Définition d'une pièce de dossier et envoi d'un e-mail
Vous envoyez un e-mail depuis Profit à une personne de contact. Vous pouvez aussi envoyer le même message à plusieurs personnes de contact en même temps. Le message envoyé est enregistré avec la personne de contact et vous le retrouvez donc facilement.
Le texte de l'e-mail peut s'appuyer sur une mise en page de document pour créer un e-mail personnalisé. Toutefois, il est également possible de saisir directement un texte de message lors de la définition de la pièce de dossier.
Parallèlement, vous pouvez ajouter une pièce jointe à l'e-mail. Là encore, vous pouvez utiliser un document de fusion pour créer une pièce jointe personnalisée. Vous pouvez la générer sous forme de fichier PDF grâce à l'option Générer uniquement lire document, ce qui permet à l'utilisateur d'ouvrir la pièce jointe mais pas de la modifier. Vous pouvez également utiliser un fichier externe comme pièce jointe au lieu d'un document de fusion.
Attention:
Profit utilise un programme d'e-mail intégré, pas votre propre programme d'e-mail (installé localement). Vous pouvez consulter les e-mails envoyés via le dossier et non via le programme de messagerie. Les paramètres du programme de messagerie (ainsi que la signature électronique) ne sont pas utilisés.
Contrôle des adresses e-mail :
- Allez vers : CRM / Organisat./personne / Organisat./personne.
- Ouvrez les propriétés de l'organisation..
Pour pouvoir envoyer un e-mail, l'organisation et le contact doivent avoir une adresse e-mail.
- Contrôlez si l'adresse e-mail professionnelle est remplie.
- Accédez à l'onglet : Contacts.
- Ouvrez les propriétés du contact.
- Contrôlez si le champ E-mail professionnel est rempli.
- Cliquez sur : OK.
Envoyer le courrier sortant par e-mail :
- Sélectionnez Aanneembedrijf Van Straaten B.V.- Marnix Brand.
- Cliquez sur l'action : Pièce de dossier.
- Sélectionnez Poste sortante dans Type de pièce de dossier.
- Sélectionnez le contact
- Cliquez sur : Suivant.
- Saisissez le sujet.
- Cliquez sur : Suivant.
- Sélectionnez Envoyer le document par e-mail et l'intégrer dans le dossier dans Cible.
Si ce choix n'est pas disponible, vous devez encore définir le serveur e-mail.
- Cliquez sur : Suivant.
- Sélectionnez un valeur pour Document dans texte.
- Sélectionnez un valeur pour Expéditeur.
Si vous souhaitez sélectionner par défaut le propre nom dans ce champ, configurez cela dans les paramètres du champ.
- Cliquez sur : Suivant.
- Contrôler les données.
- Cliquez sur : Un exemple pour vérifier l'e-mail. L'adresse e-mail ne va alors pas au destinataire (le contact ou l'organisation), mais à l'expéditeur.
Profit signale que la pièce de dossier doit être sauvegardée.
- Cliquez sur : Oui.
Profit envoie à présent un e-mail à l'adresse figurant dans le champ Adresse e-mail expéditeur. Un message apparaît.
Consultez l'e-mail d'exemple envoyé dans votre Boîte de réception.
- Cliquez sur : Terminer.
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