Configuration de documents (générateur de documents)

Vous pouvez générer des documents de fusion à partir de Profit et éventuellement les sauvegarder en tant que pièce de dossier dans Profit. Des exemples de documents de fusion sont des contrats et des offres. Beaucoup de documents de fusion sont fournis avec Profit.

Attention:

A partir du Update 8, vous avez besoin du PCC pour le Générateur de documents. Le Générateur de documents est lui-même également renouvelé. L'Aide de Profit porte sur le nouveau Générateur de documents.

Contenu

Description

Le générateur de documents vous permet de créer rapidement des lettres types à partir d'un lay-out. Cette méthode est également appelée "fusion" ou "publipostage".

Le lay-out de document est un document Word finalisé contenant des champs de la base de données de Profit. Au moment de la génération des lettres, Profit remplace les champs par les données adéquates, le nom et l'adresse, par exemple. Il crée un document pour chaque enregistrement (par exemple, pour chaque employé sélectionné).

Attention: 

Pour générer des documents non modifiables, vous devez également installer le complément Microsoft Enregistrer sous PDF ou XPS.

Attention: 

Vous pouvez employer toutes les versions de Word prises en charge par le logiciel Profit. Ce dernier ne génère cependant les documents qu'au format Microsoft Word 2007 (.docx). Si votre version de Microsoft Word est antérieure à 2007, vous devez, par conséquent, installer un module de compatibilité. Ce dernier est disponible en téléchargement gratuit sur le site Web de Microsoft.

Pour générer des documents non modifiables, vous devez également installer le complément Microsoft Enregistrer sous PDF ou XPS.

Génération de documents

Vous pouvez générer des documents pour des employés ou des clients (ou une sélection d'employés et de clients), par exemple. C'est la méthode la plus simple. Les documents générés ne sont pas sauvegardés dans Profit.

Génération de pièces de dossier à partir d'un document de fusion

Lorsque vous définissez une pièce de dossier, vous pouvez immédiatement générer un document et le sauvegarder avec cette dernière. Deux conditions sont toutefois requises :

  • le type de pièce de dossier doit autoriser la génération de documents ;
  • le lay-out de document doit utiliser un modèle standard permettant d'ajouter le document au dossier.

Génération d'e-mails

Vous pouvez aussi générer des e-mails à partir d'un lay-out de document.

Génération d'e-mails contenant une pièce jointe

Vous générez des e-mails à partir d'un lay-out de document. Chacun d'entre eux contient une pièce jointe, également créée à partir du même lay-out. Ceci vous permet de personnaliser l'e-mail et sa pièce jointe en fonction du destinataire. Cette fonctionnalité n'est disponible que lors de la génération de pièces de dossier. Dans ce cas, le lay-out de document doit utiliser un des modèles fournis.

Exemple :

Vous voulez envoyer à vos clients un e-mail personnalisé auquel vous joignez une offre temporaire. Celle-ci est également personnalisée. Pour cela, vous utilisez deux lay-outs de document : un pour l'e-mail, l'autre pour l'offre.

Il n'est pas obligatoire d'utiliser des lay-outs de document pour les e-mails ou les pièces jointes, mais la personnalisation offre une importante valeur ajoutée. Si vous ne souhaitez pas personnaliser vos documents, vous pouvez envoyer le même e-mail à tous vos destinataires et y ajouter une pièce jointe identique pour tous.

La gestion des documents est soumise à autorisation.

Méthode

  • Ajout d'un lay-out de document

    Différents modèles de lay-out de document sont livrés avec Profit, mais ils ne sont pas modifiables. Vous pouvez créer un nouveau document à partir d'un lay-out standard et un autre à partir d'un groupe de données.

  • Modification d'un lay-out de document

    Ajoutez des champs au lay-out de document et créez votre mise en page.

  • Ajout d'un tri

    Vous pouvez trier les lettres générées, par exemple, sur le nom ou le code postal. L'ordre de tri souhaité se définit dans le lay-out du document et non lors de la génération.

  • Utilisation des groupes de données

    Si un champ n'est pas disponible pour le lay-out de document, ajoutez-le au groupe de données.

  • Document comportant des sous-documents

    Si votre lay-out de document doit contenir un champ provenant d'un autre groupe de données, utilisez un sous-document. Ce dernier fait partie intégrante de la lettre.

Voir aussi :