Ajout d'un élève

Vous pouvez inscrire des participants internes comme externes à un cours. Un élève externe est une relation de vente tandis qu'un élève interne est un employé.

Ajout d'un participant externe

Si un élève externe s'inscrit à un cours pour la première fois, ajoutez une relation de vente. Vous pouvez alors créer une facture de vente pour cette relation de vente.

Ajouter un participant externe :

1. Allez vers :CRM /Organisat./personne / Relation vente.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Définissez si vous voulez lier cette relation d'achat à une organisation ou à une personne.

   Selon le choix effectué, des champs différents apparaissent aux étapes suivantes.

4. Cliquez sur : Suivant.
5. Saisissez le nom.

   Si vous disposez d'un contrat avec company.info et que vous travaillez avec AFAS Online, vous pouvez cliquez sur le bouton de recherche situé après le Nom. Vous disposez ici de l'action Rechercher dans les informations professionnelles.

   Si vous ne voyez pas ce bouton et que vous répondez toutefois bien aux conditions, le profil de communication est probablement bloqué.

   Plus d'informations :

   Recherche de configuration d'informations professionnelles

   Pour l'ajout d'une Organisation, d'une Relation de vente et/ou d'une Relation d'achat, vous pouvez chercher dans l'information professionnelle. Pour cela, vous devez débloquer le profil de communication de l'information professionnelle.

   Attention:

   Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans AFAS Online.

   Déblocage du profil de communication de l'information professionnelle :

   Un profil de communication est toujours fourni bloqué. Vous devez à présent d'abord débloquer ce profil afin que vous puissiez échanger des données.

   1. Allez vers : Généralités / Service de communication / Profil de communication.
   2. Ouvrez les propriétés du profil Informations concernant l'entreprise et l'adresse.
   3. Accédez à l'onglet : Généralités.
   4. Désélectionnez la case à cocher Bloqué.
   5. Cliquez sur : OK.

   Si vous pensez que la relation de vente/le client existe déjà en tant qu'organisation ou personne, saisissez-en d'abord le nom. Cliquez ensuite sur le bouton de recherche à droite du champ Nom, puis sur Organisations conformes ou sur Personnes conformes. Si Profit trouve une correspondance, vous pouvez reprendre directement l'organisation/la personne concernée. Elle est ainsi également associée à la nouvelle relation de vente ou au nouveau client.

6. Appuyez sur : Tab.

   Profit remplit le champ Nom recherche automatiquement d’après le nom saisi.

7. Cliquez sur : (derrière Adresse).

   Si vous ne saisissez pas l'adresse, vous pouvez poursuivre l'ajout de la relation de vente/du client, mais celle-ci/celui-ci n'est pas utilisable dans Profit.

8. Saisissez le code postal et le numéro.
9. Appuyez sur : Tab. 

   Profit complète les données d’adresse autant que possible.

10. Saisissez les données manquantes.
11. Cliquez sur : OK.
12. Cliquez sur : derrière Adresse postale pour saisir une adresse postale différente.
13. Cliquez sur : Vider adresse et créer une nouvelle adresse.
14. Spécifiez la période d’utilisation.
15. Cliquez sur : OK.
16. Sélectionnez la case à cocher Remplissez les champs complémentaires de l'organisation.
17. Cliquez sur : Suivant.

    Si vous recevez un message signalant que l'organisation ou la personne est déjà connue, suivez la procédure conversion d'une organisation/personne en client.

18. Dans les étapes suivantes de l'assistant, saisissez les données générales (de l'organisation/de la personne).

    Cela est rendu possible par la sélection du champ Remplissez les champs complémentaires de l'organisation.

19. Cliquez sur : Suivant jusqu'à ce que vous puissiez saisir les données du compte bancaire.
20. Sélectionnez le pays de la banque dans  Pays de la banque.

    Si le pays appartient à la zone SEPA, la case à cocher Contrôle IBAN est obligatoirement sélectionnée.

    Profit vérifie le numéro IBAN selon un contrôle standard d'un numéro IBAN valide et si les deux premières lettres sont identiques au code de pays que vous avez saisi dans Pays de la banque. Vous pouvez contrôler le numéro IBAN et le code BIC via divers sites web (entre autres www.ibanbicservice.nl ou celui du moule de contrôle iban tuxx et plus d'explications sur le contrôle sur www.ibannl.org/uitleg-over-iban).

21. Désélectionnez Contrôle IBAN si le numéro de compte bancaire n'est pas un numéro de compte IBAN.

    Vous ne pouvez désélectionner le champ que si le Pays de la banque n'est pas un pays SEPA.

22. Remplissez le numéro de compte sous Numéro IBAN si le numéro de compte bancaire est un numéro de compte IBAN.
23. Remplissez le n° de compte sous Compte bancaire/CCP si le numéro de compte bancaire n'est pas un numéro de compte IBAN.

