Evaluation des factures d'achat par le biais de ProfitWeb (Workflow Facture d'achat)

Le workflow Facture achat vous permet de suivre et de contrôler les factures d'achat de votre organisation dans ProfitWeb. Les étapes franchies par une facture sont, par exemple, la saisie, l'évaluation/approbation et la libération pour paiement.

Contenu
Description

Le workflow Facture achat standard est d’une conception simple. Il comporte les étapes minimales nécessaires au processus, c’est-à-dire Comptabiliser facture d’achat et Accorder facture d’achat. Vous pouvez éventuellement étendre ce workflow avec un consultant, par exemple pour ajouter des étapes intermédiaires spécifiques à votre organisation.

Le workflow fonctionne de la manière suivante :
Un employé ajoute une pièce de dossier du type Facture achat. Il ne peut pas modifier ce type de pièce de dossier. Celui-ci est lié à ce workflow, qui démarre automatiquement dès l'ajout d'une pièce de dossier.

Ensuite, le workflow transmet la pièce de dossier à l’étape suivante Comptabiliser facture d’achat. L’employé qui est lié à cette étape reçoit automatiquement la tâche de saisie de la facture d’achat. Après la clôture de cette tâche, l’employé désigné à cet effet peut approuver la facture.

Schématiquement, le processus peut ressembler à ceci :

Si vous voulez travailler avec ce workflow, vous pouvez utiliser la fonction Factures en circulation si vous l’avez configurée. Vous avez en effet déjà autorisé les évaluateurs à cet effet. Si vous n’avez pas besoin d’un évaluateur séparé pour l’approbation des factures d’achat, vous pouvez utiliser les possibilités standard dans le workflow.

Attention: 

  • Si vous utilisez le workflow Facture achat, nous vous conseillons de ne pas (plus) utiliser la fonction Factures bloquées de Profit. Cette fonctionnalité fait en effet partie de ce workflow. En outre, Factures à évaluer utilisée avec ce workflow entraîne des imprécisions sur le point de savoir qui dans l’organisation peut évaluer et approuver une facture donnée.
  • Les employés que vous indiquez lors de l’enregistrement de la facture d’achat doivent aussi être utilisateurs de Profit. C’est important si Profit transmet la tâche de workflow à l’évaluateur. Ce dernier doit naturellement pouvoir aussi travailler dans Profit.

Préparation
  • Configuration de la facture d'achat par ProfitWeb
  • Configuration d'un workflow

    L'utilisateur que vous désignez comme évaluateur approuve la facture d'achat. Nous vous conseillons d'autoriser en fonction d'un groupe (d'utilisateurs) et d'intégrer les employés responsables dans ce groupe. Ainsi, un autre utilisateur du groupe peut remplacer l'évaluateur et reprendre ses tâches. Définissez ce paramètre dans le workflow.

Méthode
  • Envoi des pièces de dossier

    Le workflow démarre au moment où un utilisateur ajoute une pièce de dossier de type Facture achat à une facture reçue. L'ajout peut être effectué tant dans la version Windows de Profit que dans InSite.

    Ignorez cette étape si vous ajoutez directement le fichier de la facture (PDF) en annexe lors de la saisie. De cette manière, vous envoyez automatiquement une pièce de dossier et le workflow démarre.

  • Saisie d'une facture d'achat

    Vous saisissez la facture d'achat dans Profit Comptabilité et au moyen de l'action Comptabiliser facture d’achat dans InSite, vous liez la facture au workflow des factures d'achat. Si vous ajoutez le fichier de la facture (PDF) directement en annexe de la saisie, vous envoyez automatiquement une pièce de dossier et le workflow Facture achat démarre. La facture d'achat est automatiquement bloquée pour paiement, afin que celle-ci ne soit pas intégrée dans l'ordre de paiement. La facture d'achat n'est débloquée pour son paiement que lorsque l'évaluateur approuve la facture d'achat. Vous pouvez ensuite payer (automatiquement) la facture d'achat.

  • Approbation d'une facture d'achat par ProfitWeb

    Vous approuvez les factures d'achat dans ProfitWeb dès que celles-ci sont enregistrées.

  • Consultation ou modification d'une facture d'achat avec annexe

    Vous pouvez consulter et modifier de différentes manières la saisie de la facture d'achat et la pièce jointe (PDF).