Modification du groupe de données dans un lay-out de document

Si un champ n'est pas disponible pour le lay-out de document, ajoutez-le au groupe de données.

Ajout d'un champ Profit dans un groupe de données

Si le groupe de données ne contient pas encore le champ souhaité, vous pouvez l'y ajouter. Pour cela, vous devez chercher le champ en question dans le groupe de données et le rendre disponible pour le document. Une fois ces opérations terminées, il vous reste à placer le champ au bon endroit dans le lay-out de document.

Les champs Profit du groupe de données principal du document sont également disponibles dans le filtre utilisé pour générer le document. Ceci n'est utile que pour la génération d'un document destiné à un usage général. Lorsqu'un document est généré à partir d'une pièce de dossier, le filtre n'est pas disponible.

Ajout d'un champ Profit dans un groupe de données

1. Dans la barre d'outils Générateur de documents Profit, cliquez sur Groupe de données.
2. Accédez au groupe de données souhaité et cliquez sur Compte.

   

3. Ajoutez le champ.
4. Cliquez sur : Suivant.
5. Le cas échéant, modifiez le nom du champ. Un nom explicite est souvent plus utile. Nous vous conseillons de choisir des noms de champs courts pour les lay-outs de document.
6. Cliquez plusieurs fois sur Suivant puis sur Terminer pour fermer l'assistant.
7. Placez le champ dans le document.

Utilisation de la date d'une pièce de dossier comme date d'envoi

Si vous générez une lettre à partir d'une pièce de dossier, vous pouvez y insérer sa date de création. Vous définissez vous-même le format d'affichage de la date, par exemple, un format court (chiffres uniquement) ou en toutes lettres. Choisissez le format souhaité lors de l'ajout de la date au groupe de données.

Ajouter la date d'une pièce de dossier :

Le lay-out de document doit être compatible avec les pièces de dossier. Dans ce cas seulement, vous disposez du groupe de données Dossier (générateur de document).

1. Cliquez sur : Groupe de données dans la barre d'outils Générateur de documents Profit.
2. Cliquez sur : Compte : Dossier (générateur de document).
3. Déplacez le champ de date dans la zone de droite.
4. Cliquez dans la colonne Format et cliquez sur la petite flèche.

   

5. Sélectionnez le format.

   Attention: 

   Si vous procédez à des tris, vous devez toujours trier sur le champ Date et non sur l'un des champs dérivés (comme Date (international)). Ceux-ci sont en effet des champs de texte.

Utilisation de blocs d'adresse au lieu des lignes d'adresse indépendantes

Les adresses ne comportent pas toujours le même nombre de lignes. Les adresses étrangères doivent, par exemple, mentionner le pays de destination. L'utilisation d'un champ spécial pour le pays se traduirait par la présence d'une ligne vide dans les adresses nationales et, donc, d'une ligne blanche indésirable dans les lettres. Pour y remédier, placez le champ Exemple adresse dans le document plutôt que d'utiliser des champs d'adresse indépendants. Lors de la génération des documents, Profit y insère alors automatiquement les lignes d'adresse correctes.

Ajout d'exemple d'adresse à une groupe de données :

1. Cliquez sur : Groupe de données dans la barre d'outils Générateur de documents Profit.
2. Ouvrez le groupe de données à modifier.
3. Recherchez le champ Exemple adresse dans la table appropriée.

   

4. Double-cliquez sur le champ pour l'ajouter.

   Attention: 

   La ligne code "Kix" n'est pas présente dans le bloc d'adresse. Vous devez l'ajouter séparément dans le groupe de données. Si vous utilisez la ligne code "KIX" dans le lay-out du document, vous devez la paramétrer (police, interligne) conformément aux règles du service postal (par exemple TNT) avec lequel vous envoyez vos lettres.