Document comportant des sous-documents

Si votre lay-out de document doit contenir un champ provenant d'un autre groupe de données, utilisez un sous-document. Ce dernier fait partie intégrante de la lettre.

Attention:

Il n'est pas possible d'inclure un sous-document dans un autre sous-document, mais vous pouvez en inclure plusieurs dans le document principal.

Sous-document contenant une liste

Supposons que vous vouliez adresser à un employé une lettre contenant la liste de ses jours d'absence. Le lay-out de document utilise le groupe de données principal Employé (données actuelles avec autorisation). Celui-ci contient, pour chaque ligne (enregistrement), les données actuelles d'un employé.

Vous ajoutez le groupe de données contenant les lignes de maladie. Ce dernier peut contenir plusieurs lignes (enregistrements) de maladie pour chaque employé. La relation entre ces tables est également appelée relation 1:n. La figure suivante en présente un exemple.

Vous devez également définir le lien entre les deux tables dans le lay-out de document. Chaque lettre contient alors les jours de maladie de l'employé concerné. Si vous ne définissiez pas ce lien, chaque lettre contiendrait toutes les lignes de la table des maladies (donc, également celles des autres employés).

Sous-document contenant une liste de données :

1. Placez le pointeur de la souris dans le document Word à l'endroit où vous voulez insérer le sous-document.
2. Cliquez sur : Groupe de données dans la barre d'outils Générateur de documents Profit.
3. Cliquez sur : Nouveau sous-document.
4. Sélectionnez le groupe de données.
5. Cliquez sur : Suivant. 
6. Définissez le lien entre le groupe de données principal et le nouveau groupe de données.

   Vous pouvez modifier ce lien ultérieurement à l'aide de la barre d'outils Générateur de documents Profit.

   Si le champ souhaité n'est pas disponible, vous devez tout de même continuer jusqu'à la dernière étape de l'assistant, puis fermer celui-ci. Ajoutez ensuite le champ dans le groupe de données. Pour terminer, définissez le lien.

7. Cliquez sur : Suivant. 
8. Le cas échéant, modifiez le nom du groupe de données. Ce nom apparaît dans le document, à l'emplacement du sous-rapport. Privilégiez un nom court, plus facile à utiliser.
9. Cliquez sur : Terminer. 

   Profit insère dans le lay-out principal des marques indiquant où commence et se termine le sous-document.

   

   Attention: 

   Dans le cas présent, ces marques se trouvent sur des lignes distinctes (comme proposé par Profit). Par défaut, ces marques sont suivies d'un retour à la ligne obligatoire (Enter), mais vous pouvez également utiliser un saut de ligne (Shift+Enter).

10. Disposez les nouveaux champs du groupe de données entre les marques.
11. Comme il est possible que le document généré contienne plusieurs lignes (enregistrements), vous pouvez placer les champs dans un tableau :
    • Au-dessus des marques, ajoutez une ligne de tableau pour les en-têtes de colonne.
    • Copiez cette ligne et placez-la entre les marques.
    • Placez les champs Profit dans cette dernière.

    

12. Définissez un tri pour les lignes du sous-rapport. A l'aide de la barre d'outils Générateur de documents Profit, accédez au groupe de données et sélectionnez Tri.
13. Cliquez sur le bouton Générer pour tester le lay-out de document.

    

Sous-document affichant une donnée spécifique dans le corps du texte

Vous pouvez également insérer un sous-document dans le corps du texte, à condition d'avoir disposé les marques de début et de fin correctement. Si vous utilisez ces marques dans le corps du texte, elle doivent se trouver dans le même paragraphe. Une autre possibilité consiste à les placer sur des lignes distinctes, non suivies de texte.

Exemple : 

Dans une lettre adressée à un employé, vous voulez ajouter le nom de la société de leasing de sa voiture.

Ajoutez le groupe de données Parc automobile. Si vous créez un lien à partir du champ Employé, la lettre générée ne contient que la société de leasing de la voiture de l'employé concerné.

Dans ce cas, vous pouvez placer la totalité du paragraphe entre les marques. Si l'employé possède un véhicule en leasing, tout le paragraphe se trouve dans la lettre générée. Dans le cas contraire, ce paragraphe est ignoré, puisque le sous-document ne s'affiche pas.

Réinsérer ou rétablir les marques de début et de fin

Si vous avez (accidentellement) supprimé les marques de début et de fin, vous pouvez les réinsérer. Si les marques sont absentes alors que les champs du sous-document sont encore présents, il est impossible de générer le document.

Réinsérer les marques de début et de fin :

1. Placez le pointeur de la souris à l'emplacement souhaité dans le document.
2. Dans la barre d'outils Générateur de documents Profit, cliquez sur Groupe de données.
3. Accédez au groupe de données souhaité et cliquez sur Introduire des marquages.