Fichiers de contact libres

Un fichier de contacts libre est un tableau supplémentaire sous une organisation ou une personne ou sous un type d'organisation ou de personne (comme un débiteur). Avec un fichier de contacts libre, vous pouvez actualiser un historique, comme les fiches de travail d'intérimaires, les relevés détaillés de la consommation de carburant, la liste des cadeaux de relations, etc.

Description

Il existe deux différences entre les fichiers libres et les fichiers de contacts libres :

• Un fichier de contacts libre est un tableau, ce qui n'est pas le cas avec un fichier libre.

  Vous pouvez constituer un historique dans un fichier de contacts, comme une liste avec des fiches de travail d'intérimaires ou une liste de cadeaux de relations que vous avez donnés à des prospects.

• Un fichier de contacts libre est lié à une organisation ou à une personne et éventuellement à un type d'organisation ou de personne, un fichier libre est lié à un seul fichier Profit déterminé.

  Lorsque vous liez un fichier libre donné à des organisations et des relations de vente, par exemple, vous liez le même tableau aussi bien aux organisations qu'aux relations de vente.

Un fichier de contacts libre est un fichier Profit supplémentaire. Dans ce fichier de contacts libre, vous pouvez ajouter des champs libres qui peuvent directement être complétés par organisation, personne ou type d'organisation ou de personne. Vous pouvez lier simultanément un fichier de contacts libre à différents types d'organisation ou de personne (employé, relation de vente, relation d'achat, etc.).

Vous pouvez retrouver tous les fichiers de contacts libres que vous ajoutez dans le Management Tool sous le groupe de produits Organisations/Personnes (il n'y a pas de groupe de produits Contact). Cela est également valable si vous avez opté pour rendre visible un nouveau fichier de contacts libre pour les employés uniquement. (Mais pour retrouver un onglet libre au niveau d'un employé, vous devez le créer directement sous le groupe de produits Employé).

Attention:

Sans les Enterprise Tools (module séparé), chaque environnement ne dispose que de 1 fichier de contacts libre. À l'aide des Enterprise tools, il est possible d'effectuer une extension à 20 fichiers de contacts libres.

Si vous avez besoin de plus d'1 fichier de contacts libre, prenez contact avec le département AFAS Sales ou avec votre responsable de compte.

Méthode

• Activation d'un fichier de contacts libre

  Si vous souhaitez ajouter un fichier libre de contacts, vous devez activer cette fonction. Vous définissez le nom et vous déterminez les fichiers auprès desquels le fichier de contacts libre doit être disponible.

• Ajout d'un fichier de contacts libre

  Vous ajoutez les champs libres dans le tableau Organisat./personne.

• Pose de champs libres sur un onglet

  Vous ajoutez un onglet libre et vous y placez les champs libres. Profit affiche les onglets dans chaque fonction que vous avez définie dans la colonne Visible chez.

• Autorisation d'un fichier de contacts libre

  Si vous avez ajouté des onglets dans le Management tool, vous devez les autoriser. Par ailleurs, Profit dispose d'une fonction séparée pour la consultation des fichiers de contacts libres, vous avez la possibilité d'autoriser cette fonction séparément.

• Ajout de données à un fichier de contacts libre

  Vous pouvez remplir les fichiers de contacts libres dans les propriétés de par exemple organisations, relations d'achat et de vente, etc., en fonction des fichiers sélectionnés dans les paramètres d'environnement.

• Consultation d'un fichier de contacts libre

  Chaque fichier de contacts libre a un écran d'affichage séparé ou Profit affiche toutes les lignes de modification, indépendamment de l'organisation, de la relation de vente, de la relation d'achat, etc., que vous y avez définie.

• Modification du fichier de base d'un fichier de contacts libre

  Vous pouvez modifier le fichier de base auquel est lié un fichier de contacts libre.

• Import d'un fichier de contacts libre

  Vous avez la possibilité d'importer un fichier de contacts libre. Vous avez la possibilité d'importer de nouveaux enregistrements et de modifier les enregistrements existants par l'intermédiaire d'une importation.

• Affichage de la configuration d'un fichier de contacts libre dans InSite

  Vous pouvez afficher un fichier de contacts libre dans InSite sous forme d'aperçu.

Voir aussi :