    Lorsqu'il s'agit d'un numéro IBAN néerlandais, Profit remplit automatiquement le Code BIC ainsi que, pour tous les pays, le code de la banque dans le champ Type banque.

24. Dans Code BIC, saisissez le n° BIC (Bank Identifier Code), si cela n'a pas été fait automatiquement. Ce champ est obligatoire dans le cas d'un numéro IBAN.

    Il vous est également possible d'ajouter le numéro de compte bancaire au terme de l'assistant.

    Profit complète automatiquement les autres champs.

25. Cliquez sur : Suivant.
26. Cliquez sur : Suivant.

    Vous avez à présent saisi toutes les données de l'organisation/de la personne. Les étapes suivantes concernent les données de base de la relation de vente/du client.

27. Si vous sélectionnez la case à cocher Numérotation automatique, Profit génère automatiquement un numéro (de client).
28. Sélectionnez la case à cocher Est un client lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau client.

    Si vous ne sélectionnez pas cette case à cocher, vous pouvez faire de cette relation de vente un prospect en ajoutant pour elle un forecast ou une offre/un coût prévisionnel.

    Le numéro OIN est le numéro d'identification des autorités qui permet d'identifier une organisation publique dans l'échange de messages sur une liaison numérique. Ce numéro doit être repris dans le certificat PKI utilisé.

29. Spécifiez la période d’utilisation.
30. Sélectionnez comme Type relation de vente la catégorie dans laquelle vous voulez classer la relation de vente, si vous souhaitez utiliser cette catégorie pour des rapports, des analyses ou des cockpits. Par exemple, la catégorie Goud, Zilver ou Source.

    La table Type relation de vente est une table libre à laquelle vous pouvez ajouter vos propres valeurs via Généralités / Configuration / Table libre.

    Attention !

    Vous devez ajouter uniquement des nouvelles valeurs dans la table. Si vous renommer des valeurs existantes, celles-ci seront remplacées par les valeurs fournies par défaut lors de la conversion vers une nouvelle mise à jour de Profit.

31. Sélectionnez sous Mode d'envoi préférentiel par quel moyen cette relation de vente doit recevoir de préférence les factures, lettres, etc. Vous avez le choix entre E-mail PDF ou Imprimer.
32. Cliquez sur : Suivant.
33. Sélectionnez le compte groupé.

    Profit saisit les factures client sur le compte groupé. Profit impute les paiements du client sur le compte groupé.

    Vous ne pouvez sélectionner un compte groupé que si vous avez sélectionné la case à cocher Est un client sous la relation de vente. Ce doit être un compte du Type cpte coll. Client.

34. Remplissez les autres champs.

    Le Cpt ctr pref apparaît automatiquement lorsque vous saisissez une facture de vente via le journal des ventes. Profit insère automatiquement de nombreuses données dans le journal des ventes, en combinaison avec d'autres données. Une saisie manuelle se déroule donc en grande partie de façon automatique.

    Le contenu du champ Limite de crédit s’applique uniquement à la facturation via Profit Gescom. Lorsque vous saisissez un montant ici, Profit contrôle, lors de l'ajout de commandes de vente, si la limite de crédit n'est pas dépassée. Suivant les paramètres définis, vous recevez alors un avertissement ou l'ajout de la commande de vente est bloqué.

35. Cliquez sur : Terminer.

Ajout d'un participant interne

Si un nouvel employé, encore inconnu dans Profit, s'inscrit à un cours, ajoutez d'abord un employé.

Ajouter un participant interne :

1. Allez vers : RH / Employé / Employé.
2. Cliquez sur : Nouveau.
3. Ajoutez un nouvel employé.
4. Pour déclarer directement l'employé en fonction, sélectionnez la case Entrée en fonction employé. Il est possible de déclarer un employé en fonction à compter d’une date ultérieure.
5. Si vous utilisez le code de l'employeur comme préfixe du code de l'employé, sélectionnez cet employeur.
6. Cliquez sur : Suivant.
7. Dans les écrans suivants, vous saisissez les données personnelles de l'employé. Cette saisie correspond en grande partie à l'ajout d'une personne dans Profit CRM.

   Attention:

   Selon la fonctionnalité de pays activée dans Profit, vous pouvez définir un numéro d'identification pour le pays activé. Par exemple, vous pouvez saisir un numéro "BSN" néerlandais ou un numéro d'identification du registre national belge pour un employé.

   Dès qu'un plus grand nombre de fonctionnalités de pays sont activées, vous pouvez définir un numéro d'identification par nationalité. Vous saisissez le numéro d'identification et sélectionnez le pays.

   Profit affiche le code généré qui sera utilisé dans Profit CRM.