Vous pouvez faire en sorte que Profitremplisse automatiquement les groupes d'utilisateurs sur la base des unités organisationnelles (départements) de l'organigramme. En d'autres termes : lorsqu'un utilisateur/employé appartient à une unité organisationnelle donnée, il est automatiquement membre d'un ou de plusieurs groupes d'utilisateurs.

L’organigramme (Profit HRM) est un affichage schématique de la structure organisationnelle. De haut en bas, celle-ci se compose (par exemple) de la direction, de différents services et équipes. Dans l'organigramme, vous voyez cette structure et les rapports hiérarchiques entre ces unités opérationnelles.

Description

Si vous voulez utiliser cette méthode, vous devez remplir les groupes d’autorisation sur la base de sélections. La sélection constitue un maillon entre un organigramme et un groupe d’autorisation :

• Chaque sélection comporte un filtre, par exemple d’après le code de l’unité organisationnelle (Dépt.).
• Vous liez chaque sélection à un groupe d’autorisation. Profit remplit alors le groupe d’autorisation avec les employés qui sont passés au travers du filtre.

Les sélections ne sont pas liées aux unités organisationnelles dans l’organigramme. Profit utilise les sélections liées à des groupes d’autorisation pour déterminer quels employés/utilisateurs sont membres de chaque groupe d’autorisation.

Pour chaque groupe d’autorisation, vous définissez si Profit remplit celui-ci automatiquement à l’aide d’une sélection. Il est possible d’appliquer cette méthode aux groupes d’autorisation qui s’y prêtent, tout en en saisissant manuellement d’autres (par exemple, parce que les utilisateurs concernés ne figurent pas comme employés dans l’organigramme).

Exemple détaillé

Le service Medewerkers PZ comporte les employées Herma Sprong et Maaike Clement.

Vous ajoutez une sélection avec le filtre Dépt. = PZTEAM. Ce filtre laisse passer les employées Herma Sprong et Maaike Clement. Si vous liez cette sélection au groupe d’autorisation PZTEAM, Profit lie les employées Herma Sprong et Maaike Clement à ce groupe.

Au bout d’un certain temps, Maaike Clement quitte le service Medewerkers PZ. Wilma Bakker lui succède. Vous actualisez les groupes d’autorisation et Profit applique également la modification au groupe d’autorisation PZTEAM. Ce groupe se compose désormais de Herma Sprong et Wilma Bakker.

Méthode

• Ajout d’une sélection

  Vous ajoutez une sélection dans laquelle vous définissez un filtre d’après l’unité organisationnelle. Vous devez définir une sélection pour chaque groupe d’autorisation que vous voulez remplir.

• Liaison d’une sélection à un groupe d’autorisation

  Vous complétez un groupe d'autorisation sur la base d'une sélection. Cela signifie que le groupe d'autorisation est rempli automatiquement avec les membres (utilisateurs) sur la base de la sélection. Vous ne pouvez par compléter manuellement le groupe d'autorisation avec des utilisateurs.

• Actualisation de groupes d’autorisation sur la base d’une sélection

  Vous devez actualiser régulièrement les groupes d'utilisateurs remplis sur la base d'une sélection. Pendant l'actualisation, Profit exécute à nouveau le filtre de la sélection liée pour actualiser les groupes d'utilisateurs.

• Autorisation sur la base de la répartition de poste supplémentaire

  Lorsque vous remplissez des groupes d’autorisation sur la base de sélections, Profit utilise par défaut l’unité organisationnelle de l’employé. Il est également possible d’utiliser l’unité organisationnelle des lignes de poste supplémentaire de l’employé. Un employé peut ainsi avoir plusieurs unités organisationnelles et appartenir, en conséquence, à plusieurs groupes d’autorisation.